Внимание! В России допускается только одна официальная бумажная трудовая книжка на одного гражданина․
Однако в ряде ситуаций может потребоваться наличие дубликата (при утере, порче или смене фамилии)
и электронной трудовой книжки (ЭТК)․ В этой статье подробно рассматриваются все законные способы получения
«двух» трудовых книжек и объясняется, как правильно оформить каждую из них․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовой стаж, сведения о местах работы, начислениях и
периодах отпуска․ На её основании рассчитываются пенсия, пособия по безработице, выплаты по инвалидности
и другие социальные гарантии․

Почему может понадобиться две трудовые книжки?

• Дубликат бумажной книжки – требуется, если оригинал утерян, повреждён, испорчен или если работник сменил фамилию․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный вариант, который хранится в системе «Госуслуги» и может использоваться одновременно с бумажным оригиналом․
• Для некоторых работодателей (особенно в международных компаниях) может потребоваться наличие как бумажного, так и электронного варианта․

Как оформить дубликат бумажной трудовой книжки

Когда дубликат возможен?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66), дубликат выдается в случаях:

1. Утери́я или кража оригинала․
2. Повреждение (разрыв, обугливание, сильное загрязнение), делающие запись нечитаемой․
3. Смена фамилии, имени, отчества (при необходимости подтверждения новых данных)․

Пошаговый алгоритм получения дубликата

1. Сообщить работодателю о потере/повреждении․ Работодатель обязан оформить заявление в отдел кадров․
2. Подготовить заявление работника (по образцу, доступному в любой организации):

    "Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой/повреждением оригинала․"
    ______________________ Ф․И․О․, подпись, дата
    

3. Собрать необходимые документы:
   • Паспорт гражданина РФ․
   • Свидетельство о браке (если смена фамилии)․
   • Документ, подтверждающий факт утери (полис о страховании, заявление в полицию – необязательно, но может ускорить процесс)․
4. Отправить заявление и копии документов в отдел кадров организации, где была сделана последняя запись․
5. Отдел кадров заполняет форму № Т-1 «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки» и передаёт её в профсоюзный орган (если есть) или в управление труда по месту работы․
6. После проверки (обычно 5‑10 рабочих дней) работнику выдают дубликат․ На дубликате ставятся отметки «Дубликат» и указываются причины выдачи․

Стоимость и сроки

Выдача дубликата в государственных учреждениях (Управление труда) бесплатна․ Если дубликат оформляется в частных кадровых компаниях, стоимость может составлять от 500 до 1500 ₽․

Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это запись о трудовом стаже в государственной информационной системе, доступная через портал «Госуслуги»․ Она имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ․

Порядок получения ЭТК

1. Зарегистрироваться на портале gosuslugi․ru (если аккаунт ещё нет)․
2. В личном кабинете выбрать услугу «Электронная трудовая книжка»․ Появится форма заявления․
3. Заполнить заявление, указав:
   • ФИО, ИНН, СНИЛС․
   • Текущий статус (работающий/безработный)․
   • Наличие бумажной трудовой книжки (если есть – укажите её номер)․
4. Приложить скан или фото паспорта и, при наличии, бумажной трудовой книжки (страница с записью о последнем месте работы)․
5. Отправить заявление․ В течение 3‑7 рабочих дней в системе появится ваша электронная запись․
6. После подтверждения вы сможете просматривать и скачивать ЭТК в личном кабинете, а также передавать её новому работодателю через «Госуслуги»․

Особенности взаимодействия с работодателем

• Работодатель обязан в течение 5 дней после приёма на работу ввести данные о трудоустройстве в ЭТК․
• Если у вас уже есть бумажная книжка, обе версии (бумажная и электронная) могут сосуществовать․ При этом в бумажной книжке ставится отметка «ЭТК ведётся»․
• При увольнении работодатель вносит запись об увольнении в обе книги․

Как «сделать две» трудовые книжки одновременно

Если вам нужны одновременно дубликат бумажной и электронная трудовая книжка, следуйте следующему плану:

1. Сначала оформите дубликат бумажной (см․ раздел 3)․ Это необходимо, если оригинал утерян – без него невозможно добавить запись в ЭТК․
2. После получения дубликата зайдите в Госуслуги и подайте заявление на ЭТК (см․ раздел 4)․
3. Сообщите новому работодателю о наличии обеих книг․ Он внесёт данные в электронную систему и подпишет дубликат в бумажной форме․
4. Проверьте согласованность данных: даты начала/окончания работы, должности, причины увольнения – должны совпадать в обеих книжках․

Ошибки, которых следует избегать

• Попытка оформить вторую бумажную книжку без законных оснований – это нарушение ТК РФ и может привести к административному штрафу․
• Не указывать в дубликате пометку «Дубликат» – запись будет признана недействительной․
• Отсутствие подписи работодателя в дубликате – документ считается неполным․
• Не обновлять ЭТК после изменения фамилии или переоформления дубликата – в системе останутся устаревшие данные․
• Игнорировать срок подачи заявления о потере (не более 30 дней) – в этом случае дубликат может быть отказан․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь две бумажные трудовые книжки одновременно?

Нет․ По закону каждый гражданин имеет право только на одну официальную бумажную трудовую книжку․ Дубликат считается заменой оригинала, а не дополнительным документом․

Можно ли оформить дубликат, если оригинал находится у работодателя?

Да․ Если оригинал был передан работодателю и не возвращён, работник может потребовать его возврата․ При невозможности вернуть оригинал (например, он утерян в офисе) оформляется дубликат․

Сколько времени занимает оформление ЭТК?

Обычно 3‑7 рабочих дней после подачи заявления через портал «Госуслуги»․ При отсутствии необходимых документов процесс может затянуться․

Можно ли использовать только электронную трудовую книжку без бумажного оригинала?

Да; С 2024 года ЭТК признаётся полностью равнозначной бумажному документу․ Однако некоторые работодатели могут потребовать предъявить бумажный дубликат для внутреннего учёта․

Какие штрафы предусмотрены за попытку оформить «третью» трудовую книжку?

За нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в виде штрафа от 2 000 до 5 000 рублей для физических лиц и от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Для большинства работников «две трудовые книжки» – это дубликат бумажного варианта и электронная трудовая книжка․ Оформление каждой из них имеет чётко регламентированный порядок, который необходимо соблюдать, чтобы избежать юридических проблем․ Следуйте рекомендациям, указанным в этой статье, и вы сможете быстро и без лишних хлопот получить оба документа․

Помните: закон допускает только одну официальную бумажную трудовую книжку, а любые попытки создать «третью» могут привести к штрафам и проблемам с работодателем․

Автор статьи: Ваш помощник․ Дата публикации: