С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (СТД, сведения о трудовой деятельности), которая изменила привычный формат ведения трудовой книжки. Однако многие работники и работодатели до сих пор не до конца понимают, как правильно выбрать способ ведения документа. В этой статье мы разберем все нюансы, законодательные требования и практические рекомендации.

Что говорит закон: основные положения

Вопрос ведения трудовой книжки регулируется статьей 66 Трудового кодекса РФ и статьей 66.1, а также приказом Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 557н.

Ключевые моменты из законодательства:

1. Обязанность работодателя: вести бумажную трудовую книжку для каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
2. Электронная трудовая книжка: сведения о трудовой деятельности предоставляются в ПФР в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
3. Выбор способа: работник вправе выбрать, в каком формате будет храниться его трудовая книжка, бумажном или электронном.
4. Уведомление работников: работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого сотрудника о возможности выбора способа ведения трудовой книжки.

Какие существуют способы ведения трудовой книжки?

На сегодняшний день действуют два основных способа ведения трудовой книжки:

Бумажная трудовая книжка

• Традиционный формат: привычная бумажная книжка с рукописными записями.
• Преимущества:
  • Привычный формат для большинства работников;
  • Не требует доступа к личному кабинету на сайте ПФР;
  • Можно предъявить при устройстве на новое место работы без дополнительных проверок.
• Недостатки:
  • Риск потери или порчи;
  • Необходимость физического хранения;
  • Возможны ошибки при заполнении.

Электронная трудовая книжка (СТД)

• Формат: сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в базе Пенсионного фонда.
• Преимущества:
  • Нет риска потери или порчи;
  • Автоматическое обновление записей;
  • Доступ к истории трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР;
  • Удобно при смене работодателей.
• Недостатки:
  • Не все работники умеют пользоваться личным кабинетом ПФР;
  • Возможны технические сбои;
  • Не все работодатели корректно передают данные в ПФР.

Как выбрать способ ведения трудовой книжки?

Процесс выбора способа ведения трудовой книжки включает несколько этапов:

Уведомление работника

Работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого сотрудника о возможности выбора способа ведения трудовой книжки. Это можно сделать:

• Под подпись;
• Через электронную почту (если у работника есть корпоративная почта);
• Через личный кабинет работника на корпоративном портале.

Получение заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Образец заявления:

Внесение данных в систему

После получения заявления работодатель должен:

• Внести данные о выбранном способе в кадровую систему (например, 1С);
• Если выбран бумажный формат — продолжать заполнять бумажную трудовую книжку;
• Если выбран электронный формат — передавать сведения в ПФР в электронном виде;
• Если работник не выбрал способ, вести трудовую книжку в обоих форматах (бумажном и электронном).

Что делать, если работник не выбрал способ ведения трудовой книжки?

Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель обязан:

• Вести бумажную трудовую книжку;
• Одновременно передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде;
• Уведомлять работника о необходимости сделать выбор.

Как указать способ ведения трудовой книжки в 1С?

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0, есть возможность указать способ ведения трудовой книжки при приеме на работу:

Инструкция:

1. Открыть документ «Прием на работу» или «Прием на работу списком».
2. В разделе «Трудовая книжка» выбрать способ ведения:
• Бумажная;
• Электронная;
• Не выбран (по умолчанию — оба формата).
3. Указать дату подачи заявления от работника.
4. Сохранить документ.

Что лучше выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку?

Выбор способа ведения трудовой книжки зависит от нескольких факторов:

Выбирайте бумажную трудовую книжку, если:

• Вы не уверены в своих навыках работы с электронными документами;
• Вы планируете устраиваться на работу в организации, которые требуют бумажную трудовую книжку;
• Вы хотите иметь физический документ на руках;
• Вы не доверяете электронным системам хранения данных.

Выбирайте электронную трудовую книжку, если:

• Вы уверенно пользуетесь личным кабинетом на сайте ПФР;
• Вы часто меняете работу и хотите, чтобы записи автоматически обновлялись;
• Вы не хотите рисковать потерять бумажную трудовую книжку;
• Вы цените удобство и скорость доступа к данным.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

Да, можно. Для этого нужно подать заявление работодателю о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки.

Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?

Да, можно. Работник вправе в любой момент изменить свой выбор и подать новое заявление о ведении трудовой книжки в бумажном формате.

Что делать, если работодатель не уведомил работника о выборе способа ведения трудовой книжки?

Если работодатель не выполнил обязанность по уведомлению, работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд с жалобой на нарушение трудового законодательства.

Как проверить свои данные в электронной трудовой книжке?

Для проверки данных в электронной трудовой книжке нужно:

• Зарегистрироваться на сайте Пенсионного фонда России (https://es.pfrf.ru/);
• Войти в личный кабинет;
• Перейти в раздел «Сведения о трудовой деятельности».

Выбор способа ведения трудовой книжки — это важное решение, которое зависит от личных предпочтений и удобства. Оба формата имеют свои преимущества и недостатки, поэтому стоит взвесить все «за» и «против» перед тем, как сделать выбор.

Помните, что:

• Работодатель обязан уведомить работника о возможности выбора способа ведения трудовой книжки;
• Работник вправе выбрать любой формат — бумажный или электронный;
• Если работник не выбрал способ, его трудовая книжка ведется в обоих форматах;
• Изменение способа ведения возможно в любой момент.

Следуйте нашим рекомендациям, и вы сможете сделать осознанный выбор, который будет удобен и вам, и вашему работодателю!