С развитием технологий и распространением удалённого формата труда всё больше сотрудников выполняют свои обязанности не в офисе, а из дома, coworking‑пространств или даже из другой страны. Это меняет не только организацию рабочего процесса, но и требования к оформлению трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрим, как правильно внести запись о дистанционной работе в трудовую книжку, какие нормативные акты регулируют этот вопрос и на что следует обратить внимание кадровикам и сотрудникам.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – устанавливает порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей о трудовой деятельности.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части улучшения условий труда» – вводит понятие «дистанционная (удаленная) работа» и определяет её особенности.
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – регламентирует содержание записей, включая указание места работы.
• Постановление Правительства РФ от № 842 «О некоторых вопросах применения трудового законодательства в отношении дистанционных работников» – содержит разъяснения по оформлению трудовой книжки при удалённой работе.

Согласно этим документам, запись о месте работы должна содержать полное наименование организации, структурное подразделение (если есть) и адрес места выполнения трудовых функций. Для дистанционной работы адрес может указываться как место фактического выполнения обязанностей (дом сотрудника, coworking‑центр и т.д.) либо как адрес головного офиса организации с пометкой «удаленная работа».

Что именно указывать в трудовой книжке

Обязательные элементы записи

1. Дата приёма на работу (или дата перевода на дистанционный режим).
2. Наименование организации (полное, без сокращений).
3. Наименование структурного подразделения (отдел, служба, филиал).
4. Должность, которую занимает сотрудник.
5. Место выполнения трудовых функций – здесь указывается, что работа выполняется дистанционно (удаленно).
6. Трудовой договор (номер и дата заключения).

Пример формулировки записи

2024 г. марта 15 – принят на работу в ООО «ТехноСофт», отдел разработки программного обеспечения, должность инженер‑программист. Работа выполняется дистанционно (удаленно) из г. Екатеринбурга, ул. Ленина, д. 10, кв. 45. Трудовой договор № 2024/03/15 от г.

Если сотрудник переводится с обычного режима на дистанционный (или наоборот), запись оформляется как перевод с указанием новой формы работы.

Что указывать в случае совмещения

При совмещении дистанционной и офисной работы (например, 2 дня в офисе, 3 дня удаленно) допустимо указать:

• «Работа выполняется в смешанном режиме: офис – г. Москва, ул. Тверская, д. 5; удаленно – г. Москва, район Зеленоград».
• Или просто отметить «Смешанный режим работы (офис/удаленно)».

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Получите письменное согласие сотрудника на перевод на дистанционную работу (ст. 312.3 ТК РФ).
2. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором пропишите:
   • Форму выполнения работы (дистанционно/удаленно).
   • Место фактического выполнения обязанностей (адрес сотрудника или указание «по месту проживания»).
   • Условия предоставления оборудования, связи, компенсации расходов (интернет, электроэнергия и т.д.).
   • Режим работы и порядок взаимодействия с руководителем.
3. Внесите запись в трудовую книжку согласно разделу 2.1–2.2. Используйте чёрную пасту, четкий почерк и обязательно подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
4. Сделайте копию записи для личного дела сотрудника и для электронной трудовой книжки (если ведётся).
5. Уведомите сотрудника о внесении записи и выдайте ему выписку из трудовой книжки (по запросу).

При переходе обратно на офисный режим процедура аналогична: оформляется дополнительное соглашение, в трудовой книжке делается запись о переводе с указанием нового места работы (адрес офиса).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания формы работы – запись лишь о должности и организации считается неполной. Всегда добавляйте фразу «дистанционно (удаленно)» или «смешанный режим».
• Неправильный адрес – указывать только адрес головного офиса без пометки о удалённой работе может привести к спорам при подтверждении стажа. Лучше уточнять фактическое место выполнения обязанностей.
• Отсутствие подписи и печати – запись без них не имеет юридической силы.
• Несвоевременное внесение – запись должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с даты вступления в силу изменения условий труда (ст. 66 ТК РФ).
• Смешивание с записями о совмещении – если сотрудник одновременно работает по совместительству, каждая работа оформляется отдельной записью.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства организаций. При электронном формате:

• Запись о дистанционной работе вносится в раздел «Сведения о трудовой деятельности» через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в корпоративную систему ЭТК.
• Обязательно указывается тот же набор данных, что и в бумажной версии: дата, организация, должность, место работы (с пометкой «дистанционно»).
• После внесения записи система генерирует подтверждающий документ (выписку), который можно распечатать и приложить к личному делу.
• Важно обеспечить защиту персональных данных при передаче информации о месте проживания сотрудника (адрес удалённой работы).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли указать в трудовой книжке только «удаленная работа» без адреса?

Да, если в дополнительном соглашении к трудовому договору четко прописано, что место выполнения обязанностей – по месту проживания сотрудника, и это место не меняется в течение всего периода работы. Однако многие кадровики предпочитают указывать фактический адрес для большей прозрачности.

Нужно ли получать согласие сотрудника каждый раз при изменении адреса удалённой работы?

Если изменение адреса не влияет на условия труда (например, сотрудник переезжает в другой город, но сохраняет те же часы и нагрузку), достаточно уведомить работодателя в письменной форме. Если меняются условия (например, появляется необходимость предоставления нового оборудования), требуется новое дополнительное соглашение.

Как оформить запись, если сотрудник работает из-за границы?

В трудовой книжке указывается страна и город фактического проживания (например, «Работа выполняется дистанционно из г. Лиссабон, Португалия»). При этом необходимо убедиться, что такие условия не противоречат миграционному законодательству и налоговым обязательствам.

Что делать, если работодатель отказался вносить запись о дистанционной работе?

Сотрудник имеет право потребовать внесения записи в соответствии со ст. 66 ТК РФ. При отказе можно обратиться в инспекцию труда или подать иск в суд о защите своих трудовых прав.

Запись о дистанционной работе в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный элемент подтверждения трудового стажа и условий выполнения трудовых функций. Правильное оформление помогает избежать споров при подтверждении опыта при приёме на новую работу, при назначении пенсии и при решении иных вопросов, связанных с трудовыми отношениями.

Соблюдайте требования ТК РФ, дополнительных соглашений и приказов Минтруда, указывайте чётко место выполнения работы (с пометкой «дистанционно»), не забывайте о подписи и печати, а также своевременно дублируйте информацию в электронную трудовую книжку. Тогда ваша трудовая книжка будет полноценно отражать реальный характер вашей профессиональной деятельности.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и официальных разъяснений Роструда на дату 22 мая 2026 года.