В процессе увольнения или изменения условий труда работник часто сталкивается с вопросом выдачи (или возврата) трудовой книжки. На практике возникает несколько типовых ситуаций, когда необходимо оформить официальное заявление о возврате документа. В этой статье мы разберём правовые основы, поэтапно опишем, как составить заявление, и приведём готовый образец.

Когда требуется заявление о возврате трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам, возврат (или выдача) трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

• Разрыв трудового договора (увольнение) – в день увольнения.
• Перевод сотрудника в другой отдел/организацию (перевод на другую работу).
• Переход сотрудника в режим ЭТК (временное исполнение обязанностей).
• Отказ работника от получения трудовой книжки в день увольнения (самостоятельный отказ).
• Необходимость получения копии или дубликата трудовой книжки.

Ключевые нормативные ссылки

Для более уверенного оформления заявления полезно знать, какие статьи и нормативные акты регулируют процесс:

1. Статья 84.1 ТК РФ – порядок выдачи трудовой книжки.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 (в редакции от ) – «О трудовых книжках».
3. Пункт 4 ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ – срок выдачи в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.

Как правильно составить заявление о возврате трудовой книжки?

Заявление может быть оформлено в любой форме, но обязательны следующие элементы:

• Шапка документа (наименование организации, подразделение, ФИО работника).
• Текст обращения – указание, что требуется возврат (или выдача) трудовой книжки.
• Основания – ссылка на соответствующий пункт ТК РФ или иной нормативный акт.
• Сроки – указание, в какие сроки ожидается возврат.
• Подпись работника и дата.

Если работник не может явиться лично, заявление можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует доказательство факта отправки.

Пример структуры заявления

ООО «Пример»
От: _______________________ (ФИО работника)
Должность: _______________________
Подразделение: _______________________

Заявление

о возврате трудовой книжки

Я, _______________________ (ФИО),увольняюсь с должности _______________________ в связи с _______________________. В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в день увольнения – «__» __________ 2026 г.

Приложения:
Копия трудового договора.
Копия приказа об увольнении.

Подпись: _______________________

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Соберите необходимые документы – трудовой договор, приказ об увольнении, копию трудовой книжки (если есть).
2. Определите способ подачи – лично в HR‑отдел, по почте (заказное письмо) или через электронную почту.
3. Составьте текст заявления по шаблону, указанному выше.
4. Проверьте соответствие требованиям – наличие подписи, даты, указания основания.
5. Отправьте заявление и сохраните подтверждение (квитанцию, скан копии, уведомление о вручении).
6. Ожидайте выдачи/возврата – в течение 3 рабочих дней (если работодатель не отказывается).
7. При получении документа подпишите акт приёма‑передачи (если требуется).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить трудовую книжку по почте? Да, если работник не может лично забрать документ (например, после увольнения он находится в другом городе). В этом случае в заявлении указывается просьба направить книжку по почте с уведомлением о вручении.
• Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку? В этом случае можно отправить заявление заказным письмом с требованием выдать документ. При отсутствии ответа через 5‑7 дней можно обратиться в трудовую инспекцию или подать исковое заявление.
• Нужен ли оригинал заявления? Оригинал подписывается работником; копию можно оставить в личном деле. При отправке по почте рекомендуется приложить копию заявления.
• Сколько дней работодатель обязан выдать трудовую книжку? По ст. 84.1 ТК РФ – не более 3 рабочих дней с даты подачи заявления.

Готовый образец заявления (для скачивания)

Ниже представлен полностью готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

Заявление о возврате трудовой книжки

ООО «_____________________»
От: _______________________ (ФИО работника)
Должность: _______________________
Подразделение: _______________________

Я, _______________________ (ФИО), увольняюсь с позиции _______________________ в связи с _______________________. В соответствии со ст. 84;1 ТК РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки в день увольнения – «__» __________ 2026 г.

Приложения:
Копия трудового договора.
Копия приказа об увольнении.
Копия трудовой книжки (если имеется).

Подпись: _______________________

Этот шаблон можно адаптировать под конкретные условия: указать способ выдачи (лично, по почте), добавить дополнительные требования (например, копию электронного документа).

Оформление заявления о возврате трудовой книжки – важный шаг, который позволяет защитить свои права и избежать задержек с выдачей документа. Соблюдая требования ТК РФ и используя приведённый шаблон, вы сможете быстро и без лишних сложностей получить нужный документ.

Помните, что в случае возникновения спорных ситуаций (отказ работодателя, отсутствие реакции) имеет смысл обратиться в трудовую инспекцию или к юристу‑адвокату для подготовки искового заявления.

Источник: Сводка нормативных актов и практик, актуальных на .