Запись о полученном образовании – один из ключевых элементов трудовой книжки. Правильное оформление позволяет избежать недоразумений при приёме на работу, при оформлении отпусков и при оформлении документов на пенсию. В этой статье мы разберём, как правильно внести сведения об образовании в трудовую книжку, какие документы требуются, как оформить ьный лист и вкладыш, а также как исправлять ошибки.
Правовая основа
Основные нормы регулируются:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об образовании в трудовых книжках»;
- Инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек (утверждена Министерством труда и социальной защиты РФ);
- Современными рекомендациями Системы Главбух (для бухгалтеров и кадровых специалистов).
Все сведения о образовании вносятся на основании оригинального документа об образовании (диплома, аттестата, справки) и фиксируются в соответствующих полях трудовой книжки.
Где вносится информация об образовании?
Записи о полученном образовании размещаются в двух местах:
- ьный лист – в поле «Образование» (или «Квалификация»). Здесь указываются:
- Уровень образования (среднее профессиональное, высшее, магистратура и т.д.);
- Наименование учебного заведения;
- Год окончания обучения;
- Номер и дату выдачи диплома (при наличии).
- Раздел «Сведения о работе»** – если на ьном листе закончились строки, запись переносится в раздел «Сведения о работе» (п. 3.1 Инструкции, п. 21 Правил).
Если в ьном листе не хватает места, допускается вшить вкладыш в трудовую книжку; При этом вкладыш оформляется так же, как и основной документ, и привязывается к первой странице.
Как правильно оформить запись об образовании
Ниже приведён образец записи в зависимости от ситуации.
Первичная запись (при приёме на работу)
Заполняется отдельной строкой, например:
Образование: Высшее, МГИМО, 2015 г., диплом № 123456.
Если образование получено заочно, указывается тип обучения: «Заочное» или «Очно-заочное».
Дополнительное образование (после получения первой работы)
В случае получения нового диплома (например, магистратуры) вносится дополнительная запись, разделяя её запятой от предыдущей:
Образование: Высшее, МГИМО, 2015 г., диплом № 123456; Магистратура, МГУ, 2020 г., диплом № 654321.
Зачеркивать уже существующую запись нельзя – её нужно просто дополнить.
Исправление ошибки
Если в записи допущена ошибка (неверное название учебного заведения, дата и т.п.), то:
- Вносится правильная информация рядом с ошибочной (обычно через запятую);
- Ошибочная запись остаётся видимой, но отмечается, что она заменена;
- При необходимости вносится отметка «исправлено» с указанием даты и подписи руководителя.
Пример исправления:
Образование: Высшее, МГИМО, 2015 г., диплом № 123456; (исправлено: Магистратура, МГУ, 2020 г., диплом № 654321, ).
Оформление вкладыша
Если на ьном листе закончились места, вкладыш оформляется следующим образом:
- Вкладыш пришивается к первой странице трудової книжки;
- На первой странице в правом верхнем углу ставится отметка «Вкладыш»;
- Записи в вкладыше оформляются тем же способом, что и в основной книге;
- В конце вкладыша ставится подпись руководителя и печать организации.
Вкладыш не требует отдельного штампа, но обязательно подписывается уполномоченным лицом.
Примеры заполнения полей
Ниже – несколько типовых примеров, которые можно использовать как шаблон.
- Пример 1 – Сотрудник с высшим образованием:
Образование: Высшее, Российский государственный университет экономики, 2012 г., диплом № 789012.
- Пример 2 – Сотрудник с дополнительным образованием:
Образование: Высшее, Московский государственный университет, 2014 г., диплом № 345678; Магистратура, Высшая школа экономики, 2018 г., диплом № 876543.
- Пример 3 – Сотрудник с заочным образованием:
Образование: Высшее, Академия управления, 2016 г., заочное, диплом № 112233.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи об образовании?
Ответ: В этом случае оформляется вкладыш, который пришивается к первой странице. Запись в вкладыше оформляется так же, как и в основной части.
Вопрос: Нужно ли ставить штамп при внесении записи об образовании?
Ответ: Штамп ставится только при оформлении вкладыша или при подтверждении копий документов. В основной записи штамп не обязателен, но подпись руководителя обязательна.
Вопрос: Как оформить запись, если образование получено за границей?
Ответ: Указываются полное название зарубежного учебного заведения, страна, год окончания, а также номер и серия диплома. При необходимости – указывается перевод диплома и его нотариальное легитимирование.
Правильное оформление сведений об образовании в трудовой книжке – важный аспект документооборота. Соблюдая правила заполнения, используя образцы записей и при необходимости вкладыш, работодатель обеспечивает точность и юридическую корректность трудовой документации. Это упрощает дальнейшее оформление всех кадровых процедур и избавляет от лишних вопросов при проверках.
Для удобства можно скачать готовый образец заполнения в формате Word, который содержит все необходимые поля и подсказки.