Важно! Трудовые книжки и вкладыши к ним, это документы строгой отчетности, поэтому их списание должно быть оформлено в соответствии с законодательством. В статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить акт на списание, какие документы приложить и на что обратить внимание.

Когда необходимо составлять акт на списание трудовых книжек?

Акт на списание бланков трудовых книжек составляется в следующих случаях:

1. Испорченные бланки: При наличии ошибок, помарок или повреждений, делающих бланк непригодным для использования
2. Истечение срока хранения: Если бланк хранился дольше установленного законом срока
3. Уничтожение остатков: При списании неиспользованных бланков, которые невозможно передать другим организациям
4. Реорганизация или ликвидация предприятия: При необходимости списания всех имеющихся бланков

Правовые основы списания трудовых книжек

Порядок учета, хранения, заполнения и списания трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек)
• Постановление Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)
• Федеральный закон от № 273-ФЗ (Об образовании)
• Приказ Минфина РФ от № 52н (Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов)

Как правильно составить акт на списание?

Акт на списание трудовых книжек составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Структура акта:

1. Шапка документа:
   • Наименование организации
   • Дата составления акта (число, месяц, год)
   • Место составления
2. Название документа: «Акт на списание испорченных (неиспользованных) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним»
3. Преамбула:

   Указывается основание для списания (например: «В связи с истечением срока хранения», «В связи с порчей бланков», «При реорганизации предприятия»)

4. Основная часть:

   Перечисляются списываемые бланки с указанием:

   • Номеров бланков (можно приложить вырезанные части)
   • Количества списываемых экземпляров
   • Причины списания (порча, истечение срока, иные причины)

Указывается, что комиссией установлено соответствие списываемых бланков установленным критериям для списания

5. Подписи членов комиссии:

   Подписи председателя и членов комиссии с указанием их должностей и инициалов

6. Утверждение руководителем:

   Подпись руководителя организации с указанием его должности, фамилии и инициалов

Образец акта на списание трудовых книжек

Приводим примерный образец заполнения акта на списание испорченных бланков трудовых книжек:

АКТ № 15 от 21 мая 2026 г.
на списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

г. Москва

Комиссия в составе:
- Иванова И.И., главного бухгалтера
- Петрова П.П., специалиста по кадрам
- Сидоровой С.С., начальника отдела кадров

составила настоящий акт о том, что в связи с истечением срока хранения и невозможностью дальнейшего использования
подлежат списанию следующие бланки:

Трудовые книжки:
 ⎼ Серия АА № 000001 — 000050 (50 шт.)
 ⎼ Серия ББ № 000051 — 000100 (50 шт.)

Вкладыши в трудовые книжки:
 ⎼ Серия ВВ № 000001 — 000100 (100 шт.)

Всего списано: 200 бланков (100 трудовых книжек и 100 вкладышей)

Комиссия подтверждает, что указанные бланки испорчены (имеются механические повреждения, не позволяющие их дальнейшее использование)
и подлежат уничтожению путем сжигания.

Акт составлен в 2 экземплярах.

Председатель комиссии: ______________ Иванова И.И.
Члены комиссии: ______________ Петров П.П.
 ______________ Сидорова С.С.

Утверждаю:
Руководитель организации ______________ Генеральный директор Иванов А.А.
м.п.

Документальное оформление уничтожения бланков

Если списываемые бланки подлежат уничтожению, необходимо составить отдельный акт об уничтожении:

Структура акта об уничтожении:

• Наименование организации и дата составления
• Основание для уничтожения (ссылка на предыдущий акт о списании)
• Способ уничтожения (сжигание, измельчение и т.д.)
• Состав комиссии и подписи членов
• Подтверждение факта уничтожения

Бухгалтерский учет списания трудовых книжек

Списание бланков трудовых книжек отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

Типичные ошибки при оформлении акта

При составлении акта на списание трудовых книжек часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие обязательных реквизитов: Не указана дата, место составления, наименование организации
• Неполное описание причин списания: Указывается только «испорчены», без детализации
• Отсутствие подписей членов комиссии: Акт подписан только руководителем
• Не указание способа уничтожения: Если бланки подлежат уничтожению
• Несоответствие количества в акте фактическому: Указано большее количество, чем списано

Рекомендации по ведению учета трудовых книжек

Для правильного ведения учета трудовых книжек рекомендуется:

1. Вести журнал учета трудовых книжек, где фиксировать все операции по выдаче, списанию и уничтожению
2. Хранить книгу учета движения трудовых книжек установленного образца
3. Регулярно проводить инвентаризацию бланков (не реже 1 раза в год)
4. Своевременно оформлять акты на списание при выявлении испорченных или неиспользованных бланков
5. Соблюдать правила хранения бланков (в сейфах или металлических шкафах)

Акт на списание бланков трудовых книжек, это важный документ, подтверждающий законность списания документов строгой отчетности. Правильное оформление акта защищает организацию от претензий со стороны контролирующих органов и обеспечивает прозрачность учета трудовых книжек.

Помните, что:

• Форма акта не утверждена законодательно, его можно составить в произвольной форме
• Акт должен содержать все обязательные реквизиты и подписи
• К акту необходимо приложить подтверждающие документы (вырезанные номера бланков)
• При уничтожении бланков составляется отдельный акт
• Списание отражается в бухгалтерском учете соответствующими проводками