Трудовая книжка – документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, периоды работы, виды занятых должностей и основания увольнения. После прекращения трудовых отношений многие сотрудники задаются вопросом: «Как вернуть (или получить) трудовую книжку, если она была у работодателя?» В статье подробно рассматриваются все нюансы получения как бумажной, так и электронной трудовой книжки (ЭТК) после увольнения.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальное свидетельство о трудовой деятельности, которое оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 62‑66). В неё вносятся:
- данные о работодателе (наименование, ИНН, ОКПО);
- даты начала и окончания работы;
- должность, разряд, условия труда;
- основания увольнения.
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь каждый работник может выбрать бумажный или электронный вариант, а работодатели обязаны вести запись в том виде, который указан в их кадровой политике.
Ключевые изменения с 2026 года
- ЭТК стала обязательной для всех новых сотрудников, если работодатель использует электронный документооборот.
- Бумажную трудовую книжку можно заменить на электронную только по заявлению работника.
- Записи в ЭТК вносятся автоматически через систему «Госуслуги», а работник получает уведомление в личном кабинете.
Почему трудовую книжку нужно вернуть после увольнения?
Получение трудовой книжки после увольнения необходимо для:
- оформления нового места работы (работодатель обязан проверить наличие трудовой книжки);
- получения государственных льгот (пенсия, страховые выплаты, субсидии);
- подтверждения стажа при получении профессиональных сертификатов.
Как оформить получение трудовой книжки после увольнения?
Процедура зависит от того, какой вариант книжки у вас был – бумажный или электронный.
Бумажная трудовая книжка
Если у вас была обычная бумажная трудовая книжка, её возврат регулируется ст. 62 ТК РФ. Ниже – пошаговый алгоритм.
- Убедитесь, что запись об увольнении сделана правильно. Работодатель обязан ввести в книжку дату увольнения, основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) и подпись.
- Подготовьте документы для получения книжки:
- паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- трудовой договор (копия);
- приказ об увольнении (копия);
- заявление о возврате трудовой книжки (шаблон ниже).
- Подайте заявление работодателю. По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после её получения.
- Получите книжку лично. Если работодатель отказывается, обратитесь в службу занятости или в Трудовую инспекцию с жалобой.
Шаблон заявления о возврате трудовой книжки
______________________ (ФИО) ______________________ (паспорт, серия и номер) ______________________ (адрес) "___" __________ 2026 г. Руководителю ______________________ (наименование организации) Прошу выдать мне мою трудовую книжку № __________, находящуюся в вашем архиве, в связи с прекращением трудового договора № ______ от "___" __________ 2026 г. С уважением, ______________________ (подпись)
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК хранится в системе «Госуслуги». После увольнения вам необходимо убедиться, что запись внесена корректно, а доступ к ЭТК открыт.
- Проверьте статус ЭТК. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru → «Электронная трудовая книжка». Если запись об увольнении отсутствует, обратитесь к работодателю с требованием её внести.
- Сформируйте запрос на «выдачу» ЭТК. В разделе «Запросы» выберите «Получить выписку из трудовой книжки». Система сформирует PDF‑документ, который можно распечатать.
- Если доступ закрыт. Попросите работодателя снять ограничения (по ТК РФ работодатель обязан предоставить доступ к ЭТК в течение 3 дней).
- Сохраните копию. Рекомендуется скачать и распечатать выписку, а также сохранить электронный файл в надёжном месте.
Как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке?
Запись должна соответствовать требованиям ТК РФ (ст. 62). Ниже – типовые формулировки.
Увольнение по собственному желанию
«Уволен(а) по собственному желанию с «___» __________ 2026 г. (дата подачи заявления).»
Увольнение по соглашению сторон
«Уволен(а) по соглашению сторон с «___» __________ 2026 г. (дата подписания соглашения).»
Увольнение по инициативе работодателя (по сокращению штата)
«Уволен(а) по инициативе работодателя (сокращение штата) с «___» __________ 2026 г. (дата приказа).»
Во всех случаях запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
Сроки и ответственность работодателя
- Работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке (или в ЭТК) в течение трёх рабочих дней после увольнения.
- Выдача бумажной трудовой книжки также должна произойти в течение трёх рабочих дней после её получения работодателем.
- За несоблюдение сроков и отказ в выдаче предусмотрена административная ответственность – штраф для юридических лиц от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Что делать, если работодатель отказывается вернуть книжку?
- Письменный запрос. Отправьте работодателю официальное письмо (рекомендовано заказным письмом с уведомлением).
- Обращение в Трудовую инспекцию. Подайте жалобу в Госуслуги → Трудовая инспекция или в отдел по защите прав работников в вашем регионе.
- Судебный иск. В случае игнорирования требований – подайте иск в суд о принудительном возврате трудовой книжки и возмещении морального вреда.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить копию трудовой книжки, если оригинал утерян?
Да. По запросу в Пенсионный фонд РФ (ПФР) можно получить выписку о трудовом стаже, а также в системе «Госуслуги» – электронную копию записей.
Нужно ли возвращать трудовую книжку, если меня приняли на работу в другую компанию до официального увольнения?
Да. Трудовая книжка (или ЭТК) должна быть передана новому работодателю только после официального увольнения и оформления всех записей.
Как перевести бумажную книжку в электронную?
Заполните заявление «О переводе трудовой книжки в электронный вид» в отделе кадров, подпишите договор о передаче данных, после чего ваш профиль в системе «Госуслуги» будет связан с ЭТК.
Можно ли работать без трудовой книжки?
Теоретически – да, но большинство работодателей требуют её для подтверждения стажа. Отсутствие книжки может осложнить получение пенсии и социальных льгот.
Трудовая книжка – важный документ, который необходимо вернуть после увольнения. С 2026 года большинство компаний используют электронный вариант, но правила оформления и сроки остаются теми же. Следуйте пошаговой инструкции, проверяйте правильность записей и не бойтесь отстаивать свои права через Трудовую инспекцию или суд.
Помните, что своевременное получение (или доступа к) трудовой книжке ускорит процесс поиска новой работы и оформления пенсионных прав.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и официальных источников (Трудовой кодекс РФ, портал «Госуслуги», КоАП РФ). Дата публикации: 23 мая 2026 г.