Вкладыш в трудовую книжку – документ строгой отчетности, который фиксирует сведения о
переработке, командировках, обучении, премиях и других событиях, влияющих на трудовую
историю работника. Оформление вкладыша регулируется Трудовым кодексом РФ и
приказом Минтруда России № 320н «Порядок ведения трудовых книжек». В статье
рассмотрим все нюансы оформления вкладыша в Самаре: от получения бланка до
вшивания его в трудовую книжку.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67‑71) – определяет порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Порядок ведения трудовых книжек»,
  пункт 32 – правила заполнения и вшивания вкладыша.
• Региональные нормативные акты Самарской области – в большинстве случаев
  используют общероссийские правила, однако в Самаре существуют уточняющие
  инструкции по учёту бланков в отделах кадров муниципальных организаций.

Когда нужен вкладыш?

1. При получении нового места работы, если в текущей трудовой книжке не осталось места.
2. При оформлении командировок, стажировок, обучения, повышения квалификации.
3. При начислении премий, надбавок, выплат, связанных с трудовым стажем.
4. При переводе сотрудника в другую организацию, если прежняя книжка уже заполнена.

Кто обязан выдавать вкладыш?

Вкладыш выдаёт работодатель (или организация, в которой вы работаете) на основании
заявления работника. При этом:

• Для государственных и муниципальных учреждений – отдел кадров.
• Для частных компаний – HR‑отдел или бухгалтерия.
• В Самаре документы можно получить в Центре занятости населения (ул. Куйбышева, 33) или в Отделе кадров администрации города (пр. Ленина, 1).

Необходимый пакет документов

Образец заявления о выдаче вкладыша

Заявление
«_____» __________ 202_ г.

Я, _______________________________ (ФИО полностью),
паспорт: серия ___ № __________, выдан «_____» __________ 20__ г.
адрес: _______________________________,
прошу выдать мне вкладыш к трудовой книжке № ___________.

Подпись _____________

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша в Самаре

Шаг 1. Подготовка заявления

Заполните заявление (см. образец выше), подпишите его и приложите копию паспорта.

Шаг 2. Подача заявления в отдел кадров

Передайте заявление работодателю. В государственных учреждениях заявление
можно подать в Отдел кадров администрации Самары (пр. Ленина, 1).

Шаг 3. Получение бланка вкладыша

Работодатель получает бланк из журнала учёта трудовых книжек и вкладышей.
Важно, чтобы бланк был зарегистрирован в приходно‑расходной книге.

Шаг 4. Заполнение титульного листа вкладыша

Заполняется от руки чернильной ручкой (чёрным цветом). Обязательные реквизиты:

• ФИО работника
• Дата рождения
• Серия и номер трудовой книжки
• Дата выдачи вкладыша
• Подпись работника

Шаг 5. Подписание и печать работодателя

После заполнения титульного листа вкладыш заверяется:

• Подписью работника (личная подпись).
• Печатью организации (если есть).
• Штампом «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Шаг 6. Вшивание вкладыша

Согласно пункту 32 Приказа Минтруда, вкладыш вшивается в конце трудовой книжки,
между последней страницей и обложкой. Процедуру выполняет специалист отдела кадров.

Шаг 7. Регистрация в учётных книгах

После вшивания запись в журнале учёта выглядит так:

Дата | ФИО сотрудника | Серия/№ ТК | Серия/№ вкладыша | Примечание
--------------------------------------------------------------------
 | Иванов И.И. | 01 123456 | 02 654321 | Выдан вкладыш, вшит в конец ТК

Как оформить новый вкладыш, если старый образец уже не актуален?

В 2026 году допускается использовать ранее приобретённые бланки старого образца,
но они должны быть зарегистрированы в журнале и соответствовать требованиям
по качеству бумаги (толщина не менее 80 г/м²). При необходимости можно заказать
новый образец в Госуслуги – отдел «Трудовые книжки и вкладыши» в Самаре.

Частые ошибки при оформлении вкладыша

• Не вшивают вкладыш – вместо этого просто кладут его в карман книжки. Это
  считается нарушением и может привести к отказу в признании записей.
• Заполняют бланк от руки, но используют синюю ручку – допускается только
  черная чернильная ручка.
• Отсутствие подписи работника – без подписи запись считается недействительной.
• Не ставят штамп «Выдан вкладыш» – без штампа запись в журнале считается
  неполной.
• Заполняют вкладыш после вшивания – в этом случае исправления могут быть
  запрещены.

Где в Самаре можно получить образцы и консультацию?

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Вопрос: Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?

Нет. Трудовая книжка и вкладыш – бумажные документы, которые подлежат
вшиванию. Электронный аналог (Электронная трудовая книжка) оформляется отдельно
по отдельному порядку.

Вопрос: Сколько стоит оформить вкладыш в Самаре?

Оформление вкладыша бесплатно для работника. Стоимость может возникнуть только
при необходимости заказать новые бланки (примерно 30–50 руб. за один лист).

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет свободных страниц?

Необходимо оформить новый вкладыш и вшить его в конец книжки. При полном
заполнении книжки рекомендуется оформить дубликат трудовой книжки и
перенести в него все записи.

Вопрос: Как исправить ошибку в записи вкладыша?

Ошибка допускается только в случае очевидной опечатки. Нужно:

1. Сделать зачёркнутый штрих (черной линией) над ошибкой.
2. Подписать исправление и указать дату.
3. Получить подпись работодателя и печать.

Если ошибка более серьёзная, требуется выдача нового вкладыша.

Оформление вкладыша в трудовую книжку в Самаре – процесс, требующий строгого
соблюдения нормативных требований. Главное помнить:

• Заполнять титульный лист от руки чёрной чернильной ручкой.
• Подписать и поставить печать работодателя.
• Вшить вкладыш в конец книжки, а не просто вложить.
• Зарегистрировать выдачу в журнале учёта.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете законность записей в трудовой книжке и
избежите проблем при проверках со стороны трудовой инспекции.

Дата актуализации статьи: . Информация собрана из официальных
источников, нормативных актов и практических рекомендаций специалистов отдела кадров
Самары.