Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК), и с тех пор миллионы сотрудников и работодателей адаптируются к новым реалиям. Если вы решили отказаться от бумажного формата в пользу современного цифрового, вам необходимо правильно оформить соответствующее обращение. В этой статье мы подробно разберем, как составить заявление для оформления электронной трудовой книжки, какие нюансы учесть и что будет после его подачи.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК, это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С ее помощью россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о стаже и должностях хранится в базе. Это удобный, надежный и современный способ учета трудового стажа, который исключает риск утери, порчи или фальсификации документа.
Сроки и особенности переходного периода
Важно отметить, что с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж всех работающих граждан теперь должен вестись в электронном виде. Однако за теми, кто уже сделал выбор в пользу бумажного варианта ранее, сохраняется право продолжить вести его параллельно. Для тех же, кто только вступает в трудовые отношения или решил окончательно перейти на «цифру», процедура подачи заявления остается актуальной.
Как правильно составить заявление?
Законом строгий шаблон или унифицированная форма документа не предусмотрены. Заявление можно написать от руки или набрать на персональном компьютере в произвольной форме. Главное — чтобы оно содержало всю необходимую информацию для работодателя.
Обязательные реквизиты заявления
Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4 и включает в себя следующие элементы:
- Шапка (в правом верхнем углу): Должность руководителя организации, наименование компании, ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя.
- Название документа: Посередине строки пишется слово «Заявление».
- Основная часть: Текст с просьбой о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде (или о переходе на ЭТК).
Структура заявления: пошаговый пример
- Кому: Генеральному директору ООО «Название» Иванову И.И.
- От кого: От инженера Петрова П.П.
- Текст: Прошу предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (в электронном виде).
- Подпись и дата: , Подпись.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
Работнику, который хочет, чтобы трудовая книжка велась в электронном виде, работодатель выдает бумажную книжку на руки. При этом в ней делается соответствующая запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК. После выдачи на руки бумажный документ перестает быть документом, подтверждающим стаж у данного работодателя, однако он сохраняет свою силу для подтверждения предыдущего стажа (до момента перехода на «цифру»); Бумажную книжку следует бережно хранить дома.
Важные нюансы и часто задаваемые вопросы
Можно ли направить уведомление не именное?
Многие спрашивают: можно ли направить сотруднику не именное уведомление о выборе формата трудовой книжки при условии, что сотрудник поставит отметку на своем экземпляре? Юридически грамотным и безопасным для работодателя является оформление именно персонального заявления от каждого работника. На заявлении обязательно должна быть поставлена личная подпись автора, далее заявление направляется руководителю для резолюции. Это исключает любые спорные ситуации с Трудовой инспекцией.
Оформление ЭТК для иностранных граждан
Если в организацию планируется прием на работу гражданина другого государства (например, Республики Узбекистан), и бумажной трудовой книжки у него нет, оформление электронной трудовой книжки для него является обязательным. По просьбе такого работника работодатель с первого дня ведет его стаж в электронном формате.
Что если в бумажной книжке есть ошибка?
Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в его бумажной трудовой книжке есть запись об увольнении, признанная недействительной, работодатель обязан оформить дубликат. При переходе на ЭТК недействительные записи в бумажном варианте не должны переноситься в электронный формат, что является еще одним плюсом цифровизации.
Что будет после подачи заявления?
После того как вы передали заявление в отдел кадров или напрямую руководителю, запускается процесс:
- Работодатель изучает обращение и ставит на нем резолюцию (согласие).
- Кадровый специалист вносит запись в вашу бумажную трудовую книжку о том, что вы подали заявление о ведении сведений в электронном виде.
- Бумажная книжка возвращается вам на руки под роспись.
- Начиная с момента перехода, работодатель регулярно передает данные о ваших переводах, увольнениях и приеме на работу в Социальный фонд России.
Переход на электронную трудовую книжку — это шаг в XXI век. Жизнь в эпоху цифровизации требует удобных и быстрых решений, и ЭТК полностью отвечает этому запросу. Процесс подачи заявления максимально упрощен: форма свободная, специальных бланков скачивать не нужно. Главное, четко выразить свое желание, поставить подпись и получить свою бумажную трудовую на руки для надежного хранения.