Выдача копии (или заверенной выписки) трудовой книжки – один из типовых кадровых процессов, регулируемых Трудовым кодексом РФ. Неправильное оформление может привести к спорам с сотрудником и проверками со стороны надзорных органов. В статье подробно рассматриваются правовые основания, порядок действий работодателя, образцы заявлений и типичные ошибки.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, статья 62. Работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную выписку из неё.
• Трудовой кодекс РФ, статья 66.1. Регулирует порядок предоставления сведений о трудовой деятельности (в т.ч. копий книжки) в органы соцстрахования, пенсионный фонд и др.
• Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы заявления работника о выдаче копии трудовой книжки» (используется в качестве образца).

Когда работнику может понадобиться копия трудовой книжки

1. При увольнении – для предъявления в Пенсионный фонд и органы соцстрахования.
2. При переводе в другое подразделение, когда оригинал остаётся в кадровом отделе.
3. Для получения государственных субсидий, кредита, визы и т.п.
4. По требованию государственных органов (Роструд, ФСС, ПФР).

Кто имеет право требовать копию

• Сам работник (в т.ч. в отпуске, командировке, на больничном).
• Лицо, действующее по доверенности (доверенность должна быть нотариально заверена).
• Орган, в интересах которого работник запрашивает сведения (при наличии соответствующего запроса).

Необходимый пакет документов от работника

Пошаговый порядок выдачи копии трудовой книжки

1. Получение заявления. Приём заявления в отдел кадров, фиксирование даты получения.
2. Проверка полномочий. Сравнение данных в заявлении с документами, удостоверяющими личность.
3. Подготовка копии. Делается фотокопия всех страниц трудовой книжки, где есть записи о трудовой деятельности (страницы 2‑6 и последующие).
4. Заверение копии. На копию ставится отметка «Копия верна» подпись ответственного лица (начальник отдела кадров) и печать организации. При необходимости указывается дата и номер записи в журнале выдач;
5. Регистрация выдачи. В журнале (или в электронном реестре) фиксируется:
   • № записи;
   • Дата выдачи;
   • Ссылка на заявление (номер, дата);
   • Подпись выдавшего.
6. Передача копии работнику. Копию вручают лично (под распиской) или отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.
7. Соблюдение сроков. Весь процесс не должен превышать трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Образец заявления работника

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, работающий(ая) в ООО «Пример» на должности бухгалтер, прошу выдать мне копию (заверенную выписку) моей трудовой книжки в целях предоставления в Пенсионный фонд РФ.

Подпись: _____________

Если заявление подаёт представитель, внизу добавляется строка «Доверенность № ___ от __.__.____ г.» и подпись представителя.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

• На первой странице копии ставится отметка «Копия верна».
• Подпись – начальник отдела кадров (или иной уполномоченный сотрудник).
• Печать организации (если она используется в компании).
• Указывается дата заверения.

Пример заверения:

Копия верна
«___» __________ 2026 г.
_____________________
(Ф.И.О., должность)
Печать

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка через портал Госуслуги. При необходимости копии можно:

1. Войти в личный кабинет «ЭТК».
2. Скачать выписку в формате PDF.
3. Распечатать и заверить её в отделе кадров (подпись + печать).

Электронная выписка считается официальным документом и может использоваться вместо бумажной копии, если получатель согласен.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск срока в 3 рабочих дня. Вести журнал выдач и контролировать сроки.
• Отсутствие подписи или печати. Убедиться, что заверка выполнена уполномоченным лицом.
• Неполный набор страниц. Проверять, что копия содержит все записи, включая последние.
• Выдача оригинала вместо копии. Оригинал хранится в личном деле до увольнения.
• Отказ без законных оснований. По закону отказать можно только в случае отсутствия заявления или невозможности предоставить копию (например, документ утерян).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли работодатель отказать в выдаче копии?

Отказ возможен только при отсутствии письменного заявления, если копия уже выдана ранее, либо если оригинал утерян и требуется оформление дубликата (тогда требуется судебное решение).

Вопрос: Нужно ли платить за копию?

Трудовой кодекс не предусматривает плату за выдачу копии. Любые сборы считаются незаконными.

Вопрос: Как оформить дубликат утерянной трудовой книжки?

Работник подаёт заявление о выдаче дубликата, в котором указывает причины утери. Работодатель в течение 10 дней оформляет дубликат, заверяя его подписью и печатью, а в журнале фиксирует «выдача дубликата».

Вопрос: Можно ли выдать копию по телефону?

Нет. По закону требуется письменное заявление (бумажное или электронное) и подтверждение личности.

Выдача копии трудовой книжки – простая, но строго регламентированная процедура. Соблюдение три‑дневного срока, правильное оформление заявления и надёжное заверение копии позволяют избежать конфликтов и проверок со стороны надзорных органов.

Помните: правильная документация – залог безупречной кадровой практики.