Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. По закону именно работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников (как текущих, так и уволенных, если они не забрали документ вовремя). Если бланк был утерян, испорчен или поврежден по вине компании, работодатель обязан восстановить его за свой счет и своими силами.
В 2026 году эта процедура регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 320н). Разберем пошагово, как работодателю грамотно и без ошибок восстановить утраченный документ.
Шаг 1. Получение заявления от сотрудника
Процедура восстановления запускается только после получения письменного обращения от работника. Согласно пункту 29 Порядка № 320н, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи сотрудником соответствующего заявления.
Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации. В нем сотрудник указывает причину обращения (утрата, порча) и просит выдать дубликат.
Шаг 2; Сбор сведений о трудовом стаже
Поскольку работодатель сам виноват в утере, именно он должен собирать информацию о предыдущих местах работы сотрудника. Текущий работодатель не может просто отправить человека в ПФР или МФЦ, он обязан взять инициативу на себя. Схема действий выглядит следующим образом:
Обращение к самому сотруднику
Вы можете попросить работника предоставить любые сохранившиеся документы о предыдущем стаже: старые справки, выписки, приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры. Кроме того, сотрудник может помочь, запросив сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет Социального фонда России (СФР). Чтобы убедиться в подлинности цифровых данных, работодатель может попросить сотрудника отправить выписку прямо с портала на корпоративную почту организации.
Официальные запросы бывшим работодателям
Если у сотрудника нет подтверждающих документов, текущий работодатель должен составить и направить официальные запросы предыдущим нанимателям. В ответ бывшие работодатели обязаны предоставить справки, содержащие информацию:
- О периодах работы в данной организации;
- О должностях и профессиях;
- Об основаниях увольнения (с указанием пункта и статьи ТК РФ);
- О награждениях и поощрениях (например, благодарностях в трудовую книжку).
Для составления запросов лучше всего уточнить у персонального консультанта по трудовому праву полный перечень документов, которые необходимо направить, так как в нестандартных ситуациях (например, если сотрудник работал вахтовым методом) могут потребоваться дополнительные выписки.
Обращение в СФР и Государственный архив
Что делать, если предыдущая компания-работодатель ликвидирована? В этом случае восстановить записи можно через государственные инстанции:
- Социальный фонд России (СФР) — фонд предоставляет сведения о стаже за периоды, когда за работника уплачивались страховые взносы.
- Государственный архив — если ликвидированная организация передала свои документы на архивное хранение, работодатель может запросить данные оттуда.
Наши эксперты рекомендуют делать запросы в СФР и архив параллельно с обращением к бывшим работодателям, чтобы уложиться в 15-дневный срок выдачи дубликата.
Шаг 3. Оформление дубликата трудовой книжки
Когда все необходимые данные собраны, работодатель приступает к заполнению дубликата. Важно соблюдать актуальные правила 2026 года:
- В правом верхнем углу ьного листа ставится надпись «Дубликат».
- На ьном листе указываются актуальные данные о работнике (на момент выдачи дубликата).
- В разделе «Сведения о работе» общий стаж записывается суммарно (без детализации по должностям и компаниям), если нет подтверждающих документов за какие-то периоды.
- Если документы от предыдущих работодателей получены, стаж вписывается по каждому месту работы отдельной строкой с указанием реквизитов подтверждающего документа (справки, выписки из архива и т.д.).
Важный нюанс: если трудовая книжка была утеряна после незаконного увольнения, и работник восстановлен на работе по решению суда, он вправе просить работодателя выдать ему дубликат трудовой книжки без записи об увольнении.
Шаг 4. Выдача документа работнику
Готовый дубликат выдается сотруднику под подпись в книге учета движения трудовых книжек. Если в момент выдачи работник отсутствует (например, находится на больничном), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за дубликатом либо дать согласие на отправку документа по почте.
Особенности электронных трудовых книжек (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что сегодня трудовая книжка ведется в двух форматах: бумажном и электронном. Сведений от других компаний у текущего работодателя в электронной базе нет. Если сотруднику нужна полная цифровая выписка, включая данные с предыдущих мест работы, ему придется обратиться в СФР самостоятельно. Однако обязанность по восстановлению именно бумажного бланка при его утрате полностью лежит на плечах работодателя.
Что будет, если не восстановить книжку?
Утрата трудовой книжки по вине работодателя и отказ ее восстанавливать, это грубое нарушение трудового законодательства. В этом случае:
- Работник может пожаловаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Работодателю грозит административный штраф по ч; 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей).
- Если из-за отсутствия книжки сотрудник не смог устроиться на новую работу и потерял заработок, через суд можно взыскать с работодателя средний заработок за все время вынужденного прогула, а также компенсацию морального вреда.
Восстановление утерянной трудовой книжки — процесс трудоемкий, требующий сбора справок, направления запросов в СФР, архивы и бывшим нанимателям. Главное правило для работодателя: не перекладывайте ответственность на работника. Именно компания должна инициировать сбор данных и оформить дубликат в установленный законом 15-дневный срок. Бережное отношение к хранению бланков строгой отчетности поможет избежать этих проблем в будущем.