Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом учете. При приеме новых сотрудников на работу бухгалтеры и кадровики регулярно сталкиваются с необходимостью корректного отражения выбора сотрудника относительно способа ведения трудовой книжки‚ особенно если этот выбор был сделан на предыдущем месте работы; Программы линейки 1С предоставляют для этого специальные инструменты‚ однако их неправильное использование часто приводит к ошибкам в отчетности‚ в частности в форме СЗВ-ТД.

В данной статье мы подробно разберем‚ как именно в программах 1С указывается способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы‚ на что обращать внимание при приеме на работу и как избежать частых ошибок.

Зачем нужно указывать способ ведения трудовой книжки с прежнего места работы?

Когда новый сотрудник приходит в компанию‚ он уже мог сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки у предыдущего работодателя. По закону работодатель обязан фиксировать этот выбор в своих учетных программах‚ так как эта информация напрямую влияет на:

• Формирование отчета СЗВ-ТД. При приеме на работу или увольнении Пенсионный фонд требует указывать‚ какой способ ведения ТК выбрал сотрудник.
• Кадровые отчеты. Например‚ в отчете «Штатные сотрудники» корректно отображается статус трудовой книжки только в том случае‚ если при приеме были заполнены соответствующие флажки.
• Выдачу документов при увольнении. Если сотрудник перешел на ЭТК‚ при увольнении ему выдается форма СТД-Р. Если остался на бумажной, выдается бумажная трудовая книжка.

Как заполнить данные в документе «Прием на работу»

В программах 1С (будь то 1С:ЗУП 8 или 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0) алгоритм действий при приеме на работу нового сотрудника схож. Для отражения выбора‚ сделанного у прежнего работодателя‚ используется специальный функционал в документе приема.

Пошаговая инструкция

1. Создание документа. Откройте документ «Прием на работу» или «Прием на работу списком».
2. Вкладка «Главное». Перейдите на вкладку «Главное» (в некоторых версиях раздел с трудовой книжкой может называться «Трудовая книжка» или находиться в левой части формы документа).
3. Установка флага. Найдите галочку «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» и установите ее.
4. Выбор способа. После установки флага станут доступны поля для уточнения информации. Вам нужно выбрать один из вариантов:
   • Переход на электронную трудовую книжку (формирование ЭТК).
5. Указание даты заявления. Обязательно укажите дату подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки‚ написанного сотрудником на прежнем месте работы. Эту дату можно узнать со слов самого сотрудника.

Что делать‚ если сотрудник трудоустраивается впервые?

Если сотрудник устраивается на работу впервые (ранее нигде не был трудоустроен)‚ то флаг «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» устанавливать не нужно! В этом случае необходимо установить флаг «Начало трудовой деятельности». В таком случае данному сотруднику по умолчанию будет формироваться электронная трудовая книжка‚ а бумажный бланк не заводится.

Частые проблемы и их решения

Несмотря на кажущуюся простоту‚ при заполнении данных о способе ведения ТК пользователи 1С часто сталкиваются с типичными проблемами.

Сотрудник не помнит‚ какой выбор он сделал на прошлом месте

На практике встречаются ситуации‚ когда новый работник не помнит‚ подавал ли он заявление на прежнем месте работы и какой вариант выбрал; В таком случае:

• Рекомендуется запросить у сотрудника выписку из электронной трудовой книжки (через портал Госуслуг или ПФР)‚ где будет указан его текущий статус.
• Если сотрудник настаивает на том‚ что выбрал бумажную трудовую книжку‚ эту информацию можно указать в 1С со слов работника.
• Если сомнения остаются‚ сотруднику необходимо написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в вашей организации‚ после чего бухгалтер должен создать соответствующий документ в 1С (например‚ документ «Выбор способа ведения трудовой книжки» в ЗУП).

Галочка «Способ ведения…» пропадает после проведения документа

Один из самых частых вопросов на бухгалтерских форумах: «Ставлю галочку в «Способ ведения‚ выбранный по предыдущему месту работы»‚ провожу документ — галочка исчезает!».

Это происходит в тех случаях‚ когда в программе уже зафиксирован выбор сотрудника (например‚ ранее был введен документ о выборе способа ведения ТК в вашей организации‚ или сотрудник был принят переводом). Программа считает данные актуальными и скрывает флаг‚ подставляя текущий способ ведения в отчеты. Если информацию нужно исправить‚ не следует пытаться поставить галочку заново в приеме — необходимо создать отдельный документ выбора способа ведения ТК.

Изменение данных после отправки СЗВ-ТД

Если вы уже отправили отчет СЗВ-ТД по приему сотрудника‚ а потом обнаружили‚ что способ ведения трудовой книжки (или дата заявления) был указан неверно‚ важно помнить следующее:

При исправлении информации в документе «Прием на работу» уникальный идентификатор мероприятия (UUID) не изменится. Это значит‚ что вам потребуется отправить корректирующую форму СЗВ-ТД с правильными данными‚ чтобы Пенсионный фонд актуализировал сведения в своей базе.

Влияние на отчетность и печать СТД-Р

Корректное заполнение флагов в документе «Прием на работу» критически важно для отчетов. Если флаг «Начало трудовой деятельности» или «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» не заполнен‚ в отчете «Штатные сотрудники» способ ведения может отображаться некорректно или пустовать.

Кроме того‚ при увольнении сотрудника‚ перешедшего на ЭТК‚ комплект документов должен обязательно включать отчет СТД-Р. Этот отчет формируется в 1С автоматически только в том случае‚ если в карточке сотрудника верно указано‚ что он выбрал электронную трудовую книжку (либо на прежнем месте работы‚ либо в вашей организации).

Функционал программ 1С позволяет без труда отразить способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы. Главное правило кадровика и бухгалтера — внимательно относиться к установке флагов в документе «Прием на работу»‚ не путать начало трудовой деятельности с выбором на предыдущем месте‚ и всегда указывать дату заявления. Это гарантирует корректную сдачу отчетности в ПФР и отсутствие штрафов за предоставление недостоверных сведений.