Переименование организации — это частая кадровая процедура, которая может быть связана с реорганизацией, сменой организационно-правовой формы или просто изменением фирменного наименования. Несмотря на то, что трудовые функции сотрудников и условия их работы не меняются, факт смены названия работодателя обязательно должен быть зафиксирован в их трудовых книжках. За правильность внесения записей несет ответственность работодатель и его кадровый работник.
Нормативная база и общие правила
В соответствии с актуальным Порядком ведения и хранения трудовых книжек (действует с 2022 года), если за время работы сотрудника название работодателя изменилось, в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
Самое главное правило: запись о переименовании организации вносится отдельной строкой в раздел «Сведения о работе». При этом:
- Графа 1 (порядковый номер) — ставится следующий номер по порядку;
- Графа 2 — ставится дата внесения записи (дата официального переименования);
- Графа 3, вносится сама формулировка о переименовании;
- Графа 4 — указывается реквизит документа-основания (приказ или распоряжение).
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Получение основания. Прежде чем делать запись в трудовой, у работодателя должен быть официальный документ — Приказ (распоряжение) о переименовании организации, дата его издания и регистрационный номер.
- Внесение заголовка. В виде заголовка (без номера и даты) в графе 3 указывается новое полное и сокращенное (при наличии) наименование организации; Это делается для того, чтобы последующие записи о приеме, переводе или увольнении шли уже под новым шапкой.
- Внесение записи о переименовании. Под новым заголовком отдельной строкой делается запись по графам 1-4.
Образец заполнения: как правильно сформулировать запись
Согласно пункту 3.2 Порядка, в графе 3 формулировка должна звучать максимально четко. Рекомендуется использовать следующий шаблон: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Предположим, ООО «Сладкоежка» с 15 мая 2026 года переименовано в АО «Кондитер». Запись будет выглядеть следующим образом:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Акционерное общество «Кондитер» (АО «Кондитер») | |||
| 11 | 15 05 2026 | Общество с ограниченной ответственностью «Сладкоежка» (ООО «Сладкоежка») с переименовано в Акционерное общество «Кондитер» (АО «Кондитер») | Приказ от № 34-к |
Обратите внимание: до внесения этой записи в виде предыдущего заголовка у вас должно было быть указано старое название (ООО «Сладкоежка»). Новое название пишется в виде нового заголовка перед строкой с записью о переименовании.
Переименование структурного подразделения (отдела)
Часто вместе с названием организации меняются и названия отделов, например, «Кондитерский цех» переименован в «Цех по производству тортов и пирожных». Прямых указаний в нормативных актах о том, как именно оформлять переименование отдела, нет.
Однако на практике рекомендуется оформлять запись по аналогии с переименованием организации. В графе 3 отдельной строкой указывается: «Отдел 1 с переименован в Отдел 2». В графе 4 ставится дата и номер приказа об изменении штатного расписания.
Переименование должности
Если меняется только название должности сотрудника (например, «главный кондитер» стал «шеф-кондитером»), порядок действий работодателя отличается:
- Издание приказа с указанием новой должности и обоснованием (например, в связи с изменением штатного расписания).
- Внесение записи в трудовую книжку. В графе 3 пишется: «Должность «главный кондитер» переименована в «шеф-кондитер».
Некоторые кадровики полагают, что при переименовании должности следует применять аналогию с переименованием организации и не заполнять 1-ю и 2-ю графы, однако актуальные инструкции и Порядок требуют указания реквизитов локального акта (приказа руководителя) в 4-й графе, а также присвоения порядкового номера и даты в графах 1 и 2.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Зачеркивание старого названия организации на титульном листе трудовой книжки.
Как правильно: На титульном листе зачеркивать старое наименование не нужно. Изменение названия работодателя фиксируется только в разделе «Сведения о работе». - Ошибка: Отсутствие документа-основания в графе 4.
Как правильно: В графе 4 обязательно прописывается основание — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его точная дата и порядковый номер. - Ошибка: Внесение записи о переименовании задним числом.
Как правильно: Дата в графе 2 должна совпадать с датой фактического переименования юридического лица (датой внесения записи в ЕГРЮЛ) или датой приказа, если это предусмотрено внутренними регламентами.
Внесение записи о переименовании организации в трудовую книжку, процесс несложный, если строго следовать Порядку ведения трудовых книжек. Главное, сделать запись отдельной строкой, четко сформулировать факт переименования в 3-й графе и не забыть указать реквизиты приказа в 4-й графе. Бланки и образцы заполнения 2026 года в форматах Word и PDF всегда можно скачать на профильных ресурсах, однако опираться следует именно на действующий Порядок, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.