С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для значительной части сотрудников. Ведение бумажной трудовой книжки в программе 1С:ЗУП 3.0 требует внимательного подхода, особенно в условиях параллельного использования двух форм ведения — электронной и бумажной. В этой статье мы подробно разберём, как правильно настроить и вести бумажную трудовую книжку в 1С:ЗУП, какие документы оформлять, как избежать ошибок и как работать с сотрудниками, выбравшими сохранение бумажного варианта.

Почему бумажная трудовая книжка ещё нужна?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Бумажная трудовая книжка — сохраняется в физическом виде, заполняется вручную или с помощью программного обеспечения, включая 1С:ЗУП.

Важно! Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, то работодатель обязан вести оба варианта одновременно — и бумажную, и электронную книжку. Это правило остаётся в силе и в 2026 году.

Как настроить ведение бумажной трудовой книжки в 1С:ЗУП 3.0

Шаг 1: Настройка параметров учёта

1. Перейдите в меню: «Настройки» → «Параметры учёта».
2. В разделе «Трудовые книжки» убедитесь, что установлен флажок: «Вести бумажные трудовые книжки».
3. Проверьте, что опция «Вести электронные трудовые книжки» также включена, это необходимо для совместного ведения.
4. Сохраните изменения.

Шаг 2: Настройка шаблонов печати

Для корректной печати записей в бумажную трудовую книжку необходимо настроить печатные формы:

• Перейдите в «Настройки» → «Печатные формы» → «Трудовая книжка».
• Выберите шаблон «Трудовая книжка (форма ТК-1)» — он соответствует утверждённой форме ПФР.
• Убедитесь, что в шаблоне указаны:
  • Полное наименование организации (с ОГРН и ИНН)
  • Реквизиты подписей (ФИО, должность, печать)
  • Правильные номера строк и порядок заполнения

Работа с новыми сотрудниками: бумажная книжка

Ситуация 1: Сотрудник пришёл с бумажной трудовой книжкой

Если новый сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку, действуйте по алгоритму:

1. Создайте карточку сотрудника в 1С:ЗУП через документ «Прием на работу».
2. В разделе «Трудовая книжка» укажите:
   • Тип трудовой книжки — «Бумажная»
   • Номер книжки — введите номер, указанный на обложке
   • Дата выдачи — дата, указанная в книжке
   • Кем выдана — наименование организации, выдавшей книжку
3. В графе «Сведения о трудовой деятельности» вручную введите данные, указанные в книжке (если они не переданы через ПФР).
4. Печатайте документ «Запись в трудовую книжку», он автоматически сформируется на основе приёма на работу.
5. Внесите запись в бумажную книжку сотрудника, скрепив её печатью и подписью ответственного лица.

Ситуация 2: Сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажной книжки

Если сотрудник не подал заявление до , то по закону вы обязаны вести обе книжки. В этом случае:

• В карточке сотрудника в 1С:ЗУП укажите оба типа трудовых книжек — и бумажную, и электронную.
• При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) формируйте записи в обоих форматах.
• Электронная запись автоматически передаётся в ПФР через сервис «Отправка сведений в ПФР».
• Бумажная запись — печатается и вносится в физическую книжку.

Как оформить записи в бумажной трудовой книжке через 1С:ЗУП

Все кадровые движения (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.) оформляются через соответствующие документы в 1С:ЗУП. Программа автоматически формирует записи, соответствующие требованиям Правил ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ).

Пример: Приём на работу

1. Создайте документ «Прием на работу».
2. Укажите реквизиты трудовой книжки (номер, дата выдачи, кем выдана).
3. Заполните должность, подразделение, дату начала работы.
4. Нажмите «Запись в трудовую книжку» — программа сгенерирует текст записи в соответствии с формой ТК-1.
5. Печатайте форму и вносите в бумажную книжку.

Формулировка записи должна быть точной:

«Принят на работу в должности [должность] с [дата] по [подразделение]»

Пример: Увольнение

При увольнении:

• Создайте документ «Увольнение».
• Укажите основание увольнения (статья ТК РФ).
• Программа сформирует запись вида:
  

  «Уволен по [основание] (статья ___ ТК РФ)»

• Печатайте форму и вносите в бумажную книжку.
• Выдайте сотруднику книжку с последней записью и копию приказа об увольнении.

Особенности работы с сотрудниками, выбравшими ЭТК

Если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки до , то:

• В карточке сотрудника в 1С:ЗУП укажите тип трудовой книжки — «Электронная».
• Бумажная книжка не ведётся — в неё не вносятся новые записи.
• При увольнении выдаётся форма СТД-Р — справка о трудовой деятельности, сформированная в 1С:ЗУП через документ «Форма СТД-Р».
• Форма СТД-Р содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника и заверяется печатью и подписью.

Важно!

Если сотрудник ранее работал в организации до 2021 года и имеет бумажную книжку, но в 2021 году подал заявление на переход на ЭТК, то:

• Все записи, сделанные до 2021 года, остаются в бумажной книжке.
• С 2021 года — все кадровые события вносятся только в ЭТК.
• Бумажная книжка не обновляется, но хранится в архиве.

Как избежать ошибок при ведении бумажной трудовой книжки

1. Не вносите записи от руки — все записи должны формироваться через 1С:ЗУП и печататься на принтере. Ручная запись — нарушение.
2. Сверяйте номера книжек, при приёме на работу проверяйте, что номер в книжке совпадает с введённым в программе.
3. Не удаляйте записи — даже если запись сделана ошибочно, её нельзя вычёркивать. Исправление — только через дополнительную запись с указанием ошибки.
4. Храните книжки в сейфе — согласно ТК РФ, трудовые книжки хранятся в организации в течение 75 лет после увольнения.
5. Регулярно проверяйте передачу данных в ПФР — даже при ведении бумажной книжки, если сотрудник не отказался от ЭТК, данные должны передаваться в электронном виде.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник потерял книжку, необходимо:

1. Получить от него заявление об утрате.
2. Запросить в предыдущих работодателях выписки о трудовой деятельности (если возможно).
3. В 1С:ЗУП создать документ «Выдача дубликата трудовой книжки».
4. Сформировать новую книжку с пометкой «Дубликат».
5. Внести все известные сведения о трудовой деятельности, указав источники (приказы, справки).
6. Выдать дубликат сотруднику и сохранить копию в архиве.

Несмотря на активное развитие электронных сервисов, бумажная трудовая книжка в 2026 году остаётся юридически значимым документом для миллионов россиян. Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет эффективно и безошибочно вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки, обеспечивая полное соответствие законодательству РФ.

Ключевые выводы:

• Ведение бумажной трудовой книжки — обязательно, если сотрудник не подал заявление об отказе.
• Все записи должны формироваться через 1С:ЗУП, а не вручную.
• При увольнении сотрудника с бумажной книжкой — выдаётся сама книжка.
• При увольнении сотрудника с ЭТК — выдаётся форма СТД-Р.
• Регулярно проверяйте настройки в 1С:ЗУП и передачу данных в ПФР.

Правильное ведение трудовых книжек — залог законности кадровой работы, избежания штрафов и сохранения доверия сотрудников. Не пренебрегайте бумажными книжками — они до сих пор являются основой трудового стажа для большинства россиян.

Совет: Обязательно проведите инструктаж для кадровых сотрудников по работе с трудовыми книжками в 1С:ЗУП — это снизит риски ошибок и повысит качество работы кадровой службы.