Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. С 1 января 2026 года в нашей стране официально завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж граждан теперь преимущественно формируется в электронном виде, а бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое. Однако это не значит, что бумажный документ можно просто выбросить. Работодателям крайне важно грамотно оформить переход и сделать финальную запись в бумажной трудовой книжке сотрудника, выбравшего электронный формат.
В этой статье мы подробно разберем, как именно должна быть сделана запись, какие формулировки используются, и на что обратить внимание кадровику при переходе на ЭТК.
Немного истории и суть перехода
Электронная трудовая книжка появилась в России 5 лет назад — в 2020 году. Это нововведение сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, ведь оно существенно упростило учет стажа и избавило от риска потери документа. С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам должны формировать данные только в электронном виде.
Однако для тех, кто начал свою трудовую деятельность до 2021 года, был предусмотрен переходный период, который завершился 1 января 2026 года. Именно в этот момент сотрудники должны были окончательно определиться: остаются ли они на бумажном варианте или полностью переходят на ЭТК.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Если работник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку соответствующую запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику.
- С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки данного сотрудника.
Пошаговая инструкция: как внести запись о переходе на ЭТК
Самое главное при оформлении перехода — не нарушить хронологию и правила заполнения граф. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» по общим правилам ведения трудовых книжек.
Шаг 1: Заполнение графы 1 и 2 (Дата)
В первой графе ставится порядковый номер записи (сквозной нумерацией). Во второй графе указывается дата внесения записи арабскими цифрами. Эта дата должна совпадать с датой подачи сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (или датой текущей записи, если это массовый переход).
Шаг 2: Заполнение графы 3 (Сведения о приеме или переходе)
В третьей графе, куда обычно вносится информация о приеме, переводе или увольнении, делается специальная отметка. Формулировка должна быть четкой и соответствовать рекомендациям Роструда.
Пример правильной формулировки:
«Подано заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде»
Или другой допустимый вариант:
«В связи с подачей заявления о переходе на электронную трудовую книжку ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращено»
Шаг 3: Заполнение графы 4 (Основание)
В четвертой графе указывается документ, на основании которого вносится запись. В данном случае это заявление работника. Указывается наименование документа («Заявление»), дата его подачи и регистрационный номер (если ведется журнал регистрации заявлений).
Образец заполнения
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): 15
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения): Подано заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде
- Графа 4 (Основание): Заявление от № 45
После внесения этой записи бумажная трудовая книжка закрывается. Ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать работодателя (при наличии) и подпись самого работника.
Важные нюансы и частые ошибки
При оформлении перехода на ЭТК кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к спорам о стаже. Обратите внимание на следующие моменты:
- Нельзя использовать зачеркивания: Если вы допустили ошибку в записи, ее нельзя перечеркивать. Ниже делается запись «Запись за номером таким-то недействительна», и вносится правильный вариант.
- Выдача на руки: Обязательно возьмите с работника расписку или подпись в Книге учета движения трудовых книжек о том, что он получил бумажный документ на руки.
- Работник передумал: Если сотрудник, уже перешедший на ЭТК, решит вернуться к бумажному формату, сделать это будет невозможно. Переход на ЭТК необратим.
- Новые сотрудники: Если к вам устраивается сотрудник, который ранее уже перешел на ЭТК и не имеет бумажной трудовой книжки, вы просто заводите на него электронные данные. Предоставленный оригинал или дубликат старой бумажной книжки (если он его принес) возвращается сотруднику на хранение, новые записи в него не вносятся.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг к цифровой экономике, который делает учет стажа прозрачным и надежным. Завершение переходного периода в 2026 году ставит точку в выборе формата для тех, кто долго сомневался. Главное для специалиста по кадрам — аккуратно и корректно внести финальную запись в бумажный документ, зафиксировав факт подачи заявления, и правильно оформить выдачу трудовой книжки на руки. Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.