Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Ее утера, неприятное событие, которое может вызвать панику. Однако законодательство четко регламентирует порядок действий в таких ситуациях. Самое главное помнить, что восстановить саму утерянную книжку невозможно, однако на законных основаниях выдается ее заверенный дубликат. В этой статье мы подробно разберем, как оформить дубликат, кто за это отвечает и какие документы потребуются.

Кто виноват в утере: работник или работодатель?

Порядок восстановления трудовой книжки напрямую зависит от того, по чьей вине она была утрачена. В 2026 году этот вопрос регулируется Приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок).

Трудовую книжку потерял работник

Если документ был утрачен по вине самого сотрудника (испорчен, потерян при переезде и т.д.), алгоритм действий следующий:

• Куда обращаться? Согласно пункту 27 Порядка, лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись.
• Заявление. Сотрудник пишет заявление с просьбой оформить дубликат.
• Сбор данных. Работник может попытаться восстановить данные о стаже самостоятельно, запрашивая справки от предыдущих работодателей, однако оформить дубликат самому у него не получится, это делает последний работодатель.

Трудовую книжку потерял работодатель

Если книжка утрачена по вине компании (например, сгорела при пожаре, затоплена или утеряна сотрудником отдела кадров), ситуация серьезнее:

• Обязанность восстановления. Работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.
• Содействие. Работодатель обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.
• Ответственность. Для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки. Перед оформлением дубликата рекомендуется зафиксировать факт утери (например, составить акт).
• Восстановление данных. Работодатель восстанавливает трудовой договор на основании имеющихся у него документов, связанных с трудовой деятельностью.

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата

Независимо от того, кто виноват в утере, процедура выдачи дубликата в 2026 году имеет четкий регламент.

Шаг 1. Заявление о потере

В первую очередь необходимо написать заявление о потере трудовой книжки. Его следует подать в отдел кадров на последнем месте работы либо текущему работодателю, если утеря произошла в период работы.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

Для заполнения дубликата нужны официальные бумаги, подтверждающие стаж:

• Приказы о приеме на работу и увольнении;
• Справки от предыдущих работодателей;
• Выписки из архивов;
• Трудовые договоры;
• Сведения о трудовой деятельности из СФР (ранее ПФР).

Шаг 3. Оформление и выдача дубликата

На ьном листе нового документа ставится слово «Дубликат». В раздел «Сведения о работе» вносятся данные:

1. В виде общего стажа суммируется период работы до поступления к последнему работодателю (без детализации по компаниям, если нет подтверждающих документов на каждую).
2. Затем детально вносятся записи о работе у последнего работодателя на основании имеющихся документов.

Пунктом 70 Инструкции установлено, что нанимателем по последнему месту работы вносятся все подтвержденные сведения.

Особые случаи: массовая утра и чрезвычайные ситуации

Что делать, если в компании произошла чрезвычайная ситуация (ЧС), и все трудовые книжки сотрудников пропали массово?

В таком случае восстановление данных будет происходить с участием комиссии, назначенной администрацией региона. Если при этом утрачены и прочие кадровые бумаги, комиссия устанавливает стаж на основе показаний свидетелей и иных доступных данных.

Прием на работу сотрудника без трудовой книжки

Частая ситуация: на работу принимается новый сотрудник, который сообщает, что трудовая книжка утеряна. Как действовать работодателю в 2026 году?

Согласно актуальным правилам, работодатель не обязан бегать по предыдущим местам работы новичка. Процедура следующая:

• Сотрудник пишет заявление об утере трудовой книжки.
• Работодатель оформляет новую трудовую книжку (или выдает дубликат).
• На старом документе (если он вдруг найдется или был испорчен) отмечается факт выдачи нового, и указывается номер и серия новой книжки.

Утеря трудовой книжки, это решаемая проблема. Главное правило: не паниковать и обращаться по месту последней работы. Помните, что самостоятельное заполнение бланка недопустимо, оформить дубликат должен работодатель. В случае утери документа по вине компании, работодатель не только обязан выдать дубликат, но и несет за это административную ответственность, а также должен всячески содействовать вам в сборе подтверждающих документов.