Потеря трудовой книжки — неприятная ситуация, которая может вызвать панику, особенно если за плечами многолетний стаж. Однако не стоит отчаиваться: законодательство предусматривает четкий механизм восстановления этого важного документа. В этой статье мы подробно разберем, можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, кто за это отвечает и какие шаги нужно предпринять.

Можно ли восстановить трудовую книжку?

С юридической точки зрения восстановить трудовую книжку в ее первоначальном виде невозможно. По закону нельзя выдать второй экземпляр (или точную копию) потерянного документа. Вместо этого оформляется дубликат трудовой книжки. Это официальный документ, который имеет такую же юридическую силу, как и оригинал, но выдается он только на основании подтверждающих документов о предыдущем стаже.

К сожалению, даже при наличии заверенной копии испорченного или потерянного документа, восстановить трудовую книжку в виде дубликата без официальных справок от работодателей или государственных органов нельзя — копия служит лишь подспорьем для сбора информации.

Нормативная база: как это регулируется сейчас

С 1 сентября 2021 года заполнять трудовые книжки нужно по новым правилам. Приказом Минтруда от № 320н была утверждена новая форма и изменен порядок заполнения и хранения бумажных трудовых книжек. Именно в этом документе (далее — Порядок № 320н) прописано, как восстановить потерянную трудовую книжку и оформить сотруднику дубликат. Вся ключевая информация содержится в Разделе V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Порядка № 320н.

От чего зависят действия: кто виноват в утере?

Порядок восстановления кардинально отличается в зависимости от того, по чьей вине был утрачен документ. Виновником может быть:

• Сам работник — документ был утерян в период, когда человек не работал, или по неосторожности.
• Работодатель — книжка была потеряна в кадровой службе компании, где вы работаете или работали последними.

Если трудовую книжку потерял работник

Если утрата произошла по вине самого гражданина (например, она сгорела, порвалась или просто потерялась дома), алгоритм действий следующий:

1. Обратитесь к последнему работодателю. Для восстановления утерянной трудовой книжки гражданину нужно обратиться за выдачей ее дубликата к последнему работодателю или по месту работы, где сделали последнюю запись.
2. Напишите заявление. Работодатель обязан принять заявление и запустить процесс восстановления.
3. Содействуйте в сборе данных. При помощи уведомления работодатель попросит вас сообщить все предыдущие места работы. После этого кадровик с помощью официальных запросов в организации восстановит всю потерянную информацию.
4. Получите дубликат. В дубликате будет указан общий стаж работы, а также периоды и должности у каждого работодателя, если будут предоставлены подтверждающие документы (справки, выписки из архивов, решения судов и т.д.).

Если трудовую книжку потерял работодатель

Если утрата произошла по вине работодателя, ситуация упрощается для работника, но усложняется для компании. Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников.

В таком случае:

• Работодатель обязан выдать дубликат без заявления со стороны работника (или по его устной просьбе).
• Работодатель обязан самостоятельно собрать все справки со всех предыдущих мест работы сотрудника, сделать запросы в архивы и государственные органы (включая Социальный фонд России).
• Если работодатель отказывается восстанавливать стаж и заявляет, что может выдать дубликат только со стажем и должностью текущего места работы, он не прав. Вы имеете право подать претензию, а в случае отказа — обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд с требованием обязать работодателя восстановить документ в полном объеме.

Пошаговая инструкция по восстановлению трудовой книжки

Независимо от того, кто виноват в утере, процесс восстановления информации сводится к следующим шагам:

Шаг 1. Сбор информации о предыдущих местах работы

Вам необходимо вспомнить все места, где вы работали. Если компаний было много, поможет выписка из Социального фонда России (СФР, бывший ПФР), где зафиксированы все ваши пенсионные отчисления.

Шаг 2. Запросы работодателям и в архивы

Действующий или последний работодатель отправляет запросы. Если прежние компании уже ликвидированы, запросы направляются в государственные архивы, где хранятся документы ликвидированных предприятий.

Шаг 3. Предоставление подтверждающих документов

Если вы сами нашли справки, трудовые договоры или приказы о приеме/увольнении, передайте их работодателю. На их основании в дубликат будут внесены записи.

Шаг 4. Оформление дубликата

На ьном листе в правом верхнем углу пишется слово «Дубликат». В разделе сведений о работе вносится общий стаж работы без уточнения должностей и компаний (если нет подтверждающих документов), либо делаются подробные записи (если документы есть).

Можно ли восстановить стаж через Госуслуги, МФЦ или СФР?

Многие ищут способ восстановить трудовую книжку через Госуслуги или МФЦ. Важно понимать: ни Госуслуги, ни МФЦ, ни Социальный фонд не выдают дубликаты трудовой книжки. Однако они незаменимы на этапе сбора информации.

Через Госуслуги или лично в СФР вы можете заказать выписку о своей трудовой деятельности (форму СТД-ПФР или ЕФС-1). Эта выписка содержит данные о всех ваших работодателях, периодах работы и должностях, которые они сдавали в фонд. С этой выпиской на руках вам будет гораздо проще доказать свой стаж последнему работодателю, который будет оформлять дубликат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и утеря бумажной

В настоящее время в России ведутся электронные трудовые книжки. Данные о вашем стаже с 2020 года хранятся в базе Социального фонда. Поэтому, если вы потеряли бумажный документ, ваши данные после 2020 года в безопасности.

Эксперты рекомендуют: при утрате бумажной трудовой книжки имеет смысл сначала восстановить ее (получить дубликат) и лишь потом принимать окончательное решение об отказе от бумажного носителя в пользу электронной версии. Это позволит сохранить полный архив записей, в т.ч. за периоды до 2020 года.

Краткие выводы

• Восстановить утерянную трудовую книжку можно, но выдается не второй оригинал, а дубликат.
• Оформлением дубликата занимается работодатель (последний или текущий).
• Если виноваты вы — вам придется помочь работодателю собрать сведения о прошлых местах работы.
• Если виноват работодатель — он обязан восстановить все за свой счет и своими силами.
• Госуслуги и СФР помогут узнать информацию о стаже, но дубликат выдаст только работодатель на бумаге.

Главное правило при утере трудовой книжки — не паниковать и не пытаться купить чистый бланк, чтобы вписать стаж самостоятельно (это незаконно). Обратитесь к работодателю, соберите подтверждающие документы, и ваш стаж будет полностью восстановлен в новом дубликате в строгом соответствии с Порядком № 320н.