Реорганизация юридического лица — сложный процесс, который затрагивает не только бухгалтерию и учредительные документы, но и кадровое делопроизводство. Одним из самых частых вопросов, возникающих у специалистов по кадрам, является правильное оформление записей в трудовых книжках сотрудников. В данной статье мы подробно разберем, как вносить записи при реорганизации в форме слияния, опираясь на актуальные требования Трудового кодекса РФ и разъяснения контролирующих органов по состоянию на май 2026 года.
Что такое реорганизация в форме слияния?
Слияние — это форма реорганизации, при которой два или более юридических лица прекращают свое существование и создают одно новое юридическое лицо. Все права и обязанности исходных компаний переходят к вновь образованному предприятию.
Важно понимать: трудовые отношения с работниками не прерываются. Согласно статье 75 ТК РФ, изменение организационно-правовой формы или реорганизация юридического лица не является основанием для расторжения трудовых договоров. Работники автоматически становятся сотрудниками новой организации.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?
Да, внесение записи обязательно. Работодатель обязан зафиксировать факт изменения наименования организации-работодателя. Это необходимо для того, чтобы в будущем у работника не возникло проблем с подтверждением стажа, так как юридическое лицо, указанное в предыдущих записях, формально прекратило существование.
Порядок внесения такой записи аналогичен порядку внесения записи о переименовании организации.
Порядок внесения записи при слиянии
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она делается отдельной строкой, не нумеруется как прием или увольнение, а фиксирует факт реорганизации.
Алгоритм действий кадровика:
- Дождаться завершения процедуры реорганизации и получения листа записи ЕГРЮЛ, подтверждающего создание нового юридического лица.
- Издать приказ (распоряжение) о реорганизации и внесении соответствующих изменений в трудовые книжки.
- Внести запись в трудовую книжку работника.
Образец заполнения граф трудовой книжки
Рассмотрим пример. Пусть ООО «Вектор» и ООО «Стрела» слились, образовав новое общество — АО «Новый Горизонт». Запись будет выглядеть следующим образом:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется следующий порядковый номер (например, 15).
- Графа 2 (Дата): Дата внесения записи (обычно дата издания приказа о внесении изменений или дата завершения реорганизации).
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении): Здесь делается запись о реорганизации. Формулировка должна быть четкой.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» с 20 мая 2026 года реорганизовано путем слияния с Обществом с ограниченной ответственностью «Стрела» в Акционерное общество «Новый Горизонт». - Графа 4 (Наименование, дата и номер документа): Указывается основание для записи.
Пример: «Лист записи ЕГРЮЛ от № 123456789, Приказ генерального директора АО «Новый Горизонт» от № 45-к».
Нужен ли перевод или дополнительное соглашение?
Сам факт реорганизации (слияния) не требует оформления перевода работника на другую должность или структурное подразделение, если его трудовая функция и место работы остаются прежними.
Однако, в результате слияния может измениться:
- Наименование должности (в соответствии с новым штатным расписанием).
- Структурное подразделение.
- Место работы (адрес).
Если такие изменения происходят, то после записи о реорганизации вносится отдельная запись о переводе. Для этого необходимо:
- Получить письменное согласие работника (ст. 72.1 ТК РФ).
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Издать приказ о переводе (форма Т-5 или Т-5а).
- Внести запись о переводе в трудовую книжку под следующим порядковым номером после записи о реорганизации.
Если же условия трудового договора не меняются, достаточно заключить дополнительные соглашения только в части смены наименования работодателя (или уведомить работников, если это предусмотрено локальными актами), а в трудовой книжке ограничиться записью о реорганизации.
Электронные трудовые книжки и форма СЗВ-ТД
В 2026 году большинство работодателей ведут электронные трудовые книжки (ЭТК). При реорганизации необходимо передать сведения в Социальный фонд России (СФР).
В форме СЗВ-ТД в случае реорганизации путем слияния подается отчет с признаком «ПРЕОБРАЗОВАНИЕ» (или аналогичным кодом события, актуальным на текущий момент), где указывается:
- Наименование новой организации.
- Дата реорганизации.
- Реквизиты документа-основания (лист записи ЕГРЮЛ).
Важно: если реорганизация произошла, а других изменений (прием, увольнение, перевод) не было, отдельный отчет СЗВ-ТД по каждому работнику может не требоваться в месяце реорганизации, если данные о преобразовании юридического лица уже содержатся в системе ПФР/СФР на основании регистрационных данных. Однако, во избежание рисков расхождения данных, рекомендуется проконсультироваться с актуальными методическими рекомендациями СФР на дату реорганизации. Часто работодатели подают СЗВ-ТД с событием переименования/реорганизации, чтобы синхронизировать данные.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем при проверках ГИТ и при назначении пенсии работникам, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие записи. Игнорирование факта реорганизации приведет к тому, что стаж в «исчезнувшей» компании будет сложно подтвердить.
- Неверная формулировка. Не нужно писать «уволен в связи с реорганизацией» или «принят в новую компанию». Трудовой договор продолжает действовать.
- Запись раньше времени. Вносить запись можно только после государственной регистрации нового юридического лица и получения соответствующих документов из налоговой.
- Отсутствие основания в графе 4. Всегда указывайте реквизиты листа записи ЕГРЮЛ и внутреннего приказа.
Реорганизация путем слияния — это не повод для паники ни для работодателя, ни для сотрудника. Главное — соблюсти документальный порядок. Внесение корректной записи в трудовую книжку по аналогии с переименованием гарантирует непрерывность трудового стажа и соблюдение прав работников. Помните, что трудовые отношения сохраняются, и основная задача кадровой службы — правильно отразить смену юридического лица-работодателя в документах.
Информация актуальна на май 2026 года. При оформлении документов всегда руководствуйтесь последними изменениями в Трудовом кодексе РФ и нормативно-правовыми актами.