С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура подсчета стажа кардинально изменилась. Если раньше кадровику или бухгалтеру достаточно было взять бумажную книжку, посчитать даты приема и увольнения и вывести итог, то сегодня процесс стал цифровым. Узнать общий стаж сотрудника можно несколькими способами: как самостоятельно работнику, так и по запросу работодателя.
Почему важно знать точный стаж?
Много лет стажа в трудовой книжке еще не гарантия хорошей пенсии: для работодателя и Социального фонда стаж считается по разным правилам. Размер пенсии, больничных и пособий зависит от стажа работника, однако учитываются разные виды стажа по-разному:
- Для расчета больничных и декретных пособий, работодателю нужен страховой стаж (периоды, когда за сотрудника уплачивались взносы в Социальный фонд). Именно он определяет процент оплаты больничного листа (60%, 80% или 100% от среднего заработка).
- Для назначения пенсии, Социальный фонд России (СФР) считает общий страховой стаж, который включает не только работу, но и так называемые нестраховые периоды (служба в армии, уход за ребенком до 1,5 лет, уход за инвалидом и т.д.).
Способ 1: Через портал Госуслуг (для работника)
Проверить свой трудовой стаж можно легко и быстро через Госуслуги. Трудовой стаж влияет на размер будущей пенсии, и чтобы убедиться, что данные учитываются правильно, работнику следует регулярно проверять выписку.
Где найти сведения в личном кабинете и как скачать выписку:
- Авторизация: Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или в приложении.
- Поиск услуги: В поисковой строке введите «Выписка о трудовой деятельности» или найдите услугу в разделе «Работа и занятость» -> «Трудовая книжка».
- Получение выписки: Система запросит данные из Социального фонда. Обычно ответ формируется от нескольких секунд до пары минут.
- Изучение результата: В выписке будет указан ваш общий страховой стаж на текущий момент, а также детализация по каждому месту работы (даты приема и увольнения, должность, основание).
- Скачивание: Выписку можно скачать в формате PDF или XML (для передачи работодателю) либо отправить ее копию на электронную почту.
Способ 2: Через кабинет Социального фонда России (для работника)
Поскольку именно СФР является оператором данных об электронных трудовых книжках, самый точный и полный источник информации — это личный кабинет на сайте Социального фонда (вход осуществляется через Госуслуги).
В разделе «Индивидуальный лицевой счет» можно не только увидеть общий стаж, но и проверить, за какие периоды работодателем уплачивались страховые взносы. Если какого-то периода работы нет, это повод обратиться к бывшему работодателю за уточнением отчетности.
Способ 3: Как узнать стаж сотрудника работодателю
В соответствии с законодательством, работодатель не имеет права в одностороннем порядке удаленно запрашивать выписку из ЭТК текущего или бывшего сотрудника через Госуслуги или СФР. Доступ к данным имеет только сам владелец сведений.
Поэтому, чтобы узнать стаж для расчета больничного, работодатель должен:
- Запросить у сотрудника сведения о трудовой деятельности. Сотрудник может предоставить их:
- В виде выписки, скачанной с Госуслуг (формат PDF или XML);
- В виде бумажной выписки, заверенной Социальным фондом или МФЦ;
- Через работодателя по последнему месту работы (если сотрудник перешел на ЭТК, он мог запросить у прошлого работодателя бумажную выписку из ЭТК при увольнении).
- Получить согласие: При приеме на работу сотрудник заполняет анкету или пишет заявление с указанием сведений о стаже, подтверждая их достоверность.
Что делать, если данные в ЭТК расходятся с реальностью?
Переход на электронный формат не исключает технических ошибок или человеческого фактора (например, если прошлый работодатель сдал отчетность с опечаткой в дате). Если при проверке стажа на Госуслугах вы обнаружили неучтенные периоды:
- Обратитесь к прошлому работодателю: Попросите уточнить, корректно ли были сданы отчеты ЕФС-1 в Социальный фонд. Если была ошибка, работодатель обязан сдать корректирующий отчет.
- Предоставьте подтверждающие документы: Если компания уже ликвидирована, стаж можно подтвердить трудовым договором, справкой от работодателя, выпиской из приказа, расчетными ведомостями или даже свидетельскими показаниями (в исключительных случаях).
- Обратитесь в СФР: Напишите заявление на перерасчет стажа через МФЦ или личный кабинет, приложив сканы подтверждающих документов.
Важный нюанс: бумажная и электронная книжка
Если сотрудник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и решил остаться на бумажном варианте, у него ведутся обе формы одновременно. В этом случае для подсчета общего стажа работодателю необходимо:
- Посчитать стаж по бумажной трудовой книжке (вручную или с помощью бухгалтерских программ).
- Учесть данные из выписки ЭТК (если сотрудник ее предоставил).
При этом нужно помнить, что дублирования периодов работы после 2020 года (если ведутся обе книжки) быть не должно — один и тот же период учитывается только один раз.
Электронная трудовая книжка значительно упростила процесс хранения данных о стаже, сделав его прозрачным и доступным онлайн. Главным инструментом для проверки стажа стал портал Госуслуг и кабинет СФР. Работодателю же для расчетов необходимо помнить, что доступ к данным он получает только через самого сотрудника, и для корректного расчета больничных важно своевременно запрашивать у работника актуальную выписку из ЭТК.