В работе любой кадровой службы или бухгалтерии рано или поздно возникает вопрос: как правильно оформить списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? Процесс этот кажется рутинным, однако он строго регламентирован законодательством․ Ошибка в учете может привести к серьезным штрафам при проверке трудовой инспекции или налоговой․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно списать трудовые книжки на сотрудника, в каких случаях это происходит, какие документы необходимо оформить и как избежать типичных ошибок․
Когда требуется списание трудовой книжки?
Списание бланка строгой отчетности (БСО) — это документальное подтверждение того, что бланк покинул хранилище организации․ Существует несколько основных сценариев, когда необходимо списать трудовую книжку на сотрудника:
- Выдача впервые принятому сотруднику․ Если работник устраивается на работу впервые и ранее не имел трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее ему․ В этом случае бланк списывается с учета и выдается работнику․
- Выдача дубликата․ В случае утери, порчи трудовой книжки (как по вине работника, так и по вине работодателя) оформляется дубликат․ Испорченный бланк при этом также подлежит особому списанию․
- Испорченный бланк․ Если при заполнении новой трудовой книжки или вкладыша кадровик допустил неустранимую ошибку (помарку, неверную запись), бланк признается испорченным и подлежит списанию․
- Утрата или хищение․ В случае кражи, пожара, потопа или иных форс-мажорных обстоятельств, при которых бланки были утрачены, они также должны быть списаны с составлением специального акта․
Нормативная база: что говорит закон?
Учет трудовых книжек регламентируется двумя основными документами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек)․
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»․
Согласно пункту 40 Правил (Постановление № 225), работодатель обязан постоянно вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
Важное уточнение о новых бланках
С 1 сентября 2021 года в России действуют новые правила, согласно которым бумажные трудовые книжки оформляются только по желанию работника․ Если сотрудник выбрал электронную форму (ЕФС-1), бумажная книжка ему не выдается и не заводится․ Однако если сотрудник, устраивающийся впервые, написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан приобрести бланк и списать его на данного сотрудника․
Пошаговая инструкция: как списать бланк на сотрудника
Рассмотрим самую частую ситуацию — списание чистого бланка трудовой книжки при выдаче ее впервые принятому сотруднику․
Шаг 1․ Получение бланка со склада (из кассы/бухгалтерии)
Бланки трудовых книжек хранятся как материальные ценности․ Кадровик должен получить бланк под отчет․ Для этого делается запись в приходно-расходной книге․ В ней указывается:
- Дата получения бланка;
- Количество и серия/номер бланков;
- Стоимость бланка (при покупке);
- Подпись лица, получившего бланк (кадровика)․
Шаг 2․ Заполнение бланка
Кадровый работник заполняет ьный лист трудовой книжки на основании документов, предоставленных сотрудником (паспорт, документ об образовании, СНИЛС)․
Шаг 3; Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек
После заполнения книжка регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В ней фиксируется:
- Дата внесения записи;
- ФИО работника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Должность и место работы сотрудника;
- Дата и номер приказа о приеме на работу;
- Подпись сотрудника о получении книжки на руки (при увольнении) или подпись кадровика (при приеме на хранение)․
Шаг 4․ Удержание стоимости бланка (по желанию работодателя)
Согласно п․ 47 Правил, работодатель вправе удержать из заработной платы работника стоимость бланка трудовой книжки․ Если бланк был выдан впервые, удержание оформляется заявлением работника или приказом работодателя․ Если работодатель отказывается брать деньги с сотрудника, эта сумма списывается в расходы организации․
Как списать испорченный бланк?
Если при заполнении ьного листа была допущена ошибка, перечеркивать или исправлять ее нельзя․ Бланк признается испорченным․ Процедура в этом случае иная:
- На испорченном бланке ставится крупная надпись: «АННУЛИРОВАН» или «ИСПОРЧЕН»․
- Составляется Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек․ Форма акта законодательно не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно․
- Испорченный бланк подшивается в отдельное дело (например, «Журнал учета испорченных бланков») и хранится в архиве предприятия не менее 5 лет․ Уничтожать испорченные бланки категорически запрещено!
- В приходно-расходную книгу вносится запись о списании испорченного бланка с указанием номера, серии и причины порчи․
Списание при утрате (кража, пожар)
Если трудовые книжки были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств, работодатель должен создать комиссию по расследованию․ По итогам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все утраченные бланки (серии, номера, ФИО владельцев)․ На основании этого акта бланки списываются с учета, а работникам оформляются дубликаты․
Типичные ошибки при списании трудовых книжек
Чтобы избежать штрафов от ГИТ (Государственной инспекции труда), обратите внимание на самые частые нарушения:
- Отсутствие книг учета․ Если в компании есть хотя бы один сотрудник с бумажной трудовой книжкой, обе книги учета (приходно-расходная и движения) должны быть заведены обязательно․
- Ненадлежащее оформление книг․ Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены подписью руководителя․
- Уничтожение испорченных бланков․ Как уже было сказано, их нельзя выбрасывать или сжигать․ Они должны храниться как доказательство целевого расходования средств․
- Списание бланка без удержания стоимости․ Если компания решила не брать деньги с сотрудника за бланк, это должно быть экономически обосновано и оформлено внутренним документом (например, приказом о бесплатной выдаче бланков), иначе налоговая может снять расходы․
Списание трудовой книжки на сотрудника — это не просто передача документа из рук в руки, а сложный документооборот․ Главное правило кадровика и бухгалтера — каждый бланк должен иметь свою историю: от момента покупки и внесения в приходно-расходную книгу до момента выдачи сотруднику (с записью в книге движения) или признания испорченным (с составлением акта)․
Соблюдение пошаговой инструкции и внимательное отношение к ведению журналов учета позволит вам избежать претензий со стороны проверяющих органов и обеспечит сохранность персональных данных ваших сотрудников․