Вопрос об ознакомлении работника с записями, вносимыми в его трудовую книжку, является одним из ключевых в сфере кадрового делопроизводства. Это не просто формальность, а важная правовая процедура, защищающая интересы обеих сторон — и работника, и работодателя.
Что говорит закон?
Прямое указание на обязанность работодателя ознакомить работника с записями в трудовой книжке содержится в статье 69 Трудового кодекса РФ. Согласно ей:
- Записи в трудовой книжке (о приеме на работу, переводе, увольнении и другие) производятся на основании соответствующих документов (приказов, распоряжений).
- Критически важный момент: Работник должен быть ознакомлен с этими записями под роспись. Ознакомление проводится непосредственно после внесения записи.
Почему это так важно?
Соблюдение этой процедуры решает несколько задач:
- Защита прав работника. Работник видит, как именно оформлен его трудовой стаж, на каком основании он уволен или переведен. Это позволяет сразу выявить и исправить возможные ошибки (например, в формулировке причины увольнения).
- Доказательство для работодателя. Подпись работника в трудовой книжке (или в отдельном акте ознакомления) является юридически значимым доказательством в случае будущих споров. Если работник позже заявит, что его уволили без его ведома или с неправильной формулировкой, работодатель сможет предъявить этот документ.
- Предотвращение конфликтов. Прозрачность процедуры снижает риски недопонимания и взаимных претензий.
Что грозит за несоблюдение?
Если работодатель не ознакомит работника с записью под роспись, это может повлечь серьезные последствия:
- Признание увольнения незаконным. В судебной практике есть случаи, когда отсутствие доказательств ознакомления с записью об увольнении (особенно по инициативе работодателя) становилось одним из аргументов для признания увольнения неправомерным. Суд может восстановить работника на работе.
- Штрафы по КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства, выражающееся в неоформлении или ненадлежащем оформлении трудовой книжки, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц и юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Проблемы с работником. Несоблюдение процедуры подрывает доверие и может привести к жалобам в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
Как правильно оформить ознакомление?
Процедура должна быть простой и четкой:
- Внесение записи. После издания приказа (распоряжения) кадровик или уполномоченное лицо вносит соответствующую запись в раздел трудовой книжки работника (на первой или последней странице, в зависимости от типа записи).
- Ознакомление под роспись. Работнику предъявляется его трудовая книжка с внесенной записью. Он должен прочитать ее и поставить свою подпись на той же странице, рядом с записью, с указанием даты. Это и есть акт ознакомления.
- Альтернативный вариант. Если по какой-то причине подпись в самой книжке поставить невозможно (например, книга у работника), составляется отдельный акт (служебная записка) об ознакомлении с копией приказа и текстом будущей записи. В акте указываются дата, текст записи, ФИО работника, его подпись и подпись лица, проводившего ознакомление.
Пример записи в трудовой книжке с подписью работника:
«Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Приказ от № 123-к.
Ознакомлен:
_________________ / Иванов И.И. /
«23» мая 2026 г.»
Частые вопросы и ответы
Вопрос: А что, если работник отказывается ставить подпись?
Ответ: Это важно задокументировать. Нужно составить акт об отказе от ознакомления. В акте указать, что работник ФИО был ознакомлен с текстом записи, но подпись поставить отказался. Акт подписывается не менее чем двумя свидетелями (другими сотрудниками) и лицом, проводившим ознакомление. Этот акт приобщается к личному делу работника.
Вопрос: Нужно ли знакомить с записью при увольнении по собственному желанию?
Ответ: Да, обязательно. Процедура одинакова для всех оснований увольнения. Запись о увольнении по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) также вносится на основании приказа, и работник должен быть с ней ознакомлен под роспись.
Вопрос: А если запись уже внесена, а работник ее не видел?
Ответ: Не. Запись считается недействительной с точки зрения доказательств. Необходимо снять копию с приказа, составить акт о том, что работник ознакомлен с записью ретроспективно (с указанием даты фактического ознакомления), и приложить его к трудовой. Но лучше всего — всегда соблюдать процедуру в день внесения записи.
Ознакомление работника с записью в трудовой книжке под его роспись — это не прихоть кадровика, а строгая юридическая обязанность работодателя, предусмотренная ТК РФ. Ее несоблюдение создает реальные риски для компании: от признания увольнения незаконным до штрафов. Процедура проста: внесли запись → показали работнику → поставил подпись. Если подписи нет — составьте акт об отказе. Эта небольшая, но критически важная практика защищает и вашу компанию, и права ваших сотрудников.
Примечание: Статья составлена на основе анализа норм Трудового кодекса РФ и судебной практики. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.