Если вы потеряли трудовую книжку, не отчаивайтесь. Документ можно восстановить, а стаж – подтвердить с помощью официальных форм и обращений в соответствующие органы. Ниже – подробный план действий, образцы заявлений и рекомендации, основанные на актуальной информации (по состоянию на 23 мая 2026 г.).

Что делать сразу после потери трудовой книжки

• Сохраните любые копии (скан, фотокопию, нотариально заверенную копию). Даже небольшая вырезка может помочь в суде.
• Сообщите работодателю о потере. По закону он обязан выдать вам дубликат или помочь восстановить данные.
• Подготовьте письменное заявление о выдаче дубликата. В нём укажите причины потери (утрата, порча) и просите оформить новый экземпляр.

Заявление обычно оформляется в свободной форме, но часто используют стандартный образец от эксперта (см. ниже).

Официальные формы и образцы заявлений

Заявление сотрудника на оформление дубликата

Заявление

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: ____________, выдано ____________ (кем и когда), 
заявил(а) о необходимости восстановления утраченной трудовой книжки.

Причина потери: ________________________________________________.

Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки с отметкой о восстановлении 
стажа работы, а также зафиксировать в нём сведения о моих предыдущих 
рабочих местах и должностях.

Запрос работодателя о подтверждении стажа

Запрос

Уважаемые коллеги/руководство _______________ (название организации),
Просим предоставить информацию о трудовом стаже сотрудника _____________ 
(ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки) за период с __________ по 
__________, а также сведения о занимаемых должностях.

Информацию просим направить в письменной форме в течение 10 (десяти) 
рабочих дней.

Эти образцы можно адаптировать под конкретные требования вашего работодателя или Пенсионного фонда.

Как подтвердить стаж, если трудовая книжка утеряна

Справки с предыдущих мест работы

Работодатель обязан выдать справку о работе (форма № Т-2 или аналогичную), где указаны:

• дата начала и окончания работы;
• должность;
• подразделение;
• основание увольнения (по соглашению, по сокращению и т.д.).

Пенсионный фонд и ПФР

Обратитесь в Пенсионный фонд России (ПФР) или в Бухгалтерию вашего предприятия. По запросу они могут предоставить:

• выписку из личного кабинета ИПН (индивидуального пенсионного номера);
• сведения о начисленных страховых взносах, что позволяет восстановить периоды страхового стажа.

Госуслуги и МФЦ

С 2025 г. через Госуслуги можно запросить:

• подтверждение стажа работы;
• выписку из личного кабинета ПФР;
• запрос в МФЦ о восстановлении трудовой книжки.

Для доступа к этим сервисам потребуется:

1. зарегистрироваться на портале «Госуслуги»;
2. предоставить паспортные данные и ИНН (при наличии);
3. выбрать услугу «Восстановление трудовой книжки»;
4. загрузить скан или фотографию заявления.

Восстановление утерянной трудовой книжки

Оформление дубликата

После получения подтверждающих документов (справок, выписки) работодатель вносит в новый экземпляр:

• общий стаж работы (лет, месяцев, дней);
• даты и места работы;
• должности;
• причину восстановления (утрата, порча).

Записи о стаже фиксируются в полях «Общий стаж» и «Сведения о работе» нового документа.

Нотариальная заверенная копия

Если у вас есть копия старой книжки, её можно заверить нотариусом. Роструд признаёт такой документ как основание для восстановления записей.

При потере работодателем

В случае массовой утраты (например, из‑за ЧС) создаётся специальная комиссия, которая восстанавливает стаж сотрудников. Для отдельного случая достаточно обратиться в ПФР и запросить выписку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Нужно ли оформлять новую трудовую книжку, если потеряна старая?
  Ответ: Да. По закону необходимо оформить дубликат, а не полностью новую книгу. В новом экземпляре указываются все сведения, ранее записанные в утерянной.
• Вопрос: Можно ли восстановить стаж через суд?
  Ответ: Да. Копию повреждённой или утерянной книжки можно представить в суде как доказательство стажа. Нотариально заверенная копия также допускается.
• Вопрос: Сколько времени занимает процесс восстановления?
  Ответ: Обычно от 5 до 30 дней, в зависимости от скорости получения справок от предыдущих работодателей и обработки заявления в ПФР;
• Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать справку?
  Ответ: Вы можете написать официальный запрос в ПФР или в прокуратуру. ПФР имеет право запросить у организации сведения о работе сотрудника.

Пошаговый чек‑лист для сотрудника

1. Сохранить любые копии (скан, фото) утерянной трудовой книжки.
2. Подать в HR‑отдел письменное заявление о выдаче дубликата.
3. Получить от работодателя справки о предыдущих местах работы.
4. Обратиться в ПФР (или через Госуслуги) за выпиской по ИПН.
5. Заполнить и отправить запрос работодателю о подтверждении стажа.
6. После получения всех подтверждающих документов – оформить дубликат.
7. Проверить, что в новом экземпляре правильно указаны:
   • общий стаж;
   • даты и места работы;
   • должности.
8. При необходимости заверить копию у нотариуса.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Портал госуслуг
• Сайт МФЦ
• Роструд – информация о нотариальных копиях

Соблюдая эту инструкцию, вы сможете быстро восстановить утраченную трудовую книжку и подтвердить свой стаж, не столкнувшись с юридическими препятствиями.

Автор статьи – консультант по трудовому праву, 2026 г.