Потеря трудовой книжки – ситуация, с которой сталкиваются многие работники и работодатели. С учётом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2026 года процесс оформления при приёме на работу стал более гибким, но всё равно требует чёткого соблюдения законодательных норм. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет работодателю корректно оформить трудовые отношения с сотрудником, у которого отсутствует бумажная трудовая книжка.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65‑66) – требования к документам, подтверждающим трудовую деятельность.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» – порядок ведения, выдачи и восстановления трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 1476 «О внедрении электронных трудовых книжек» – переходный период и правила работы с ЭТК.
• Приказ Минтруда России от № 582н «Об утверждении формы заявления о выдаче дубликата трудовой книжки».

Что делать, если у кандидата нет трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки может быть связано с:

• утерей или повреждением документа;
• первым трудоустройством (книжка ещё не выдавалась);
• переходом на электронную форму ведения трудовой книжки;
• работой за границей или у иностранного работодателя.

В любом случае работодатель обязан установить факт трудовой деятельности и стажа сотрудника.

Пошаговая процедура приёма на работу

1. Запрос сведений о предыдущей работе
   • Попросите кандидата предоставить справки с предыдущих мест работы (форма СТД‑Р, выписки из приказов о приёме/увольнении, трудовые договоры).
   • Если справок нет, направьте запрос в бывшие организации с просьбой подтвердить период работы и должность (можно отправить запрос заказным письмом или через электронный документооборот).
2. Оформление заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
   • Сотрудник подаёт заявление по форме, утверждённой Приказом Минтруда № 582н.
   • Заявление направляется последнему работодателю (или в орган, ведущий электронную трудовую книжку, если такая уже ведётся).
   • В течение 10 рабочих дней выдаётся дубликат бумажной трудовой книжки или делается запись в ЭТК.
3. Проверка наличия электронной трудовой книжки
   • С 1 января 2026 года все трудовые отношения фиксируются в ЭТК, доступной через портал «Госуслуги» или через личный кабинет работника в системе ПФР.
   • Попросите сотрудника предоставить выписку из ЭТК (можно распечатать или показать в личном кабинете).
   • Если выписка отсутствует, оформите заявление на первое внесение сведений в ЭТК через работодателя (это делается при приёме на работу).
4. Оформление трудового договора
   • В трудовом договоре укажите, что трудовая книжка отсутствует и будет оформлена/восстановлена в течение установленного срока (обычно не более 30 дней).
   • Включите условие о предоставлении сотрудником необходимых документов (справки, выписка из ЭТК) в течение этого срока.
5. Внесение записи о приёме на работу
   • Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка (дубликат) – сделайте запись о приёме, указав реквизиты организации, дату приёма, должность, условия труда.
   • Если трудовая книжка отсутствует, а электронная ведётся – внесите запись в ЭТК через личный кабинет работника или через бухгалтерию работодателя (при наличии доступа).
   • При отсутствии обеих форм – оформите временную справку о приёме, которая позже будет заменена записью в восстановленной книжке или ЭТК.
6. Хранение документов
   • Все полученные справки, выписки, заявления и копии трудового договора храните в личном деле сотрудника в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ (не менее 50 лет после увольнения).
   • Обеспечьте конфиденциальность и защиту персональных данных.

Особенности приёма иностранных граждан

Если кандидат – гражданин Республики Узбекистан (или другого иностранного государства):

• Трудовая книжка не является обязательным документом для иностранных работников, но подтверждение трудового стажа всё равно требуется для расчёта страхового стажа и пособий.
• Потребуется предоставить:
• паспорт с визой/разрешением на работу;
• трудовой договор или гражданско‑правовой договор, подтверждающий период работы;
• справку из налогового органа о уплаченных взносах (если работа велась на территории РФ).
• При отсутствии таких документов можно оформить запрос в консульство или в миграционную службу для подтверждения факта трудовой деятельности.

Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 1 января 2026 года ведение трудовой книжки в электронной форме стало обязательным для всех работодателей, имеющих доступ к системе ПФР. Основные моменты:

• Запись о приёме, переводе, увольнении делается непосредственно в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» или через интеграцию с 1С/ERP‑системой.
• Работодатель обязан известить сотрудника о внесении записи не позднее трёх рабочих дней с момента события.
• Сотрудник может в любой момент запросить выписку из ЭТК и предоставить её новому работодателю.
• Если у сотрудника нет доступа к личному кабинету (например, нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах), работодатель помогает пройти процедуру идентификации и получить доступ.

Рекомендации для работодателя

• Создайте внутреннюю инструкцию по приёму сотрудников без трудовой книжки, включив в неё шаблоны запросов, сроки ответов и ответственных лиц.
• Обучите кадровую службу работе с ЭТК и процедурам восстановления дубликата.
• Используйте электронный документооборот для ускорения обмена справками с предыдущими работодателями.
• Фиксируйте все взаимодействия (письма, электронные сообщения, записи о телефонных переговорах) – это защитит вас в случае спора.
• Следите за сроками: выдача дубликата трудовой книжки – не более 10 рабочих дней; внесение записи в ЭТК – не более 3 рабочих дней.

Приём сотрудника, потерявшего трудовую книжку, требует внимательного подхода и соблюдения законодательных норм. Благодаря переходу на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным и менее трудоёмким, однако работодатель всё равно должен обеспечить подтверждение трудового стажа и оформить все необходимые документы. Следуя предложенной пошаговой инструкции, вы minimизируете риски споров с сотрудниками и государственными органами, а также создадите комфортные условия для начала трудовой деятельности нового работника.