Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Одним из важных её разделов является «Сведения о награждениях»․ На практике часто возникают ситуации, когда страницы в трудовой книжке заканчиваются, и работодателю приходится оформлять вкладыш․ Как правильно вносить записи о поощрениях, если вкладыш уже имеется, и как исправить ошибки предыдущих работодателей, разберем подробно в этой статье․
Общие правила внесения сведений о награждениях
Работодатель обязан отражать в трудовой книжке сведения о награждениях сотрудника за трудовые заслуги․ Согласно законодательству, в этот раздел вносятся записи о:
- Награждении государственными наградами (например, юбилейными медалями за успехи в работе);
- Награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении знаками отличия;
- Других поощрениях, предусмотренных законодательством, коллективными договорами или уставами организации․
Важно помнить, что обычные премии, которые выплачиваются работникам в рамках системы оплаты труда (за производственные результаты), не вносятся в раздел сведений о награждениях․ Также стоит учитывать, что в электронной трудовой книжке (ЭТК) сведения о награждениях не отражаются — ЭТК показывает только стаж и основные изменения в трудовых отношениях․
Куда вносить запись о награждении: в трудовую книжку или во вкладыш?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: если в трудовой книжке есть вкладыш, куда вносить очередную запись о поощрении?
Роструд дает однозначный ответ: сведения о награждении необходимо вносить в соответствующий раздел трудовой книжки работника․ И только после того, как все страницы раздела «Сведения о награждениях» в самой трудовой книжке будут полностью заполнены, возникает обязанность вносить новые записи о поощрениях во вкладыш․
Таким образом, если в основной трудовой книжке в разделе о награждениях еще есть свободные строки, очередная запись о поощрении вносится именно туда, а не во вкладыш․
Оформление вкладыша в 2026 году
Если раздел «Сведения о награждениях» в трудовой книжке закончился, работодатель обязан оформить вкладыш․ С 2021 года действует новый регламент (Приложение 1 к приказу Минтруда № 320н), согласно которому в самой трудовой книжке теперь 14 разворотов для сведений о работе и 5 разворотов для сведений о награждениях․
При выдаче вкладыша необходимо соблюдать следующие правила:
- Вкладыш оформляется только к трудовой книжке, он не является самостоятельным документом․
- При выдаче каждого вкладыша на ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш», и указываются серия и номер вкладыша․
- Если выдается второй и последующий вкладыш, запись о нем также вносится на ьный лист основной трудовой книжки․
- Нумерация записей во вкладыше продолжает сквозную нумерацию соответствующего раздела трудовой книжки (нумерация не начинается заново)․
Грубое нарушение: записи о работе в разделе «Сведения о награждениях»
Частая проблема, с которой сталкиваются кадровики — предыдущий работодатель не оформил вкладыш, когда закончился раздел «Сведения о работе», и начал вносить записи о приеме, переводах и увольнениях в раздел «Сведения о награждениях»․
Внесение записей о работе в раздел о награждениях является грубым нарушением Правил ведения трудовых книжек и подлежит обязательному исправлению․ Записи о работе не могут продолжаться в строках раздела о поощрениях․
Как исправить ошибку предыдущего работодателя?
Если вы обнаружили, что записи о работе ошибочно внесены в раздел о награждениях, необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Оформить вкладыш к трудовой книжке сотрудника․
- Открыть новый блок записей в разделе «Сведения о награждениях» (где внесена ошибочная запись о работе) под наименованием организации, которая допустила ошибку․
- В этом новом блоке сделать запись о том, что предыдущая запись (с указанием ее номера и содержания) аннулируется как внесенная ошибочно, либо признать ее недействительной в установленном порядке․
- Внести правильные записи о работе (о приеме, переводе, увольнении) в раздел «Сведения о работе» оформленного вкладыша․
- Поставить штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе основной трудовой книжки с указанием его серии и номера․
Нужно ли заверять записи о награждении?
Да, записи в трудовой книжке о награждении подлежат обязательному заверению․ Когда работника в индивидуальном порядке за выдающиеся заслуги награждают почетной грамотой, после внесения записи в раздел «Сведения о награждениях» необходимо:
- Поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Поставить печать работодателя (при наличии печати);
- Ознакомить работника с внесенной записью под роспись в личной карточке или в самой трудовой книжке (согласно актуальным правилам)․
Ведение трудовой книжки требует внимательности и строгого соблюдения инструкций․ Главное правило при работе с вкладышем: каждый раздел заполняется последовательно․ Пока в основной трудовой книжке есть место для сведений о награждениях, вкладыш для этих целей не используется․ А ошибочные записи о трудовой деятельности в разделе о поощрениях подлежат аннулированию с обязательным оформлением и вшиванием вкладыша․