В этой статье мы подробно рассмотрим, как составить опись трудовых книжек. Этот документ необходим для учета трудовых книжек в организации и предотвращения их утери или неправомерного использования. Важно помнить, что правильное ведение описи трудовых книжек – это обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ.

Что такое опись трудовых книжек?

Опись трудовых книжек – это документ, в котором фиксируется информация о всех трудовых книжках, находящихся в распоряжении организации. В ней указывается, кто является владельцем каждой книжки, когда она была выдана, и другие важные сведения.

Когда необходимо составлять опись трудовых книжек?

Опись трудовых книжек составляется в следующих случаях:

• При поступлении организации на учет в налоговом органе.
• При переходе на новый формат трудовых книжек (с 1 января 2023 года).
• При изменении структуры организации.
• При проведении инвентаризации трудовых книжек.
• При увольнении работника.

Кто составляет опись трудовых книжек?

Опись трудовых книжек составляет главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации.

Состав описи трудовых книжек

В описи трудовых книжек должны быть указаны следующие сведения:

• Наименование организации.
• Дата составления описи.
• Номер описи.
• Список трудовых книжек с указанием следующих данных для каждой книжки:
• Фамилия, имя, отчество работника.
• Дата рождения работника.
• Номер трудовой книжки.
• Дата выдачи трудовой книжки.
• Наименование организации, выдавшей трудовую книжку.
• Номер и дата записи в трудовой книжке о приеме на работу.
• Номер и дата записи в трудовой книжке об увольнении (если применимо).
• Дата окончания ведения трудовой книжки (если применимо).
• Подпись лица, составившего опись.
• Печать организации.

Как составить опись трудовых книжек: пошаговая инструкция

Подготовьте необходимые данные: Соберите информацию обо всех трудовых книжках, находящихся в организации. Убедитесь, что у вас есть данные о каждом работнике, включая его фамилию, имя, отчество, дату рождения, номер трудовой книжки, дату выдачи и записи в трудовой книжке.
Составьте таблицу: Создайте таблицу в Excel или другом текстовом редакторе. В столбцах таблицы укажите все необходимые сведения, перечисленные выше.
Заполните таблицу: Заполните таблицу информацией о каждой трудовой книжке. Будьте внимательны и аккуратны при заполнении таблицы, чтобы избежать ошибок.
Составьте текст описи: Составьте текст описи, в котором укажите наименование организации, дату составления описи, номер описи и количество трудовых книжек, указанных в таблице.
Подпишите и поставьте печать: Подпишите опись и поставьте печать организации.

Пример описи трудовых книжек (упрощенный)

| Фамилия, имя, отчество работника | Дата рождения | Номер трудовой книжки | Дата выдачи | Номер записи о приеме на работу | Номер записи об увольнении |
|—|—|—|—|—|—|
| Иванов Иван Иванович | | 123456 | | | |
| Петров Петр Петрович | | 789012 | | | |
| Сидоров Сидор Сидорович | | 345678 | | | |

Опись трудовых книжек № 1 от

В описи трудовых книжек, находящихся в распоряжении ООО «Ромашка», указано 3 трудовые книжки.

Главный бухгалтер: __________________ (Подпись)

Печать организации

Важные моменты

• Опись трудовых книжек должна составляться на основании данных, содержащихся в трудовых книжках.
• В описи не допускается исправлять записи. В случае обнаружения ошибки необходимо внести поправку в трудовую книжку и пересчитать опись.
• Опись трудовых книжек должна храниться в организации в течение пяти лет после даты составления.
• При увольнении работника ему необходимо выдать трудовую книжку с записью об увольнении и подписать опись.

Где найти дополнительную информацию?

• Трудовой кодекс Российской Федерации.
• Приказ Минтруда России от N 09-20/140554 «Об утверждении формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».
• Сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации: [https://mintrud.gov.ru/](https://mintrud.gov.ru/)

Составление описи трудовых книжек – важная процедура для любой организации. Правильное ведение описи позволяет избежать проблем с трудовым законодательством и обеспечивает сохранность трудовых книжек. Следуйте инструкциям, представленным в этой статье, и вы сможете легко составить опись трудовых книжек в своей организации.