Согласно действующему законодательству Российской Федерации, ведение трудовой книжки на бумажном носителе остаётся актуальным для определённой категории работников. В 2025 году правила её оформления и хранения претерпели изменения, которые необходимо учитывать каждому работодателю.

Кого касается ведение бумажной трудовой книжки в 2025 году?

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ (ч. 8 ст. 2), с 1 января 2020 года:

• Новые работники, впервые поступающие на работу, получают электронную трудовую книжку (если не подали заявление о сохранении бумажной формы).
• Действующие работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, продолжают её вести в бумажном формате.
• Работодатели обязаны вести бумажные трудовые книжки для сотрудников, которые:
• не подали заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• работают в организациях, где по решению работодателя сохранена бумажная форма трудовой книжки;
• осуществляют трудовую деятельность в отдалённых или труднодоступных местностях.

Исключения:

Для лиц, впервые поступивших на работу после 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются, если они не подали соответствующее заявление.

Порядок ведения трудовой книжки: основные требования

Ведение трудовой книжки на бумажном носителе регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред. от );
• Приказом Минтруда России от № 320н (ред. от );
• Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1).

Оформление ьного листа

ьный лист трудовой книжки заполняется при:

• выдаче дубликата;
• оформлении вкладыша;
• первом трудоустройстве (если бумажная форма сохранена по решению работодателя).

Какие данные вносятся на ьный лист:

1. Фамилия, имя, отчество работника;
2. Дата рождения;
3. Образование;
4. Профессия или специальность;
5. Подпись владельца;
6. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.

Заполнение сведений о работе

Записи о приёме на работу, переводе, увольнении вносятся на основании:

• приказа о приёме на работу;
• приказа о переводе;
• приказа об увольнении;
• других распорядительных документов.

Правила заполнения:

• Записи делаются в точном соответствии с приказами;
• Используется шариковая ручка (чернила синего, фиолетового или чёрного цвета);
• Записи должны быть чёткими и разборчивыми;
• Не допускаются помарки, зачёркивания, подчистки;
• При ошибке делается корректирующая запись (в свободной строке указывается: «Запись за №__ недействительна. Внесена новая запись») с подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Сведения о награждениях и поощрениях

В трудовую книжку вносятся сведения о:

• награждениях за успехи в работе;
• поощрениях за трудовые достижения;
• присвоении почётных званий;
• награждении государственными наградами.

Вкладыши в трудовую книжку

Если все страницы трудовой книжки заполнены, оформляется вкладыш:

• Вкладыш выдаётся одновременно с трудовой книжкой;
• На вкладыше проставляется серия и номер трудовой книжки;
• Заполняется так же, как и трудовая книжка.

Хранение и учёт трудовых книжек

Ответственное лицо

Работодатель назначает ответственного за ведение и хранение трудовых книжек:

• Это может быть кадровик, секретарь или другой сотрудник;
• На него возлагается личная ответственность за сохранность документов;
• Его данные должны быть зафиксированы в приказе.

Книга учёта движения трудовых книжек

Ведётся Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 225).

Что фиксируется в книге учёта:

• Приход и расход бланков;
• Выдача трудовых книжек новым сотрудникам;
• Выдача дубликатов;
• Выдача вкладышей;
• Учёт испорченных бланков;
• Подпись ответственного лица.

Хранение бланков

Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчётности:

• В сейфе или металлическом шкафу;
• Доступ к ним имеют только ответственное лицо и руководитель;
• Выдача бланков оформляется заявкой с указанием количества и серии;
• Учёт движения бланков ведётся в специальной ведомости.

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся:

• В организации: до ликвидации или реорганизации;
• У работодателя: до увольнения работника;
• После увольнения: передаются на хранение в архив организации;
• Срок хранения трудовых книжек: 75 лет.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в последний день работы вместе с:

• справкой о сумме заработка за два года, предшествующих году увольнения;
• копиями документов, связанных с работой (по запросу работника).

Правила выдачи:

• Трудовая книжка выдаётся под роспись;
• В случае невозможности личной выдачи (например, болезнь работника) трудовая книжка отправляется по почте заказным письмом с уведомлением;
• Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку даже при наличии задолженности работника.

Выдача дубликата трудовой книжки

Работник имеет право получить дубликат трудовой книжки в случае:

• утраты;
• повреждения;
• непригодности для дальнейшего использования;
• неправильного оформления записей.

Порядок выдачи дубликата:

1. Работник пишет заявление на имя работодателя;
2. Работодатель проверяет наличие сведений в архиве;
3. Оформляется дубликат с указанием: «Дубликат. Выдан взамен трудовой книжки №__ от __.__.20__ г.»;
4. В дубликат переносятся все записи из оригинала;
5. Дубликат выдаётся под роспись.

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф: от 30 000 до 50 000 рублей;
• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для ИП: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Повторное нарушение: может повлечь дисквалификацию.

Кроме того, работник может обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда и обязании работодателя исправить ошибки.

Современные тенденции: электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка, которая постепенно вытесняет бумажную форму:

• Плюсы электронной трудовой:
• Защита от потери или повреждения;
• Возможность быстрого доступа к сведениям;
• Снижение административной нагрузки на работодателя;
• Автоматическое формирование отчётов.
• Как перейти на электронную трудовую:
• Работник подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Работодатель вносит сведения в государственную информационную систему;
• Сведения становятся доступны в личном кабинете работника на портале Госуслуги.

Однако бумажные трудовые книжки сохраняются для:

• работников, не подавщих заявление о переходе на электронную форму;
• организаций, где по решению работодателя сохранена бумажная форма;
• работников, трудовая деятельность которых связана с особыми условиями.

Чек-лист для работодателя: что нужно проверить в 2025 году

Чтобы избежать ошибок и штрафов, работодателю необходимо:

1. Проверить наличие бумажных трудовых книжек у действующих сотрудников;
2. Убедиться, что все записи в трудовых книжках соответствуют приказам;
3. Проверить ведение Книги учёта движения трудовых книжек;
4. Обеспечить сохранность бланков (сейф, металлический шкаф);
5. Назначить ответственное лицо и зафиксировать его в приказе;
6. Проверить порядок выдачи трудовых книжек при увольнении;
7. Обновить локальные нормативные акты (Положение о трудовой книжке, приказ о назначении ответственного лица);
8. Провести инструктаж с ответственным лицом по новым правилам 2025 года;
9. Своевременно сдавать отчёты в Пенсионный фонд и налоговые органы;
10. Следить за изменениями законодательства и оперативно вносить коррективы.

Ведение трудовой книжки на бумажном носителе в 2025 году остаётся обязательным для определённой категории работников, несмотря на внедрение электронных трудовых книжек. Работодатель несёт полную ответственность за правильность, сохранность и своевременность внесения записей.

Соблюдение всех правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ № 225, Приказом Минтруда России № 320н и Трудовым кодексом РФ, позволит избежать административных штрафов и судебных разбирательств.

Рекомендуется регулярно обновлять знания по данному вопросу, так как законодательство в сфере трудовых отношений постоянно совершенствуется.