Термин «списать трудовую книжку» в современном контексте, как правило, означает не физическое уничтожение документа, а перевод сведений о трудовой деятельности в электронный формат или оформление новой электронной трудовой книжки (ЭТК) при первом трудоустройстве. С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Давайте разберем, как правильно оформить этот процесс.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это официальный электронный документ, который ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В него автоматически заносятся все сведения о вашей трудовой деятельности: место работы, должность, периоды работы, увольнения. Бумажная трудовая книжка больше не выдается при первом трудоустройстве.
Ключевые отличия от бумажного аналога:
- Автоматическое ведение: Работодатель сдает отчетность (форма ЕФС-1) в ПФР, и данные попадают в вашу ЭТК без вашего участия.
- Невозможность потери или порчи: Документ хранится в защищенной государственной системе.
- Легкий доступ: Получить выписку можно в любое время через Госуслуги, МФЦ или отделение ПФР.
- Параллельное хранение: Если у вас есть старая бумажная книжка, вы можете продолжать ее вести, а новую работу фиксировать только в электронном виде.
Два основных сценария оформления
Первое трудоустройство (с 2021 года)
Если вы никогда ранее не работали официально (или не имели трудовой книжки), то при приеме на работу вам не выдадут бумажный документ. Ваша ЭТК будет создана автоматически после того, как первый работодатель подаст на вас отчет ЕФС-1 в Пенсионный фонд.
Что нужно делать вам:
- При трудоустройстве сообщить работодателю, что у вас нет трудовой книжки (или вы не хотите ее заводить).
- Убедиться, что работодатель корректно заполнил и сдал отчетность.
- После первой зарплаты (обычно в течение месяца) зарегистрироваться на Госуслугах (если еще не сделали этого) и получить доступ к своей ЭТК.
Перевод существующей бумажной трудовой книжки в электронный формат
Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка (выпущенная до 2021 года), вы можете:
- Продолжать вести ее параллельно (новые записи будут вноситься только в бумажный вариант).
- Оформить перевод в электронный вид. Для этого необходимо:
- Написать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и о переходе на ЭТК. Образец заявления можно запросить у работодателя или в отделе кадров.
- Передать свою бумажную книжку работодателю. Он обязан внести в нее последнюю запись об увольнении (если она еще не сделана) и сделать отметку о переходе на ЭТК.
- Работодатель на основании вашего заявления и бумажной книжки формирует электронные сведения и передает их в ПФР через отчетность.
- После обработки данных ПФР ваша ЭТК будет активирована. Бумажная книжка возвращается вам (или остается у работодателя по вашему желанию, но это не рекомендуется).
Важно: Перевод на ЭТК возможен только по инициативе работника. Работодатель не может принудить вас к этому без вашего письменного заявления.
Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
После того как данные появятся в системе ПФР (обычно после первой сдачи отчетности или после перевода), вы можете получить к ним доступ тремя основными способами:
Через портал Госуслуг (самый быстрый способ)
- Авторизуйтесь на Госуслугах (необходима подтвержденная учетная запись).
- В разделе «Справки и выписки» найдите пункт «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка».
- Выберите «Получить выписку». Система сформирует актуальную версию вашей ЭТК в формате PDF.
- Выписку можно сохранить на компьютер или распечатать. Она имеет юридическую силу.
В отделении Пенсионного фонда России (ПФР)
Обратитесь в любое отделение ПФР с паспортом. Сотрудник фонда распечатает вам выписку из ЭТК. Это может потребоваться, если у вас нет доступа к Госуслугам.
В МФЦ («Мои документы»)
Во многих регионах услуга по выдаче выписки из ЭТК доступна в многофункциональных центрах. Требуется паспорт. Уточняйте наличие услуги в конкретном МФЦ.
У работодателя
По вашему запросу работодатель обязан предоставить вам справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или выписку из ЭТК. Это может быть удобно, если вам нужна выписка в срочном порядке для текущего работодателя.
Что делать, если у вас нет учетной записи на Госуслугах?
Регистрация и подтверждение учетной записи на Госуслугах — обязательный шаг для удобного доступа к ЭТК. Для этого потребуется:
- СНИЛС.
- Паспорт.
- Мобильный телефон для получения кодов подтверждения.
- Личный визит в МФЦ или банк-партнер для подтверждения личности (если не подтверждена через банк).
Важные нюансы и частые вопросы
• А что с записями до 2021 года?
Все сведения, которые были в вашей бумажной книжке на момент перехода на ЭТК (или на 1 января 2021 года, если вы не переводили ее), должны быть внесены в электронную систему. При первом обращении в ПФР или через Госуслуги вы должны увидеть полную историю своей трудовой деятельности.
• Нужно ли хранить старую бумажную книжку?
Если вы оформили официальный перевод на ЭТК и сдали бумажный вариант, хранить его не обязательно. Если же вы продолжаете вести бумажную книжку параллельно (для записей до 2021 года), то храните ее как важный документ.
• Как подтверждать стаж при оформлении пенсии?
С 2021 года основным документом для подтверждения стажа является выписка из ЭТК. ПФР будет использовать данные из своей системы. Однако на случай споров рекомендуется иметь на руках и бумажную книжку (если она есть), и распечатанные выписки из ЭТК за разные периоды.
• «Списать» в смысле подделать, это незаконно!
Важно помнить: Любые попытки фальсификации данных в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) являются уголовным преступлением (ст. 327 УК РФ). Электронная система ПФР защищена, и внести туда ложные сведения без доступа к системам работодателя и ПФР невозможно. Не верьте предложениям «оформить» или «списать» трудовую книжку нелегальными способами.
Краткая инструкция-памятка
- При первой работе: Не просите бумажную книжку. Работодатель отчитается по вам в ПФР. Через 1-2 месяца зарегистрируйтесь на Госуслугах и найдите свою ЭТК.
- При наличии бумажной книжки: Решите, хотите ли вы перейти на ЭТК. Если да — напишите заявление, отдайте книжку работодателю, дождитесь перевода.
- Для доступа: Используйте Госуслуги (основной способ) или обратитесь в ПФР/МФЦ.
- Для работодателя: Предоставляйте выписку из ЭТК по запросу (можно сформировать на Госуслугах).
Процесс «списания» (оформления) электронной трудовой книжки максимально упрощен для гражданина. Основная работа ложится на работодателя и ПФР. Ваша задача — зарегистрироваться на Госуслугах, контролировать корректность внесения данных (при необходимости запрашивая выписки) и понимать, что с 2021 года стандартом является именно электронный формат.