Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника․ Помимо записей о приеме на работу и увольнении, в нее вносятся сведения о поощрениях сотрудника за добросовестный труд․ Однако далеко не каждая благодарность от руководства отражается на страницах этого документа․ Важно четко понимать, какие именно награды подлежат фиксации и как сделать это юридически грамотно․

Какие награждения вносятся в трудовую книжку

Прежде чем делать запись, кадровику или работодателю необходимо убедиться, что данное поощрение подлежит внесению в документ․ Согласно действующему законодательству (в частности, п․ 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек), в раздел «Сведения о награждении» вносятся записи о поощрениях за добросовестный труд․ К ним относятся:

• Награждение государственными наградами;
• Награждение почетными грамотами;
• Награждение благодарственными письмами;
• Присвоение почетных званий;
• Иные виды поощрений, предусмотренные законодательством, коллективными договорами или уставами организации․

Что НЕ нужно записывать в трудовую книжку

Очень важный нюанс: в трудовую книжку не вписывается информация о денежном премировании сотрудника, если этот вид стимулирования подчиненных либо выплачивается регулярно (например, ежемесячные или ежеквартальные премии), либо закреплен системой оплаты труда․ Премии, являющиеся частью заработной платы, не считаются наградой за добросовестный труд в контексте ведения трудовой книжки․

Пошаговая инструкция: как внести запись о награждении

Если работодатель все еще ведет бумажные трудовые книжки (что является актуальным вопросом и в 2026 году), сведения о награждении вносятся в одноименный раздел бланка․ Правила заполнения детально разъясняются в Инструкции по заполнению трудовых книжек (4-й раздел)․ Порядок внесения данных следующий:

Шаг 1․ (Наименование организации)

В графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное наименование организации․ Также допускается указывать и сокращенное наименование (если таковое закреплено в уставе)․ Под этим заголовком будет производиться сама запись․

Шаг 2․ Графа 1 (Порядковый номер)

Запись вносится под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке работника․ Нумерация в разделе «Сведения о награждении» сквозная и продолжается с предыдущих страниц этого раздела․

Шаг 3․ Графа 2 (Дата награждения)

Указывается дата внесения записи (или дата подписания приказа о награждении) арабскими цифрами․ Формат записи: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например: )․

Шаг 4․ Графа 3 (Суть награждения)

Здесь необходимо кратко указать, за что именно был награжден работник и какова сама награда․ Можно использовать текст из ходатайства или приказа․ Формулировка должна быть четкой, например:

«Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм» или «Объявлена благодарность за вклад в развитие проекта»․

Шаг 5․ Графа 4 (Основание для записи)

В 4-й графе следует точно указать название и реквизиты документа, который является основанием для внесения данной записи в трудовую книжку․ Основанием для внесения записи, помимо факта самого награждения, является приказ от имени руководителя или его заместителя․

Запись выглядит так: «Приказ от № 45-к»․

Образец заполнения раздела «Сведения о награждении»

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть правильно заполненная таблица в трудовой книжке при награждении почетной грамотой или благодарственным письмом:

Важные нюансы и частые вопросы

1. Внесение «запоздалых» записей․ Если по каким-то причинам (например, кадровая ошибка) запись о награждении не была внесена своевременно, даже если это было много лет назад (например, в 1993 году), работодатель вправе внести ее текущей датой․ Запись делается под следующим порядковым номером, а в графе 4 указывается реквизиты старого приказа, ставшего основанием для награждения․
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Сведения о награждениях вносятся и в электронную трудовую книжку․ Работодателю необходимо корректно передавать эти данные в систему персонифицированного учета․
3. Почетная грамота от сторонней организации․ Если работник награждается грамотой, например, от министерства или вышестоящей организации, запись в трудовую книжку вносит текущий работодатель на основании приказа этой сторонней организации и ходатайства, поступившего в компанию․

Правильное внесение записей о награждениях, это не только соблюдение требований Трудового кодекса и Инструкции Минтруда, но и проявление уважения к сотруднику․ Для работника записи в графе «Сведения о награждении» часто становятся важным преимуществом при трудоустройстве на новое место, так как подтверждают его ценность как специалиста и добросовестное отношение к своим обязанностям․ Главное правило для кадровика — всегда опираться на приказ, не путать премии с поощрениями и скрупулезно проверять реквизиты документов․