Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Помимо сведений о работе, в неё вносят информацию об образовании, повышении квалификации и прочих учебных мероприятиях. Правильное заполнение этих разделов важно как для работодателя, так и для сотрудника (при трудоустройстве, получении пособий, подтверждении стажа и т.д.). Ниже представлен подробный гайд с примером записи об учёбе.

Когда и зачем указывать учёбу в трудовой книжке

• При приёме на работу – новый сотрудник предоставляет сведения о своём образовании; кадровая служба заносит их в трудовую книжку.
• При повышении квалификации – после прохождения курсов, семинаров, получения дополнительного диплома или сертификата.
• При смене специальности – если работник осваивает новую профессию через переподготовку.
• Для подтверждения стажа и права на льготы – некоторые виды пособий и пенсионных надбавок зависят от наличия и уровня образования.

Общие правила заполнения

1. Запись делается только уполномоченным лицом (кадровик, бухгалтер по кадрам, руководитель организации).
2. Используется чёрная или синяя паста; исправления не допускаются – ошибочную запись следует зачёркнуть одной линией, поставить подпись и дату исправления.
3. Каждая запись начинается с новой строки.
4. В графе «Наименование документа, основание для внесения записи» указывается вид документа (диплом, аттестат, сертификат и т.п.) и его реквизиты.
5. В графе «Содержание записи» кратко излагается суть события: название учебного заведения, специальность, форма обучения, год окончания.
6. В графе «Дата внесения записи» ставится текущая дата (день, месяц, год).
7. Подпись лица, сделавшего запись, и печать организации ставятся внизу строки.

Структура записи об учёбе

Трудовая книжка содержит следующие колонки (в зависимости от образца могут быть небольшие вариации):

1. № п/п – порядковый номер записи.
2. Дата – дата события (окончания учёбы) или дата внесения записи.
3. Наименование документа, основание для внесения записи – например: «Диплом о высшем профессиональном образовании», «Сертификат о прохождении курсов повышения квалификации».
4. Серия и номер документа – реквизиты диплома/сертификата.
5. Наименование организации, выдавшей документ – название вуза, колледжа, учебного центра.
6. Содержание записи – краткое описание: специальность, qualification, форма обучения.
7. Подпись – лица, ответственного за ведение трудовой книжки.
8. Расшифровка подписи – ФИО и должность.
9. Дата внесения записи – текущая дата.

Пример заполнения записи об высшем образовании

Ниже представлен образец записи, который можно скопировать в трудовую книжку (заполняется от руки или печатным способом).

№ п/п: 15
Дата: 
Наименование документа, основание для внесения записи: Диплом о высшем профессиональном образовании
Серия и номер документа: АБ 1234567

Наименование организации, выдавшей документ: Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова
Содержание записи: Окончил(а) факультет экономики по специальности «Менеджмент», qualification «Экономист‑менеджер», форма обучения – очная.
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: И.И. Иванов, специалист отдела кадров
Дата внесения записи: 

Пример записи о повышении квалификации

№ п/п: 16
Дата: 
Наименование документа, основание для внесения записи: Сертификат о прохождении курсов повышения квалификации
Серия и номер документа: КВ 9876543
Наименование организации, выдавшей документ: Институт профессионального развития «ПрофГид»
Содержание записи: Прошёл(а) курс «Управление проектами в IT», объём 72 часа, форма обучения – заочная.
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: П.П. Петрова, ведущий специалист по обучению
Дата внесения записи: 

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие реквизитов документа – всегда указывайте серию и номер диплома/сертификата.
• Неполное описание специальности – пишите полное название специальности и qualification, как указано в документе.
• Исправления без подписи – любые изменения должны быть подписаны и датированы.
• Запись чужого лица – только уполномоченное лицо может вносить записи; иначе запись считается недействительной.
• Неправильная дата – дата внесения записи должна соответствовать дню, когда запись действительно сделана.

Полезные советы для кадровых специалистов

1. Храните шаблон записи в электронном виде, чтобы быстро копировать нужные поля.
2. Перед внесением сверяйте данные с оригиналом документа (диплома, сертификата).
3. После внесения записи сделайте копию страницы трудовой книжки для личного дела сотрудника.
4. При переходе сотрудника в другую организацию предоставьте ему выписку с записями об учёбе – это упростит процесс трудоустройства.
5. Регулярно обновляйте свои знания о порядке ведения трудовых книжек (изменения в законодательстве могут касаться формы и содержания записей).

Правильное заполнение раздела об учёбе в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота. Следуя установленным правилам, используя чёткий шаблон и избегая типичных ошибок, вы обеспечите достоверность информации о квалификации сотрудников, что положительно скажется на их карьерных перспективах и на соблюдении трудового законодательства.

Если у вас остались вопросы – не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадрам или к нормативным актам (Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»).