Переименование должности — это распространенная кадровая процедура, которая часто происходит в компаниях из-за реструктуризации, изменения штатного расписания или приведения названий в соответствие с профессиональными стандартами. Главное правило при такой процедуре: изменение наименования должности не должно менять трудовую функцию работника. Если обязанности меняются, это уже перевод, а не переименование.
В этой статье мы подробно разберем весь алгоритм действий и выясним, как грамотно внести запись о переименовании должности в трудовую книжку сотрудника в 2026 году.
Алгоритм действий при переименовании должности
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, работодатель обязан пройти несколько обязательных этапов оформления:
- Внесение изменений в штатное расписание. Необходимо подготовить проект изменений или новую редакцию штатного расписания, где старое название должности будет заменено на новое.
- Издание приказа о переименовании должности и изменении штатного расписания. Этот документ станет основанием для всех дальнейших действий.
- Уведомление работника. Работодателю необходимо заблаговременно уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Согласно трудовому законодательству, если меняются условия трудового договора (а наименование должности — это обязательное условие), уведомление должно быть вручено не позднее чем за два месяца до вступления изменений в силу.
- Внесение записи в трудовую книжку и личную карточку работника.
- Сдача отчетности. Не забудьте, что при изменении наименования должности работодатель обязан сдать подраздел 1.1 ЕФС-1.
Как внести запись в трудовую книжку
Внесение сведений о переименовании должности в трудовую книжку строго регламентировано (ст. 57, 66 ТК РФ, п. 10, 13 Порядка 320н). Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
Некоторые кадровики ошибочно полагают, что запись нужно делать по аналогии с переименованием организации (не заполняя 1-ю и 2-ю графы). Однако это неверно. При переименовании должности заполняются все четыре графы:
- Графа 1: ставится следующий порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата переименования должности (дата вступления в силу приказа/соглашения).
- Графа 3: делается сама формулировка. Пишется примерно следующее: «Наименование должности «секретарь» изменено на «секретарь-оператор»» или «Должность переименована в…».
- Графа 4: вписываются дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого должность была переименована.
Важное отличие: переименование vs. перевод
Очень важно не путать переименование должности с переводом на другую работу. При переводе в графе 3 будет звучать фраза: «Переведена на должность секретаря-оператора». При переименовании акцент делается именно на смене названия без изменения сути работы: «Наименование должности секретарь изменено на офис-менеджер».
Образец заполнения трудовой книжки
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 11 | 15 05 2026 | Наименование должности «секретарь» изменено на «секретарь-оператор» | Приказ от № 24-к |
Как видно из образца, формулировка предельно четкая и не допускает двоякого толкования. В графе 4 обязательно должны быть указаны реквизиты локального акта (приказа руководителя), на основе которого была произведена корректировка.
Ответственность работодателя
Работодателю в любом случае необходимо вносить сведения о переименовании должности (профессии) в трудовую книжку работника. Игнорирование этого требования является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой административные штрафы. Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника, и любые изменения в ней должны отражать реальное положение дел.
Процедура переименования должности требует внимательности и соблюдения строгой последовательности: от издания приказа об изменении штатного расписания до внесения корректной записи в трудовую книжку. Помните, что:
- Трудовая функция при этом остается неизменной.
- Запись должна содержать четкую формулировку об изменении наименования.
- Заполняются все 4 графы в разделе «Сведения о работе».
- Основанием для записи всегда служит приказ работодателя.
Соблюдая эти несложные правила, вы сможете оформить переименование должности без ошибок даже в самых сложных ситуациях.