В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным форматом для большинства работодателей‚ но при этом бумажная трудовая книжка остаётся актуальной в ряде случаев․ Если сотрудник уже выбрал электронный формат‚ как правильно вести бумажную книгу? Ниже – подробный разбор требований‚ порядок оформления и примеры записей․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в электронном реестре Пенсионного фонда России; В ней фиксируются все места работы‚ должности‚ даты начала и окончания трудового договора‚ а также сведения о начислениях и выплатах․
Преимущества ЭТК:
- Доступность 24 ч/день через портал Госуслуг и приложение «Мой ПФ»․
- Упрощённый процесс выдачи и обновления сведений․
- Минимизация бумажных носителей и связанных с ними затрат․
Когда бумажная трудовая книжка всё ещё нужна?
Согласно Порядка 320н (п․ 35) и последующим поправкам‚ бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в следующих случаях:
- Сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку и не подал заявление о переходе на электронный формат․
- Сотрудник сменил работу после 1 января 2020 г․ и сохранил бумажную книгу․
- При приёме на работу в 2026 г․ сотрудник имеет бумажную трудовую книжку‚ но не подал заявление о переходе․
В этих ситуациях работодатель обязан вести записи параллельно в бумажной и электронной трудовой книжке․
Что записывается в бумажную трудовую книжку при выборе ЭТК?
При выдаче сотруднику бумажной трудовой книжки‚ если он выбрал электронный формат‚ в неё вносится следующая запись:
- Дата выдачи бумажной книги․
- Сведения о заявлении сотрудника о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Подпись руководителя (или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек)․
- Печать организации (если есть)․
Пример записи (формат‚ который можно использовать в бумажной книге):
Внесено: [ФИО руководителя] Подпись: _____________ Печать: _____________ Заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) было получено и зафиксировано․ Сотруднику выдана бумажная трудовая книжка на руки․ Ответственность за хранение и ведение бумажной книги переходит к сотруднику․
Эта запись подтверждает‚ что сотрудник получил бумажную книгу‚ но дальнейшая ответственность за её хранение и обновление лежит на сотруднике․
Как оформить заявление сотрудника о переходе на ЭТК?
Сотрудник должен подать письменное заявление (или заполнить электронную форму‚ если такая доступна) о переходе на электронный формат․ В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника․
- Дата рождения․
- СНИЛС․
- Паспортные данные (номер‚ серия‚ дата выдачи)․
- Согласие на хранение и обработку персональных данных в электронном реестре․
После получения заявления работодатель оформляет запись в бумажной книге (см․ пункт 3) и передаёт сведения в Пенсионный фонд для обновления ЭТК․
Что делать‚ если сотрудник не подал заявление о переходе?
Если сотрудник до сих пор не подал заявление‚ работодатель обязан вести запись в бумажной трудовой книге как обычно․ При этом в ЭТК записываются только сведения о трудовой деятельности‚ но без подтверждения перехода․ Это означает‚ что до момента подачи заявления сведения в бумажной книге остаются обязательными․
Как проверить‚ что у сотрудника уже есть ЭТК?
Сотрудник может проверить наличие ЭТК через портал Госуслуг или приложение «Мой ПФ»․ Для работодателя можно запросить у сотрудника скриншот выписки из ЭТК или попросить предоставить копию заявления о переходе․
Практические рекомендации для работодателя
- Проверьте наличие бумажной трудовой книжки․ Если сотрудник её имеет‚ уточните‚ подал ли он заявление о переходе․
- Соберите документы․ Попросите сотрудника предоставить паспорт‚ СНИЛС и заявление о переходе․
- Внесите запись в бумажную книгу․ Используйте шаблон из пункта 3․
- Отправьте данные в ПФР․ Через портал Госуслуг или через специализированный сервис кадровой службы․
- Обновляйте обе книги․ При каждом изменении трудового договора (присоединение‚ увольнение‚ изменение должности) вносите запись в бумажную и электронную книги․
- Храните копии․ Сохраняйте копии заявлений и записей в электронном виде в течение 3 лет․
Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году не отменяет обязательства работодателя вести бумажную книгу‚ если сотрудник её сохранил․ Важно правильно оформить запись о выдаче бумажной книги и о заявлении сотрудника о переходе на ЭТК․ Это обеспечит законность и прозрачность трудовых отношений‚ а также защитит интересы как работодателя‚ так и сотрудника․
Для более детальной информации можно обратиться к Порядку 320н‚ а также к официальным инструкциям Пенсионного фонда России и порталу Госуслуг․