В 2026 году оформление благодарностей в трудовой книжке остаётся актуальным и важным элементом кадровой документации. Запись о благодарности подтверждает признание заслуг сотрудника, повышает его мотивацию и может стать фактором при карьерном росте. Ниже приведены подробные инструкции, юридические основания и практические рекомендации по внесению такой записи.

Что такое благодарность в трудовой книжке?

Благодарность – это официальное признание заслуг работника, оформленное письмом от руководителя, комиссии, организации или государственного органа. В трудовой книжке она фиксируется в разделе «Сведения о награждении» и имеет такой же юридический статус, как и любые другие поощрения, предусмотренные трудовым законодательством.

Юридические основания

• Постановление Правительства РФ № 320н от – «Об утверждении правил ведения трудовых книжек» (п. 9). Согласно этому постановлению, любые поощрения, включая благодарности, должны быть зафиксированы в трудовой книжке в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа.
• Постановление Правительства РФ № 225 от – «Об утверждении правил ведения трудовых книжек» (п. 24). Здесь указано, что в разделе «Сведения о награждении» фиксируются все виды вознаграждений, включая благодарственные письма.
• Коллективный договор, локальные акты работодателя – могут предусматривать дополнительные формы благодарностей, но они также подлежат внесению в трудовую книжку.

Что необходимо подготовить

1. Официальное благодарственное письмо от лица, которое его выдает (председатель комиссии, глава города, руководитель организации). Письмо должно содержать:
   • ФИО и должность автора.
   • Текст благодарности (конкретные действия, за которые благодарят).
   • Дата и подпись.
   • Печать организации (если применимо).
2. Приказ работодателя о признании благодарности. В приказе указывается:
   • Номер и дата приказа.
   • ФИО сотрудника.
   • Сведения о благодарности (дата вручения, источник).
   • Подпись руководителя и печать.
3. Бланк трудовой книжки (если используется электронный формат, то необходимо соответствующее программное обеспечение).

Пошаговый процесс внесения записи

Шаг 1. Получение приказа

После того как сотрудник получил благодарственное письмо, он обращается в отдел кадров с просьбой оформить приказ. Приказ должен быть выдан в течение 5 рабочих дней с момента вручения благодарности;

Шаг 2. Подготовка записи в трудовой книжке

Запись оформляется в следующем виде (пример для печатной книжки):

№ 1 Благодарность от Председателя Избирательной комиссии МО
 «Благодарю Вас за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ».

В таблице трудовой книжки обычно есть три колонки:

• № записи – порядковый номер, растущий с каждой новой записью.
• Дата – дата вручения благодарности.
• Кем вынесено – лицо или орган, выдавший благодарность.

Шаг 3. Внесение записи

В отдел кадров передают приказ и благодарственное письмо. Кадровый сотрудник:

1. Открывает соответствующую страницу трудовой книжки (обычно вторая часть).
2. Заполняет поля согласно шаблону, используя данные из приказа.
3. Подписывает запись и ставит печать организации.
4. Сохраняет копию приказа и благодарственного письма в личный файл сотрудника.

Шаг 4. Проверка и хранение

После внесения записи сотрудник получает копию страницы трудовой книжки. Важно проверить, что все данные совпадают с приказом. Кадровый отдел хранит оригиналы приказов и благодарственных писем в архиве.

Частые вопросы и нюансы

• Можно ли внести благодарность без приказа? – Нет. Согласно п. 9 Постановления Правительства РФ 320н, приказ обязателен.
• Что делать, если благодарность от внешнего органа (например, главы города)? – Если это официальное признание, то приказ работодателя всё равно необходим. Если же признание не имеет юридической силы для трудовой книжки, его можно не фиксировать.
• Можно ли вносить благодарность в электронную трудовую книжку? – Да, если ваша организация использует электронную систему, запись делается в соответствии с инструкцией по работе с системой.
• Сколько времени занимает внесение? – Обычно в течение 5 рабочих дней с момента выдачи приказа.

Пример оформления благодарственного письма

Ниже приведён образец письма, который можно использовать в качестве шаблона:

[Наименование организации]
[Печать]

БЛАГОДАРНОСТЬ

От: [ФИО, должность] 
Кому: [ФИО сотрудника, должность]

Благодарю Вас за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ г. Ваша профессиональная компетентность и ответственность способствовали успешному проведению мероприятия.

С уважением, 
[Подпись] 
[Дата]

• Всегда оформляйте благодарность в письменной форме с подписью и печатью.
• Не забывайте про приказ работодателя – он является обязательным основанием для внесения записи.
• Следите за сроками: запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа.
• Храните копии всех документов в личном архиве сотрудника.
• При необходимости можно запросить копию записи в трудовой книжке для подтверждения своих достижений.

Таким образом, правильное оформление благодарности в трудовой книжке – это не только соблюдение законодательства, но и важный инструмент мотивации и карьерного развития сотрудника. Следуйте приведённым шагам, и вы получите надёжный документ, подтверждающий ваши заслуги и признание со стороны организации.