Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. В течение трудовой деятельности в ней могут возникать ситуации, требующие внесения изменений: исправление ошибок, добавление новых записей, аннулирование недействительных записей и т.п. В статье подробно рассмотрим, когда и как вносить изменения, какие существуют образцы записей и на что следует обратить внимание, чтобы избежать ошибок.

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Когда требуется внесение изменений
3. Виды изменений и их особенности
4. Образцы записей в трудовой книжке
5. Порядок внесения изменений
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и изменения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‑66.
• Приказ Минтруда России от № 418н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 53н «Об утверждении порядка внесения изменений в трудовую книжку».
• Приказ Минтруда России от № 400н «Об образцах записей в трудовой книжке».

Эти нормативные акты определяют, какие записи допускаются, какие подписи обязательны, а также порядок исправления ошибок.

Когда требуется внесение изменений

Изменения в трудовую книжку могут потребоваться в следующих случаях:

• Ошибка в записи – неверно указана дата, название организации, должность, оклад и т.д.
• Отсутствие записи – пропущена запись о периоде работы, командировке, отпуске.
• Аннулирование записи – запись сделана без подписи работодателя или с нарушением формы.
• Изменение данных о работодателе – переименование организации, изменение ИНН, ОКПО.
• Переписка в случае потери или порчи – при восстановлении трудовой книжки.

Виды изменений и их особенности

Исправление ошибок

Для исправления ошибок допускается зачёркивание неверного текста и подпись работника с указанием причины исправления. Затем работодатель вносит корректную запись и ставит свою подпись.

Добавление недостающих записей

Если запись была пропущена, работник совместно с работодателем вносят её в конец соответствующего раздела, указывая полные данные и подписи обеих сторон.

Аннулирование (вычеркивание) записи

Запись считается недействительной, если в ней отсутствует подпись работодателя или она сделана в нарушении формы. В таком случае запись вычеркивается полностью (через две линии) и в правом нижнем углу ставится отметка «Аннулировано» с подписью работодателя.

Переписывание в случае повреждения

При частичном повреждении книжки работник получает новую книжку, а прежние записи переносятся в неё в полном объёме. При этом в старой книжке делается отметка «Переписано в новую книжку» с подписью работодателя.

Образцы записей в трудовой книжку

Запись о приёме на работу

Дата Наименование организации Должность Оклад Подпись работодателя
 ООО "Ромашка" Инженер 70 000 руб. Иванов И.И.

Запись об увольнении

Дата Наименование организации Должность Основание увольнения Подпись работодателя
 ООО "Ромашка" Инженер По соглашению сторон Петров П.П.

Исправление ошибки (пример)

Исходная запись:

 ООO "Ромашка" Инженер 70 000 руб. Иванов И.И.

После исправления (зачёркивание и подпись работника):

 ООО "Ромашка" ООО "Ромашка" Инженер 70 000 руб. Иванов И.И.
 (Раб.) Петров А.А. – причина: опечатка в названии организации

Аннулирование записи

 ООО "Ромашка" Инженер 70 000 руб. Иванов И.И.
 (Раб.) Петров А.А. – запись аннулирована из‑за отсутствия подписи работодателя

Добавление недостающей записи о командировке

Дата Наименование организации Должность Сведения о командировке Подпись работодателя
 ООО "Ромашка" Инженер Выезд в г. Санкт‑Петербург (10 дней) Иванов И.И.

Порядок внесения изменений

1. Идентификация ошибки. Работник совместно с работодателем проверяют запись и фиксируют, что именно требуется изменить.
2. Подготовка заявления; Работник пишет заявление «О внесении изменений в трудовую книжку», указывая причину и желаемый вариант исправления.
3. Согласование с работодателем. Работодатель проверяет заявление, подтверждает необходимость изменения и готовит свою часть записи (подпись, печать).
4. Внесение изменений:
   • Для исправления – зачеркивание, подпись работника, подпись работодателя.
   • Для добавления – запись в соответствующий раздел, подписи обеих сторон.
   • Для аннулирования – полное вычеркивание и отметка «Аннулировано» с подписью работодателя.
5. Контроль качества. После внесения изменений обе стороны проверяют запись на соответствие образцу (приказ Минтруда № 400н).
6. Сохранение копий. Работник получает копию заявления и, при необходимости, справку от работодателя о внесенных изменениях.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работодателя – запись считается недействительной. Решение: всегда проверять наличие подписи и печати.
• Неправильный шрифт или цвет чернил – допускается только чёрный или синий чернилами, печатными буквами.
• Зачёркивание без указания причины – обязательна подпись работника с указанием причины исправления.
• Запись в неправильный раздел – в трудовой книжке есть отдельные разделы (приём, увольнение, командировки, обучение). Записывайте в соответствующий раздел.
• Отсутствие даты – каждая запись должна содержать точную дату (день, месяц, год).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли исправлять запись самостоятельно без участия работодателя?

Нет. Любая корректировка требует подписи работодателя (или его уполномоченного представителя). Без этого запись считается недействительной.

Как оформить запись, если работодатель уже не существует?

В таком случае необходимо обратиться в территориальный орган по труду с заявлением о восстановлении записей. При отсутствии работодателя могут потребоваться дополнительные документы (например, справка из пенсионного фонда).

Сколько времени даётся на исправление ошибки?

Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок, однако рекомендуется исправлять ошибки в течение 30 дней с момента их обнаружения.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

Да, с 2022 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Порядок внесения изменений в ней регулируется отдельными нормативными актами и осуществляется через портал Госуслуг.

Внесение изменений в трудовую книжку – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильное оформление записей, наличие подписи работодателя и соблюдение формата позволяют избежать проблем при проверках, при получении пенсии и при трудоустройстве.

Помните: любые исправления должны быть документально подтверждены, а записи – соответствовать образцам, утверждённым Минтрудом. При возникновении сомнений лучше проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров.

Автор статьи: Ваш помощник.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.