Изменение фамилии работника – одно из самых распространённых событий, требующих корректировки кадровых документов. Трудовая книжка, как основной документ, подтверждающий трудовой стаж и занимаемые должности, должна отражать актуальные паспортные данные сотрудника. Ниже подробно рассмотрено, кто именно отвечает за внесение таких изменений, какие нормативные акты регулируют эту процедуру и как правильно оформить запись в трудовой книжке.

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69, ред. от ).
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 57, 65, 66) – требования к ведению трудовых книжек и внесению в них сведений.
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе» (для госслужащих) – аналогичные положения о внесении изменений.
• Письма и разъяснения Роструда, Минтруда и КонсультантПлюс (например, разъяснение от о смене фамилии между работодателями).

Согласно пункту 2.3 Инструкции, изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании документов, подтверждающих изменение личных данных (паспорт, свидетельство о браке, о разводе, решение суда и т.п.) с указанием их номера и даты.

Кто отвечает за внесение изменения фамилии?

Ответственность за корректное ведение трудовой книжки возлагается на работодателя, а конкретно – на подразделение или должностное лицо, уполномоченное вести кадровую документацию. В большинстве организаций эту функцию выполняют:

1. Кадровик (специалист по кадрам) – непосредственно вносит запись в трудовую книжку и оформляет сопроводительные документы (приказ, заявление).
2. Руководитель отдела кадров или HR‑менеджер – контролирует правильность оформления, ставит свою подпись и печать организации.
3. Бухгалтер (в небольших компаниях) – может выполнять функции кадровика при отсутствии отдельного кадрового подразделения.

Важно: работник сам не вносит изменения в свою трудовую книжку. Он лишь предоставляет необходимые документы и пишет заявление об изменении личных данных.

Порядок действий при смене фамилии

Ниже представлен пошаговый алгоритм, который следует соблюдать кадровику:

1. Получение документов от сотрудника – копия нового пастра (или иного документа, подтверждающего изменение фамилии), заявление об изменении личных данных.
2. Издание приказа (распоряжения) об изменении учётных данных работника. В приказе указываются:
   • ФИО сотрудника (старое и новое);
   • Основание – номер и дата документа (паспорт, свидетельство о браке и т.д.);
   • Дата внесения изменений;
   • Ответственное лицо (ФИО, должность).
3. Внесение записи в трудовую книжку:
   • В разделе «Сведения о работе» (или в отдельном блоке «Личные данные») делается запись вида:

   «Фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова» на основании паспорта серии № 1234 № 567890, выданного ОВД г. Москвы .»

4. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
5. Обновление сопутствующих документов – трудовой договор, личная карточка сотрудника (форма Т‑2), электронные кадровые системы, страховые полисы и т.д.
6. Хранение копий документов – в личном деле сотрудника хранятся копии паспорта, заявления и приказа на протяжении всего периода хранения трудовых книжек (50 лет).

Особенности, если фамилия изменилась между работодателями

Ситуация, когда сотрудник меняет фамилию после увольнения от одного работодателя и до трудоустройства к другому, часто вызывает вопросы. Согласно разъяснениям Роструда и Минтруда:

• Бывший работодатель не обязан вносить изменения в трудовую книжку после её выдачи сотруднику, если запись о работе уже сделана и книжка выдана на руки. Однако, если трудовая книжка всё ещё находится у бывшего работодателя (например, не выдана из-за отсутствия заявления), он обязан внести изменение.
• Новый работодатель при приёме на работу должен проверить актуальность данных в трудовой книжке. Если фамилия в книжке не соответствует паспорту нового сотрудника, новый работодатель обязан внести исправление до первого дня работы (или в течение первых трёх дней, если книжка была передана позже).
• Таким образом, ответственность лежит на том работодателе, у которого в момент смены фамилии находится трудовая книжка. Если книжка уже у сотрудника – новый работодатель.

Пример из практики: сотрудник уволился , фамилия изменилась по браку, а новая работа началась . Новый работодатель получает трудовую книжку от сотрудника, видит несоответствие фамилии и вносит запись на основании свидетельства о браке.

Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке

Запись № 12
Сведения об изменении личных данных:
Фамилия изменена с «Сидорова» на «Кузнецова» на основании паспорта серии 45 № 1234567, выданного ОВД г. Санкт‑Петербург .
Подпись: ______________________ (И.О. Петров, специалист отдела кадров)
Печать организации: [круглая печать]

Запись делается черными чернилами, без исправлений и зачёркиваний. При необходимости можно использовать отдельную строку с пометкой «Исправлено верно» и подписью ответственного лица.

Ответственность за нарушение порядка внесения изменений

Несвоевременное или некорректное внесение записи о смене фамилии может повлечь:

• Отказ в назначении пенсии из‑за несоответствия данных в трудовой книжке и паспоте;
• Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) – от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц;
• Возможные трудовые споры и репутационные риски для организации.

Поэтому рекомендуется вести журнал учёта изменений личных данных, где фиксируются даты получения документов, номера приказов и подписи ответственных лиц.

Внесение изменения фамилии в трудовую книжку – обязанность работодателя, осуществляемая через кадровую службу (кадровика, HR‑менеджера или бухгалтера). Процедура регламентирована Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Трудовым кодексом РФ. Алгоритм действий включает получение подтверждающих документов, издание приказа, непосредственную запись в книжку с указанием основания и заверение подписью и печатью. При смене фамилии между работодателями ответственность лежит на том работодателе, у которого находится трудовая книжка на момент изменения: бывший работодатель, если книжка ещё не выдана, либо новый работодатель, если книжка уже у сотрудника.

Соблюдение указанных правил гарантирует корректность кадрового учёта, защищает права работника при назначении пенсии и социальных выплат, а также минимизирует риски административной ответственности для организации.