Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Её получение, копирование или переход на электронную форму требуют официального заявления работодателю․ В этой статье подробно разберем, как правильно составить такое заявление, в каких случаях оно нужно, и приведем актуальные образцы на 2025-2026 годы․
Когда нужно заявление на трудовую книжку?
Заявление требуется не только при увольнении․ Вот основные случаи:
- Выдача трудовой книжки на руки при увольнении (основной случай)․
- Получение копии трудовой книжки (если оригинал утерян или находится у работодателя для внесения записей)․
- Оформление дубликата (при полной утрате оригинала)․
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) по инициативе работника․
- Выдача временно (например, для подтверждения страхового стажа в пенсионный фонд)․
Общая структура заявления
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка: наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя (или в свободной форме, если адресат не указан)․
- Данные заявителя: ФИО, занимаемая должность, подразделение․
- Суть просьбы: чётко сформулированная просьба (например, «Прошу выдать мне трудовую книжку на руки» или «Прошу оформить дубликат трудовой книжки»)․
- Основание: ссылка на увольнение (приказ, дата) или причину (утрата, необходимость подтверждения стажа)․
- Дата и подпись заявителя с расшифровкой (ФИО)․
Образцы заявлений на 2025-2026 год
Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении
Самый частый случай․ Работник подаёт заявление в день увольнения или после него, чтобы получить документ с внесёнными записями․
Директору ООО "Пример" Иванову П․С․ от специалиста отдела продаж Петрова Ивана Сергеевича Заявление Прошу выдать мою трудовую книжку (серия № XXXXXX) на руки в связи с увольнением по собственному желанию (приказ № XXX от DD․MM․YYYY)․ Подпись: _____________ / Петров И․С․ /
Заявление на получение копии трудовой книжки
Нужно, если оригинал остаётся у работодателя для внесения последней записи или при его утере․
В отдел кадров ООО "Пример" Заявление Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (серия № XXXXXX) для предоставления в Пенсионный фонд РФ в связи с необходимостью подтверждения страхового стажа․ Подпись: _____________ / Сидорова А․В․ /
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2025 года работодатель обязан вести ЭТК․ Работник может выбрать способ ведения․
Генеральному директору ООО "Пример" Сидорову А․В․ От инженера Кузнецова Дмитрия Александровича Заявление Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в форме электронного документа (ЭТК) с выдачей мне сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ Прошу не вести бумажную трудовую книжку․ Подпись: _____________ / Кузнецов Д․А․ /
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Если работник не хочет переходить на ЭТК, он должен подать такое заявление․
Руководителю отдела кадров ООО "Пример" Петровой Марии Ивановне От менеджера Фёдоровой Елены Николаевны Заявление На основании ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ прошу продолжать ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе․ Прошу не осуществлять выпуск электронной трудовой книжки․ Подпись: _____________ / Фёдорова Е․Н․ /
Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки
Подаётся при полной утрате оригинала․
Директору ООО "Пример" Иванову П․С․ От бывшего сотрудника Волкова Сергея Петровича Заявление Прошу оформить дубликат трудовой книжки в связи с её утратой․ Оригинал был утерян DD․MM․YYYY․ Готов предоставить все необходимые документы для восстановления записей․ Подпись: _____________ / Волков С․П․ /
Ключевые правила и рекомендации
- Подача заявления: лучше передавать лично под расписку в отдел кадров или направлять заказным письмом с уведомлением․
- Сроки: работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․ На копию или дубликат — в течение 15 рабочих дней․
- Электронная форма: с все новые трудовые книжки ведутся в ЭТК․ Работник, не выразивший воли, считается перешедшим на электронную форму․
- Внесение записи в книжку: при выдаче на руки в графе 3 (назначение) делается запись: «Трудовая книжка выдана на руки»․ Работник расписывается в получении․
- Бланк: можно использовать типовой бланк из интернета или написать от руки․ Главное — ясность и отсутствие исправлений․
Что делать после подачи заявления?
Контролируйте сроки․ Если работодатель затягивает, пишите служебную записку или жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
Проверьте записи․ При получении книжки внимательно сверьте все данные (ФИО, должности, даты) с приказом об увольнении․
Храните документ․ Трудовая книжка — главный документ для пенсии․ Храните её в надёжном месте․
Правильно составленное заявление — залог быстрого и безболезненного получения трудовой книжки или её копии․ Используйте приведённые образцы как основу, подстраивая под свою ситуацию․ Помните, что с 2025 года приоритет — электронная форма, но право на бумажный носитель сохраняется․ При возникновении сложностей обращайтесь за консультацией к юристу или в трудовую инспекцию․
Статья основана на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях на 2025-2026 годы․ Все образцы соответствуют требованиям Трудового кодекса РФ․