В 2026 году процедура восстановления утраченной трудовой книжки регулируется рядом нормативных актов. Главное правило: дубликат выдаётся по последнему месту работы, где была записана последняя работа сотрудника. Ниже – пошаговое руководство, юридические основания и практические рекомендации.

Кто обязан восстанавливать трудовую книжку?

• Работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней с момента подачи заявления сотрудника (п. 31 Правил ведения трудовой документации).
• Если организация реорганизована, дубликат оформляет её правопреемник.
• Если организация ликвидирована, дубликат выдаёт новый работодатель, где была сделана последняя запись, либо сама организация‑ликвидатор (в зависимости от решений органов).

Согласно п. 27 Порядка, работник, утративший книжку, обязан сразу же заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись.

Причины, при которых требуется дубликат

1. Потеря оригинального документа.
2. Испорчение книжки (вода, огонь, механические повреждения).
3. Внесенные записи об увольнении, которые впоследствии аннулированы.

Во всех перечисленных случаях работодатель обязан оформить дубликат и внести в него сведения, соответствующие общему стажу и должностному месту.

Сроки выдачи дубликата

Согласно информации от КонсультантПлюс (15 янв. 2026 г.) и Бухгалтерия.ru (13 янв. 2026 г.), срок выдачи дубликата:

• Не более 15 календарных дней с даты получения заявления сотрудника.
• В случае реорганизации или ликвидации сроки могут быть продлены, но не более 30 дней, если это предусмотрено уставом правопреемника.

Что должно быть указано в дубликате

При заполнении дубликата необходимо учитывать:

• Общий стаж работы до поступления на текущее место работы.
• Периоды работы у разных работодателей.
• Награды и поощрения, зафиксированные в оригинальном документе.
• Должность и место работы, указанные в последней записи.

В электронных версиях (2026 год) вводятся только сведения о последнем месте работы: наименование работодателя и общий стаж (начало‑конец). Основная история хранится в бумажной форме.

Пошаговая инструкция для работника

1. Подать заявление в отдел кадров или в бухгалтерию по месту работы, где была последняя запись.
2. Указать причину потери/испорчения и приложить копию паспорта (для подтверждения личности).
3. Ожидать подтверждения о приёме заявления (обычно в течение 1‑2 рабочих дней).
4. Через 15 календарных дней получить готовый дубликат.
5. Проверить, что в документе указаны:
• ФИО, дата рождения, паспортные данные.
• Место и дата последней работы.
• Общий стаж и должные уточнения.
• Подпись и печать работодателя.
6. При необходимости заверить дубликат в отделе кадров (по образцу формы СТД‑Р).

Как оформить электронную трудовую книжку

С 2026 года многие организации переходят на электронный формат. Основные особенности:

• Сведения о предыдущих местах работы указываются только в сокращённом виде – название последнего работодателя и общий стаж;
• Полные данные хранятся в бумажной форме, которая может быть запрошена у предыдущего работодателя.
• Работодатель обязан выдать заверенную выписку из электронной трудовой по форме СТД‑Р в течение трёх рабочих дней после запроса.

Частые вопросы и ответы

Вопрос: Кто именно обязан выдавать дубликат – новый работодатель или прежний?

Ответ: По закону дубликат выдаёт работодатель по последнему месту работы. Если организация ликвидирована, ответственность переходит к её правопреемнику или к новому работодателю, где была последняя запись.

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается оформить дубликат?

Ответ: Сотрудник вправе обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию с жалобой. По ст. 312 ТК РФ работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в течение 15 дней.

Вопрос: Как правильно заверить дубликат в 2026 году?

Ответ: Для заверивания используется форма СТД‑Р. Печать и подпись должны быть поставлены у уполномоченного лица (директор, главный бухгалтер). После этого документ считаеться официальным.

Восстановление утраченной трудовой книжки в 2026 году – это процедура, строго регулируемая Трудовым кодексом и нормативными актами по кадровому делу. Главное:

• Обращаться только к работодателю по последнему месту работы.
• Подавать заявление в письменной форме и ждать ответа в течение 15 дней.
• Тщательно проверять содержимое дубликата: стаж, должность, сведения о наградах.
• При необходимости использовать электронные формы и запросить выписку из электронной трудовой.

Соблюдая эти правила, сотрудник сможет быстро и законно восстановить свой трудовый стаж и сохранить все права, связанные с работой.