Дата публикации: 21 мая 2026 г.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как узнать количество трудовых книжек в организации, а также расскажем о правилах их ведения и хранения. Эта информация важна как для работодателей, так и для работников, чтобы обеспечить соблюдение трудового законодательства.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она содержит информацию о периодах работы, должностях, наградах и других важных событиях в трудовой биографии. Трудовая книжка является документом строгой отчетности, и ее ведение регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и соответствующими приказами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруда России).

Кто отвечает за ведение учета трудовых книжек?

Ответственность за ведение учета трудовых книжек лежит на работодателе. Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек работников и вести учет их движения. Обычно эту задачу выполняет специалист отдела кадров.

Как узнать количество трудовых книжек в организации?

Существует несколько способов узнать количество трудовых книжек в организации:

Проверка журнала учета трудовых книжек: Журнал учета – это основной документ, в котором фиксируется вся информация о трудовых книжках работников. В журнале указывается дата выдачи, номер трудовой книжки, ФИО работника и другие сведения. Проверить журнал можно в отделе кадров.
Проверка приходно-расходной книги: В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга позволяет узнать, сколько бланков было приобретено и сколько их осталось.

Обращение в отдел кадров: Самый простой способ – обратиться в отдел кадров и запросить информацию о количестве трудовых книжек. Специалист отдела кадров предоставит вам необходимую информацию.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек регулируется приказом Минтруда России от N 320н. Основные правила:

• Ведение журнала учета: Работодатель обязан вести журнал учета трудовых книжек. В журнале фиксируется вся информация о трудовых книжках работников, включая дату выдачи, номер, ФИО и другие сведения.
• Хранение трудовых книжек: Трудовые книжки должны храниться в кадровом делопроизводстве в безопасном месте. Доступ к трудовым книжкам должен быть ограничен.
• Оформление дубликатов: При утере или повреждении трудовой книжки работнику выдается дубликат. Дубликат оформляется в соответствии с установленной процедурой.
• Архивирование: Трудовые книжки хранятся на предприятии в течение 50 лет. После истечения срока хранения трудовые книжки передаются в архив.

Что нужно знать работникам?

• Право на трудовую книжку: Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день приема на работу.
• Проверка информации: Работник имеет право проверить правильность информации, внесенной в трудовую книжку.
• Получение дубликата: В случае утери или повреждения трудовой книжки работник имеет право получить дубликат.
• Запрос сведений: Работник имеет право запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Штрафы за нарушение правил ведения учета трудовых книжек

Нарушение правил ведения учета трудовых книжек влечет за собой административную ответственность в виде штрафа. Размер штрафа может быть увеличен в случае систематического нарушения правил.

Ведение учета трудовых книжек – важная задача для работодателей. Соблюдение правил ведения учета обеспечивает защиту прав работников и предотвращает возникновение споров. Работникам необходимо знать свои права и следить за тем, чтобы информация в трудовой книжке была правильно оформлена.

Ресурсы:

• Приказ Минтруда России от N 320н Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек: [Ссылка на приказ Минтруда России]
• Трудовой кодекс Российской Федерации: [Ссылка на ТК РФ]

—

Примечание: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к юристу.