Запись об увольнении – один из ключевых элементов трудовой книжки. При её отсутствии или ошибке в оформлении возникают сложности как у работодателя, так и у сотрудника. Ниже изложены все необходимые шаги, нормативные ссылки и практические рекомендации, которые помогут исправить ситуацию без нарушения трудового законодательства.

Почему может пропустить запись об увольнении?

• Ошибка в оформлении при оформлении приказа об увольнении;
• Забыли внести запись в книжку после факта увольнения;
• Запись была сделана не в той книжке (например, у предыдущего работодателя);
• Неправильное нумерация страниц или порядок записей.

По пункту 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если запись о факте увольнения пропущена, её можно добавить позже, но только после подтверждения соответствующим документом (приказом, договором, справкой).

Какие документы подтверждают необходимость внесения записи?

Для корректного внесения пропущенной записи требуется официальное подтверждение:

1. Приказ (распоряжение) об увольнении – основной документ, подписанный руководителем и печатью организации.
2. Справка о переводе (если увольнение связано с переводом в другой отдел/организацию).
3. Копия трудовой книжки предыдущего работодателя – подтверждает отсутствие записи.
4. Согласие сотрудника на внесение изменений (подпись в конце записи).

Если документ отсутствует, его необходимо восстановить, запросив у предыдущего работодателя или оформив новый приказ, мотивирующий необходимость исправления записи.

Пошаговая инструкция по внесению пропущенной записи

Подготовка к внесению

• Определите номер страницы и последовательный номер записи, после которого будет вставлена новая строка.
• Убедитесь, что в книжке есть место для новой записи (не переполнена). При необходимости используйте переплетение или дополнительный лист с отметкой «дополнение».
• Подготовьте штамп или печать с формулировкой «Увольнение» (по пункту 320н допускается использовать штампы как полностью, так и частично).

Формулировка записи

Согласно пункту 27 Правил, запись должна содержать:

1. Наименование организации (полное, без сокращений).
2. Порядковый номер записи (следующий после последней имеющейся записи об увольнении).
3. Дата увольнения (фактическая дата, указанная в приказе).
4. Причина увольнения (по статье 81 ТК РФ, если применимо).
5. Подпись руководителя и печать организации.

Пример готовой записи:

ООО «Пример» 15
Увольнение по собственному желанию 

Оформление подписи и печати

• Подпись руководителя – обязательна.
• Печать организации ставится рядом с подписью.
• Если запись вносится не в оригинальную книжку, но в копию, указывается «Копия», но оригинальная запись должна быть подтверждена оригиналом приказа.

Заверение записи

После внесения новой записи необходимо:

1. Получить подпись сотрудника о согласии с внесёнными данными.
2. При необходимости заверить запись печатью организации.
3. Внести отметку о «заверении» внизу страницы (например, «Заверено ___________________» с подписью и датой).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный порядковый номер – перед добавлением новой записи проверьте, какой номер уже используется.
• Отсутствие даты – дата должна соответствовать дате в приказе.
• Несоответствие причины увольнения – используйте формулировку из приказа, а не произвольные слова.
• Отсутствие подписи сотрудника – без неё запись может быть оспорена.

Для контроля качества рекомендуется:

1. Проводить внутренний аудит трудовой документации раз в квартал.
2. Ведить журнал внесения изменений, где фиксируются даты, номера записей и подписи ответственных.
3. При возникновении сомнений обращаться к юристу по трудовому праву.

Примеры корректного оформления

Пример 1: Добавление записи об увольнении после пропуска

ООО «Тест» 23
Увольнение по соглашению сторон 
Подпись: ___________________ (Сотрудник)
Печать: ___________________

Пример 2: Внесение пропущенной записи о переводе

ООО «Тест» 24
Перевод в отдел «Бухгалтерия» 

В этом случае в графе «Причина увольнения» указывается «Перевод в другой отдел», а в последующей записи ставится обычная запись об увольнении.

Вопросы, которые часто задают аудиторам

• «Можно ли вносить запись об увольнении без приказа?» – Нет, запись обязана подкрепляться официальным документом.
• «Что делать, если запись была сделана в другой книжке (у бывшего работодателя)?» – Необходимо запросить у бывшего работодателя подтверждающий документ и внести данные в текущую книжку.
• «Нужна ли подпись сотрудника, если запись вносится позже?» – Да, подпись обязательна, иначе запись может быть оспорена.

Краткое резюме

1. Получите официальный документ, подтверждающий увольнение (приказ, распоряжение).
2. Определите место для новой записи в книжке и правильный порядковый номер.
3. Сформулируйте запись согласно требованиям пунктов 27 и 28 Правил.
4. Внесите запись, поставьте подпись руководителя и печать.
5. Получите подпись сотрудника о согласии.
6. Заверьте запись отметкой «Заверено» и датой.
7. Сохраните копию всех документов в деле сотрудника.

Соблюдая эти шаги, вы сможете корректно поправить пропущенную запись об увольнении в трудовой книжке, избежать проблем при проверках и обеспечить юридическую чистоту кадровых документов.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.