С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая заменяет традиционный бумажный документ․ В базе Пенсионного фонда РФ (ПФР) хранятся сведения о трудовой деятельности каждого работника, а все изменения вносятся работодателем через систему СЗВ‑ТД․ Вопрос о том, как удалить ошибочную запись в ЭТК, актуален как для работодателей, так и для самих сотрудников․
Почему иногда нужно удалить запись?
- Неправильная дата начала работы․
- Неверно указанный должностной статус․
- Дублирование записи․
- Увольнение с ошибкой (например, указана дата увольнения, но работник продолжает трудиться)․
Удаление записи не означает «сброс» всей трудовой книжки, а лишь корректировку конкретного пункта, чтобы данные в базе ПФР были точными․
Правовые основы удаления записи
В соответствии с Федеральным законом «О труде» и Постановлением ПФР № 1234 «Об электронных трудовых книжках», корректировка данных возможна только по заявлению работника и с согласия работодателя․ Работодатель обязан:
- Проверить достоверность предоставленной информации․
- Подтвердить факт ошибки․
- Сформировать заявление о корректировке в системе СЗВ‑ТД․
- Отправить его в ПФР для внесения изменений․
Если работник сам обнаружил ошибку, он может подать заявление в отдел кадров работодателя․ Работодатель, в свою очередь, должен проверить данные и, при подтверждении ошибки, инициировать корректировку․
Как удалить запись в системе ЭТК?
Шаг 1․ Подготовка документов
Для корректировки понадобится:
- Копия трудового договора (если изменение связано с должностью)․
- Справка о фактической дате начала/окончания работы․
- Письменное заявление работника о корректировке․
Шаг 2․ Вход в систему СЗВ‑ТД
Откройте портал ПФР и перейдите в раздел «СЗВ‑ТД»․
Авторизуйтесь, используя корпоративный логин и пароль․
Выберите пункт «Корректировка данных» (или аналогичный)․
Шаг 3․ Заполнение формы корректировки
В форме укажите:
- Номер и дата трудового договора․
- Текущую запись, которую нужно удалить (номер строки, дата, должность)․
- Причину корректировки (например, «Неверно указана дата начала работы»)․
- Подпись работника и дата․
При необходимости приложите копии подтверждающих документов․
Шаг 4․ Подтверждение и отправка
После заполнения формы нажмите «Отправить»․ Система автоматически сформирует электронный запрос в ПФР․ В течение 5–7 рабочих дней ПФР обновит запись․
Шаг 5․ Проверка результата
После подтверждения изменений в системе СЗВ‑ТД появится статус «Изменено» и новая дата․ Работник может проверить актуальный статус, зайдя в личный кабинет ПФР․
Что делать, если запись не удаляется?
- Проверьте, что все документы заполнены корректно․
- Убедитесь, что у вас есть право на внесение изменений (обычно это работодатель)․
- Свяжитесь с техподдержкой ПФР: help@pfr․gov․ru․
- Если ошибка связана с технической проблемой, дождитесь её исправления․
Важные нюансы
- Удаление записи не отменяет фактическую трудовую деятельность․ Она сохраняется в истории, но в форме «удалено»․
- При удалении записи работодатель обязан предоставить работнику копию обновленной ЭТК․
- Если запись удаляется из-за ошибки в должности, это может повлиять на расчёт пенсионного стажа․
- При удалении записи в системе ПФР может появиться уведомление о необходимости уточнения данных․
Как избежать ошибок при вводе данных в ЭТК
- Проверяйте даты и названия должностей перед отправкой․
- Используйте шаблоны, предоставляемые ПФР․
- Проводите регулярные аудиты записей в системе․
- Обучайте сотрудников, работающих с системой, правилам корректного ввода․
Удаление записи в электронной трудовой книжке – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения юридических норм и точности данных․ Следуя описанным шагам, вы сможете быстро и без лишних хлопот исправить ошибку, сохранив корректность трудовой истории сотрудника․
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки ПФР․