Потеря трудовой книжки — это всегда стресс. Кажется, что вместе с книжкой утеряна вся история вашей профессиональной жизни, стаж и достижения. Однако не стоит паниковать. Современные технологии и законодательство позволяют восстановить практически любую информацию о местах работы. В этой статье мы подробно разберем, как узнать свой стаж и предыдущих работодателей, если бумажная трудовая книжка утеряна, и как электронный формат документов пришел на помощь работникам.
Почему не стоит отчаиваться?
Бумажная трудовая книжка долгое время была единственным источником информации о стаже человека; Но даже до введения электронных систем работники могли восстановить записи через Пенсионный фонд (ныне СФР — Социальный фонд России) или архивы. Сегодня же, с переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК), проблема утерянных данных сводится к минимуму, так как информация дублируется на государственном уровне.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) как главный помощник
С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. Что это такое? Это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в базе данных СФР. Даже если вы потеряли бумажную версию, ваши данные с 2020 года (а во многих случаях и раньше) уже оцифрованы.
Какие данные хранятся в ЭТК?
- Сведения о работодателе (наименование, ИНН, регистрационный номер в СФР);
- Даты приема на работу и увольнения;
- Должность, профессия или специальность;
- Вид выполняемой работы;
- Основание для кадрового решения (приказ, реквизиты).
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Если вы потеряли бумажный документ, первым делом нужно обратиться к цифровым данным. Узнать, где вы работали, можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг. Это самый быстрый и популярный способ. В разделе «Работа и занятость» или в разделе про пенсионный фонд можно заказать выписку о трудовой деятельности. Она придет в личный кабинет в формате PDF.
- В личном кабинете на сайте СФР (Социального фонда России). Зайдя в индивидуальный лицевой счет, вы найдете раздел «Сведения о трудовой деятельности». Там будет отображена вся ваша электронная трудовая книжка.
- Через МФЦ. Вы можете лично обратиться в многофункциональный центр с паспортом и СНИЛС и заказать выписку из ЭТК.
- У последнего работодателя. Вы имеете право запросить у последнего работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Важный нюанс: Если вы делали выписку и система выдала места работы, где вы были оформлены не по трудовой книжке, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ), эта информация также будет отражена в электронном лицевом счете, так как работодатели обязаны подавать на таких сотрудников определенную отчетность.
Как подтвердить стаж до 2020 года (если бумажная книжка потеряна)?
Электронная трудовая книжка содержит данные, которые работодатели подавали с 2020 года. Но как быть со стажем, который был наработан раньше? Если бумажная книжка потеряна, вам придется восстанавливать сведения «в ручном режиме».
Способ 1: Запрос в СФР
Вы можете обратиться в СФР с заявлением о выдаке сведений о состоянии индивидуального лицевого счета. В этой выписке будут указаны все периоды работы, за которые работодатели уплачивали за вас страховые взносы. Это поможет узнать названия организаций и периоды работы.
Способ 2: Запросы бывшим работодателям
Если вы помните хотя бы некоторые из компаний, где работали, обратитесь в их отделы кадров. Работодатель обязан по вашему заявлению предоставить справку о периоде работы, должности и причинах увольнения.
Способ 3: Архивные запросы
Если компании уже не существует, данные о сотрудниках могли быть переданы в государственный архив. Направьте запрос в архив того региона, где была зарегистрирована компания.
Способ 4: Судебное установление факта работы
В крайнем случае, если нет никаких документов, но есть свидетели (например, бывшие коллеги), факт работы можно установить через суд. Это долгий процесс, но иногда это единственный выход для подтверждения стажа.
Что делать, если вы устраиваетесь на работу без трудовой книжки?
Если вы потеряли документ и пришли устраиваться на новое место, новый работодатель должен знать, подавали ли вы ранее заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (до 31 декабря 2020 года).
По закону, при отсутствии бумажной трудовой у кандидата, работодатель имеет право запросить у работника сведения о трудовой деятельности по формам СТД-Р или СТД-ПФР. Вы можете предоставить эту выписку, распечатанную с Госуслуг, либо получить ее прямо на СФР по запросу работодателя (если вы дали на это согласие).
Для достоверности и безопасности кадровики часто просят предоставить не только электронную выписку, но и постараться восстановить бумажный дубликат. Это помогает избежать возможных случаев мошенничества со стороны будущих сотрудников.
Как получить статус безработного без трудовой книжки?
Часто потеря трудовой книжки происходит при увольнении, и человеку нужно встать на учет в центре занятости. Если у вас нет трудовой книжки, Департамент труда и социальной защиты рекомендует:
- В первую очередь обратиться к работодателю и запросить у него вашу трудовую книжку (иногда ее просто забывают забрать при увольнении).
- Если книжка действительно утеряна, подтвердить стаж можно другими документами: справками с мест работы, выписками из приказов, архивными справками, а также выпиской из электронной трудовой книжки.
Как оформить дубликат бумажной трудовой книжки?
Если вы принципиально хотите иметь бумажный документ на руках (например, для работы за рубежом или по старой привычке), вы можете оформить дубликат.
- Напишите заявление последнему работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.
- Работодатель в течение 15 дней должен оформить дубликат. В него будут внесены сведения об общем стаже до поступления на работу к данному работодателю (на основании предоставленных вами справок или данных СФР), а также записи о работе у него.
Потеря бумажной трудовой книжки — это неприятно, но уже не катастрофа. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) сделал процесс восстановления стажа гораздо проще. Главные шаги, которые нужно предпринять:
- Закажите выписку из ЭТК через Госуслуги или СФР, там будет отражен ваш недавний опыт работы.
- Запросите выписку из индивидуального лицевого счета в СФР для подтверждения более раннего стажа.
- Обратитесь к бывшим работодателям за справками.
- При устройстве на новую работу предоставьте работодателю форму СТД-ПФР.
Берегите свое время и документы! Даже если вы перешли на электронный формат, храните бумажную трудовую в надежном месте. А если вы все еще ведете только бумажную версию — обязательно сделайте копию всех страниц на случай утери оригинала.