Самое главное помнить: работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки – электронную или традиционную бумажную. Для оформления выбора необходимо подать письменное заявление работодателю.
Правовая база
Выбор формы ведения трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1 (положения о трудовых книжках).
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. (о внесении изменений в ТК РФ, в частности, о введении электронных трудовых книжек).
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России).
- Приказы Пенсионного фонда РФ, требующие от работодателей предоставить сведения о выборе формы ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года.
Согласно ч. 3 и ч. 4 ст. 66 ТК РФ, а также ч. 1‑2 ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности в единой форме ЕФС‑1, независимо от того, используется ли бумажный или электронный вариант трудовой книжки.
Кому и когда необходимо подавать заявление
- Все работники, принятые на работу после 1 января 2021 года, автоматически получают электронную трудовую книжку, если не подали письменное заявление о желании вести её в бумажном виде.
- Сотрудники, уже работающие на предприятии до 1 января 2021 года, должны были подать заявление до 31 декабря 2020 года. Если заявление не было подано, считается, что работник согласился на электронный вариант.
- Если работник не определился с выбором, работодатель имеет право вести запись в электронном виде, но обязан предоставить возможность подачи заявления в любой момент.
Важно: даже после 2020 года работник может в любой момент изменить форму ведения трудовой книжки, подав новое заявление.
Что должно содержать заявление
Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но в нём обязательно указать:
- ФИО работника (полностью, как в паспорте);
- должность, подразделение, табельный номер;
- текст с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде;
- дата подачи заявления;
- подпись работника.
Дополнительно рекомендуется указать:
- номер и дату трудового договора;
- контактные данные (телефон, e‑mail) для подтверждения получения заявления.
Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, трудовой номер 12345, должность инженер‑технолог, подразделение Отдел разработки, прошу ООО «Технопром» вести мою трудовую книжку в бумажном виде. Подпись: ______________________
Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, размещёнными на порталах «Моё Дело», «КонсультантПлюс», «Гарант.ру» и др.
Порядок подачи заявления
- Подготовка документа. Составьте заявление в свободной форме или используйте готовый шаблон.
- Подписание. Подпишите заявление собственноручно.
- Передача работодателю. Передайте заявление в отдел кадров (можно лично, по внутренней почте, либо в электронном виде, если в компании предусмотрена такая процедура).
- Получение подтверждения. Попросите оформить отметку о получении заявления (подтверждение подписью ответственного лица).
- Регистрация выбора. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в ЕФС‑1 и, при необходимости, в бумажную трудовую книжку.
- Сохранение копии. Сохраните копию заявления и подтверждения для собственного архива.
Если заявление подаётся в электронном виде, в документе должна быть электронная подпись работника или скан подписи.
Обязанности работодателя после получения заявления
- Внести запись о выборе формы ведения трудовой книжки в ЕФС‑1.
- Обеспечить наличие бумажной трудовой книжки у работника и вести её в соответствии с требованиями Положения о ведении трудовых книжек.
- Сохранить оригинал заявления в личном деле сотрудника.
- При необходимости предоставить копию заявления в Пенсионный фонд (для отчётности).
Переход с бумажного варианта на электронный
Работник может в любой момент изменить форму ведения трудовой книжки, подав новое заявление с просьбой перейти на электронный вариант. При этом:
- Работодатель обязан оформить перевод в ЕФС‑1 и выдать работнику QR‑код или ссылку на электронную трудовую книжку.
- Бумажная трудовая книжка при этом может быть закрыта (записана «закрыта») или возвращена работнику как документ‑архив.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Нужно ли подавать заявление, если я уже получил бумажную трудовую книжку?
Если работник получил бумажную книжку при приёме на работу, это считается подтверждением его желания вести её в бумажном виде. Однако для юридической чистоты рекомендуется оформить письменное заявление.
Вопрос 2. Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан рассмотреть и выполнить заявление. В случае отказа следует обратиться в инспекцию по труду или в суд.
Вопрос 3. Можно ли подать заявление в электронном виде?
Да, если в компании предусмотрена электронная система документооборота и заявление подписано электронной подписью.
Вопрос 4. Какой срок действия заявления?
Заявление действует до тех пор, пока работник не подаст новое заявление о смене формы ведения трудовой книжки.
Подать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном варианте – простая, но важная процедура, позволяющая сохранить привычный способ учёта трудовой истории. Правильное оформление заявления, соблюдение сроков и взаимодействие с отделом кадров гарантируют, что ваши трудовые права будут надёжно зафиксированы в соответствии с действующим законодательством.
Помните: право выбора формы трудовой книжки закреплено законом, а своевременное заявление – ваш инструмент для его реализации.