Пропуск записи в трудовой книжке — распространённая ошибка, которая может создать проблемы для работника при трудоустройстве или оформлении пенсии. Законодательство (Трудовой кодекс РФ, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек) не содержит прямого пошагового алгоритма на такой случай, но исходя из общих правил, восстановить запись возможно. Главное — действовать грамотно и документально.
Ключевой принцип: никакого зачёркивания
Согласно п. 56 Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек, зачёркивание ранее внесённых неточных или недействительных записей не допускается. Любое исправление производится путём признания ошибочной записи недействительной и внесения корректной. Этот же принцип применяется и к пропущенным записям.
Основные сценарии и порядок действий
Алгоритм зависит от того, сделана ли уже запись об увольнении из организации, где пропущена запись.
Сценарий 1: Запись об увольнении из этой организации ещё не внесена
Это самый простой случай. Пропущенную запись вносят в хронологическом порядке.
- В разделе «Сведения о работе» ставите следующий порядковый номер.
- Указываете фактическую дату внесения записи (сегодняшнюю дату).
- Вносите пропущенную запись по общим правилам: указываете наименование организации, дату приёма на работу (или иное событие), номер и дату приказа (распоряжения), подпись ответственного лица и печать.
- Заверяете запись подписью ответственного лица и печатью организации.
Пример: Если пропущена запись о приёме на работу , а на сегодня вы её вносите, то в графе «Дата» ставите , а в тексте записи указываете «Принят на работу с «.
Сценарий 2: Запись об увольнении из этой организации уже внесена
Ситуация сложнее, так как хронология нарушена. Запись об увольнении стоит после пропущенной записи о приёме. Действуйте в два этапа:
- Этап 1: Внесение пропущенной записи.
- В разделе «Сведения о работе» ставите следующий порядковый номер (после последней записи).
- В графе «Дата» указываете фактическую дату внесения (сегодня).
- Вносите пропущенную запись (например, о приёме) с указанием всех реквизитов, включая номер и дату приказа о приёме.
- Заверяете подписью и печатью.
- Этап 2: «Закрытие» и уточнение хронологии.
- Сразу после внесённой пропущенной записи делаете заголовок с наименованием той же организации (как это делается при обычной записи).
- Далее идёт уже имеющаяся запись об увольнении. Её не меняете.
- В тексте записи об увольнении можно добавить уточнение в скобках, например: «(Увольнение оформлено после восстановления записи о приёме)». Это необязательно, но поможет понять ситуацию.
Важно: Пропущенная запись вносится на основании изданного сейчас приказа (распоряжения) работодателя, который подтверждает факт приёма/события в прошлом. Без такого документа исправление невозможно.
Если пропущена запись об увольнении
Алгоритм аналогичен, но вносится запись об увольнении с указанием даты увольнения и номера приказа об увольнении. Если после этой организации уже есть записи о работе в других местах, хронология будет соблюдена (увольнение будет стоять после последней записи о работе в этой организации).
Типичные ошибки и их исправление
Часто вместе с пропуском встречаются и другие неточности:
- Ошибка в названии организации (заголовке). Исправляется путем внесения новой записи с правильным наименованием и указанием: «Внесение исправления: наименование организации уточнено с ‘ООО ‘Старый» на ‘ООО ‘Новый»». Старая запись остаётся без изменений.
- Внесена запись не того сотрудника. Требуется внесение записи об исправлении с указанием ФИО правильного сотрудника и номера его трудовой книжки. Старая (ошибочная) запись не зачёркивается.
- Несколько пропусков подряд. Если пропущено несколько записей в одной организации (например, приём, повышение, увольнение), их можно внести одной записью, перечислив все события в хронологическом порядке, но с указанием одной даты внесения и одного приказа (или нескольких, если они были).
Что делать, если прежний работодатель не существует или отказывается?
Если организация ликвидирована, а запись не была внесена, или работодатель отказывается её внести, ситуация сложная. Можно попробовать:
- Обратиться с письменным заявлением (заказным письмом) к юридическому преемнику (если есть) или в архив организации с просьбой внести запись на основании имеющихся у вас документов (приказ о приёме/увольнении, трудовая книжка).
- При наличии доказательств работы (трудовой договор, приказы, зарплатные ведомости, свидетельские показания) можно обратиться в суд с иском о восстановлении пропущенной записи в трудовой книжке. Решение суда будет основанием для внесения записи.
Важные предупреждения
- Не делайте исправления самостоятельно карандашом или ручкой без оформления. Это может быть расценено как подделка документа.
- Все исправления должны быть основаны на документах. Основой для внесения пропущенной записи служит приказ (распоряжение) работодателя, который издают именно для этого случая.
- В электронной трудовой книжке (ЭТК) порядок аналогичен, но исправления вносятся через СЗВ-ТД. Пропущенную запись нужно включить в корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Работодатель обязан скорректировать данные в СЗВ-ТД и передать их в ПФР.
- Если вы работник, а не кадровик, обратитесь в отдел кадров (ОК) или к работодателю с письменным заявлением и копиями подтверждающих документов. Требуйте внесения записи в законном порядке.
Пропуск записи — это ошибка, но её можно исправить. Ключевые шаги: 1) определить, внесена ли уже запись об увольнении; 2) подготовить основание (приказ); 3) внести пропущенную запись с указанием фактической даты внесения; 4) при необходимости внести исправление для заголовка. При сомнениях всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву или в Государственной инспекции труда (ГИТ).
Примечание: Статья составлена на основе анализа типовых ошибок и общих правил ведения трудовых книжек (Инструкция №40). Для конкретной ситуации всегда требуется изучение документов и, возможно, консультация специалиста, так как законодательство не содержит детального регламента на этот случай.