Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Правильная реализация (выдача‚ учёт‚ хранение‚ замена) трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ‚ приказами Минтруда и локальными нормативными актами предприятия. В статье подробно рассмотрены все этапы процесса‚ от приёма на работу до увольнения‚ а также бухгалтерский и налоговый учёт.
Общие положения
- Трудовая книжка обязательна для всех работников‚ работающих более пяти дней‚ если работа у данного нанимателя является основной.
- Трудовые книжки и вкладыши к ним изготавливаются только уполномоченными производителями (фирма‑изготовитель‚ специализированные организации).
- С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней.
- С 10 июня 2021 г. введён порядок выдачи дубликатов и электронных справок о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
Правовые основы
Основные нормативные документы‚ регламентирующие процесс:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 66.1‚ 65).
- Постановление Правительства РФ № 40 от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № м/р‑к/2022 «Об образцах трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Локальные нормативные акты предприятия (инструкция по учёту трудовых книжек‚ форма акта приёма‑передачи).
Порядок выдачи трудовой книжки при приёме на работу
Подготовительный этап
- Получить от уполномоченного изготовителя бланк трудовой книжки (серия и номер).
- Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек (дата‚ ФИО работника‚ серия‑номер‚ подпись ответственного лица).
- Подготовить акт приёма‑передачи трудовой книжки (пример ниже);
Оформление записи в трудовой книжке
Запись вносится работодателем в следующем виде (пример):
| Дата | Номер записи | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Приём на работу: должность‚ дата начала‚ тариф‚ основание (договор). |
Выдача работнику
Работник подписывает расписку о получении трудовой книжки. Пример текста расписки:
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт 45 01 123456‚ подтверждаю получение трудовой книжки серии А № 1234567 от . Обязуюсь сохранять её в надлежащем виде и своевременно предоставлять работодателю для внесения записей.
Подпись _______________________ Дата __________
Выдача трудовой книжки при увольнении (или прекращении трудового договора)
Сроки
Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после увольнения‚ если иное не предусмотрено коллективным договором.
Необходимые документы
- Трудовая книжка.
- Акт сдачи‑приёма трудовой книжки (подписывается обеими сторонами).
- Расписка работника о получении книжки.
- При необходимости – акт об отказе (если работник отказывается принимать книжку).
Пример акта сдачи‑приёма
Акт приема‑передачи трудовой книжки г. Москва "____" __________ 2026 г. Мы‚ нижеподписавшиеся: ООО «Ромашка»‚ в лице директора Петрова П.П.‚ действующего на основании Устава‚ Иванов И.И.‚ паспорт 45 01 123456‚ (далее – Работник)‚ составили настоящий акт о том‚ что: Работнику передана трудовая книжка серии А № 1234567. Работник подтверждает получение книжки подписью ниже. Подписи: Работодатель ______________________ Работник ______________________
Выдача дубликата трудовой книжки
Дубликат может быть выдан в случаях утраты‚ порчи или добровольного отказа от оригинала. Порядок:
- Работник подаёт письменное заявление (по форме‚ установленной работодателем).
- Работодатель в течение трёх рабочих дней оформляет дубликат‚ внося в него пометку «Дубликат» и указывая номер оригинала.
- В книгу учёта фиксируется факт выдачи дубликата (серия‑номер‚ дата‚ причина).
- Работник подписывает расписку о получении дубликата.
Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Ведётся книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (п. 40 Порядка). В ней фиксируются:
- Дата получения/выдачи.
- ФИО работника.
- Серия и номер книжки/вкладыша.
- Основание (приём‚ увольнение‚ выдача дубликата‚ уничтожение).
- Подпись ответственного лица.
Все записи делаются одновременно с фактическим получением или выдачей книжки.
Бухгалтерский учёт и налогообложение
Стоимость бланков
Стоимость бланков трудовых книжек считается расходом организации. При покупке бланков необходимо оформить счёт‑фактуру‚ а в бухгалтерском учёте выполнить следующие проводки:
| № п/п | Дебет | Кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20 «Основные средства» (или 26 «Общехозяйственные расходы») | 60 «Расчёты с поставщиками» | 1 200 ₽ | Покупка бланков трудовых книжек |
| 2 | 20/26 | 19 «НДС по приобретённым ценностям» | 216 ₽ | НДС 18 % |
| 3 | 20/26 | 68 «Расчёты с бюджетом по налогу на прибыль» | 1 416 ₽ | Сумма к списанию в расход |
НДС при реализации (выдаче) трудовой книжки
Выдача книжки сотруднику считается необлагаемой НДС операцией‚ так как это передача имущества в рамках трудовых отношений (п. 4 Положения о НДС). Поэтому в бухгалтерском учёте отдельной НДС‑операции не фиксируется.
Электронные трудовые книжки и запрос сведений (ст. 66.1 ТК РФ)
С 2021 г. работник может потребовать от работодателя сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. Порядок:
- Работник подаёт письменное заявление (можно через электронную почту).
- Работодатель в течение трёх рабочих дней формирует электронный документ (PDF) с копией всех записей из трудовой книжки.
- Документ подписывается усиленной электронной подписью и передаётся работнику.
- В книгу учёта делается запись о предоставлении сведений.
Ответственность работодателя
- За несвоевременную выдачу трудовой книжки – штраф от 5 000 до 10 000 ₽ (п. 3 ст. 5.27 КоАП РФ).
- За неполное или неверное оформление записей – административная ответственность и возможные претензии со стороны Фонда социального страхования.
- За утрату или порчу оригинала без надлежащего оформления акта – штраф до 30 000 ₽ и обязанность возместить стоимость дубликата.
Практические рекомендации для работодателей
- Создайте регламент в виде локального приказа‚ где прописаны сроки‚ формы актов‚ порядок заполнения книги учёта.
- Назначьте ответственного за трудовые книжки (обычно главный бухгалтер или специалист отдела кадров).
- Внедрите электронный журнал движения книжек – это упростит поиск и контроль.
- Регулярно проводите инвентаризацию (раз в полугодие) и сверяйте данные с реестром Фонда ПФР.
- Обучайте персонал: каждый‚ кто работает с книжками‚ должен знать порядок заполнения и требования к подписи.
- Храните копии актов в отдельном архиве (не менее 5 лет) – они могут потребоваться в проверках.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить работнику за трудовую книжку?
Нет. Стоимость бланка несёт работодатель. Работник получает книжку бесплатно.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?
С 2022 г. в России вводится экспериментальная электронная трудовая книжка‚ но пока большинство организаций используют бумажный вариант. При наличии согласия работника и технической возможности можно вести электронный реестр.
Что делать‚ если работник отказывается принимать трудовую книжку?
Оформить акт об отказе (подписи обеих сторон) и зафиксировать в книге учёта. Работодатель обязан предоставить книжку‚ но отказ работника фиксируется.
Как оформить уничтожение трудовой книжки?
Составляется акт об уничтожении‚ в котором указываются: ФИО работника‚ серия‑номер‚ причина (утрата‚ порча)‚ дата и подписи ответственных лиц. Уничтожение должно происходить в присутствии двух свидетелей.
Как отразить в бухгалтерском учёте выдачу дубликата?
Выдача дубликата не является расходом‚ поэтому отдельной бухгалтерской проводки не требуется. Достаточно сделать запись в книге учёта движения.
Примечание: Информация актуальна на 23 мая 2026 г. При изменении законодательства рекомендуется сверяться с последними редакциями нормативных актов и приказов Минтруда.