С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), новый формат учёта трудового стажа работников, предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от ; С этого момента работодатели обязаны не только вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, но и внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты, включая Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию, как грамотно прописать электронные трудовые книжки в ПВТР, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и обеспечить прозрачность взаимодействия с сотрудниками.

Почему необходимо менять ПВТР?

Правила внутреннего трудового распорядка — это внутренний документ организации, регулирующий порядок приёма, перевода, увольнения, поощрения и дисциплинарного воздействия на работников. До 2020 года в ПВТР обычно упоминалась бумажная трудовая книжка как единственный документ, подтверждающий трудовой стаж. Теперь, согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работник может предъявить сведения о трудовой деятельности в электронном виде (по форме СТД-Р) вместо бумажной трудовой книжки.

Если в ПВТР не будут внесены изменения, это может привести к:

• неправомерному отказу в приёме на работу по причине отсутствия бумажной трудовой книжки;
• нарушению процедуры увольнения, если работник не получил сведения о трудовой деятельности;
• претензиям со стороны трудовой инспекции и штрафам до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Где в ПВТР нужно внести изменения?

Изменения в ПВТР должны касаться тех разделов, где упоминается трудовая книжка. Основные разделы, требующие корректировки:

1. Приём на работу — указание, что работник может предъявить сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р) или бумажную трудовую книжку.
2. Перевод на другую работу — уточнение, что при переводе сведения о трудовой деятельности передаются в электронном виде через работодателя.
3. Увольнение, порядок выдачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде, включая случаи, когда работник отсутствует в день увольнения или отказывается получить сведения.
4. Поощрение и дисциплинарные взыскания, если в этих разделах упоминается трудовая книжка как документ, подтверждающий стаж (например, для премий или повышений), необходимо добавить ссылку на электронные сведения.

Примеры правок в текст ПВТР

Раздел: «Приём на работу»

Было:
«При поступлении на работу работник обязан предъявить трудовую книжку, установленные документы и справки».

Стало:
«При поступлении на работу работник обязан предъявить трудовую книжку в бумажном виде или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р), полученные через работодателя или портал Госуслуг. Работодатель вправе запросить сведения о трудовой деятельности в электронном виде через Единую информационную систему, если работник не предоставил бумажную трудовую книжку».

Раздел: «Увольнение»

Было:
«В день увольнения работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении».

Стало:
«В день увольнения работнику выдаётся трудовая книжка в бумажном виде или предоставляются сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р) в соответствии с требованиями статьи 66.1 ТК РФ. Если работник отсутствует в день увольнения или отказывается получить сведения, работодатель направляет электронные сведения через Единую информационную систему, а уведомление о предоставлении сведений направляется работнику по адресу электронной почты, указанному в заявлении, или заказным письмом по месту жительства; Срок предоставления сведений — не позднее трёх рабочих дней со дня увольнения».

Раздел: «Перевод на другую работу»

Было:
«При переводе на другую работу работник обязан предоставить трудовую книжку для внесения записи».

Стало:
«При переводе на другую работу работник обязан предоставить трудовую книжку в бумажном виде или подтвердить наличие сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Работодатель обязан внести соответствующие записи в электронную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с даты приказа о переводе».

Как оформить изменения в ПВТР: пошаговая инструкция

1. Проведите анализ текущего ПВТР — найдите все упоминания трудовой книжки.
2. Подготовьте проект изменений — сформулируйте новые формулировки, как показано выше.
3. Ознакомьте работников с проектом — в соответствии со статьёй 19 ТК РФ, изменения в ПВТР, затрагивающие права работников, должны быть согласованы с профсоюзом (если есть) и доведены до сведения работников под подпись не менее чем за два месяца до введения в действие.
4. Издайте приказ о внесении изменений — образец приказа приведён ниже.
5. Ознакомьте всех работников с новой редакцией ПВТР — под роспись, в т.ч. тех, кто работает на удалёнке (через электронную подпись или почту).
6. Обновите должностные инструкции, ответственность за ведение ЭТК должна быть закреплена за кадровиком или бухгалтером.

Образец приказа о внесении изменений в ПВТР

ПРИКАЗ

о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка

г. [Название города]
[Дата] № [Номер приказа]

В целях исполнения требований Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и в соответствии со статьёй 19 Трудового кодекса РФ, приказываю:

1. Внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка организации, утверждённые приказом № [номер] от [дата], в части, касающейся ведения трудовых книжек:
• в разделе «Приём на работу» — дополнить пункт [номер] новой формулировкой, указанной в Приложении № 1;
• в разделе «Увольнение» — дополнить пункт [номер] новой формулировкой, указанной в Приложении № 2;
• в разделе «Перевод на другую работу» — дополнить пункт [номер] новой формулировкой, указанной в Приложении № 3.
2. Назначить ответственным за ведение электронных трудовых книжек кадрового работника [ФИО, должность].
3. Ознакомить всех работников с изменённой редакцией ПВТР под подпись не позднее [дата].
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [ФИО, должность].

Генеральный директор
[ФИО] ___________________

Приложения:
№ 1, Изменения в раздел «Приём на работу»
№ 2 — Изменения в раздел «Увольнение»
№ 3 — Изменения в раздел «Перевод на другую работу»

Что делать с бумажными трудовыми книжками?

Важно понимать: введение электронных трудовых книжек не отменяет бумажные. Работник имеет право:

• оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодатель продолжает вести её в бумажном виде;
• перейти на электронный формат — тогда работодатель прекращает вести бумажную книжку и начинает вести сведения в ЭТК.

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

• в течение 3 рабочих дней выдать ему бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на электронный формат;
• начать вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде с даты подачи заявления.

Ответственность и контроль

Работодатель обязан:

• своевременно передавать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через специализированный оператор (например, СБЕР, Сбербанк-АСК и др.);
• обеспечить сохранность и конфиденциальность данных;
• выдавать сведения о трудовой деятельности по запросу работника в течение 3 рабочих дней;
• в случае увольнения — предоставить сведения в электронном виде, даже если работник не явился за бумажной книжкой.

Внесение изменений в ПВТР — это не формальность, а обязательное требование законодательства. Грамотно оформленные правила помогут избежать споров с работниками, проверок трудовой инспекции и штрафов. Главное — не просто заменить слово «трудовая книжка» на «электронная трудовая книжка», а четко прописать процедуры взаимодействия: как работник подаёт заявление, как ему выдают сведения, что делать, если он отсутствует, и кто отвечает за ведение ЭТК.

Не забудьте:

• всегда получать письменное заявление от работника о выборе формата трудовой книжки;
• сохранять копии заявлений и приказов не менее 5 лет;
• регулярно обучать кадровую службу новым требованиям — законодательство в этой сфере продолжает развиваться.

Электронные трудовые книжки — это удобно, безопасно и соответствует современным стандартам. Правильно оформленный ПВТР — ваша защита и залог бесперебойной работы кадрового процесса.

Важно! На 2026 год все работодатели обязаны полностью перейти на электронный формат ведения трудовой деятельности, если работник не подал заявление об отказе; Не откладывайте обновление ПВТР — закон требует этого уже сегодня.