Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Её правильное ведение и своевременное закрытие — обязанность каждого работодателя. В этой статье мы подробно разберём, где и как закрыть трудовую книжку, какие документы для этого необходимы и на что обратить особое внимание.

Что значит «закрыть трудовую книжку»?

Закрытие трудовой книжки — это внесение последней записи об увольнении работника с указанием причины расторжения трудового договора. Эта запись должна быть:

• правильно оформлена;
• подписана ответственным лицом;
• заверена печатью организации (если она используется);
• внесена в книгу учёта движения трудовых книжек.

Когда нужно закрывать трудовую книжку?

Трудовая книжка закрывается в следующих случаях:

1. При увольнении работника по любой причине (по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение трудовой дисциплины и т.д.);
2. При ликвидации организации или прекращении деятельности индивидуального предпринимателя;
3. При переводе работника на другую должность (если это требует оформления новой записи);
4. При утрате или порче трудовой книжки (в этом случае оформляется дубликат с пометкой «дубликат»).

Особые случаи:

• Если в трудовой книжке остались свободные две строки, а работник продолжает трудиться, запись о приёме/увольнении делается в трудовой книжке, а затем продолжается во вкладыше;
• Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан выдать её на руки и продолжать вести только электронные сведения;
• Если работник не предоставил трудовую книжку, работодатель делает запись об этом в книге учёта и продолжает её вести.

Куда сдавать закрытую трудовую книжку?

После внесения последней записи трудовая книжка передаётся работнику лично в руки под роспись в книге выдачи трудовых книжек. Никуда сдавать закрытую трудовую книжку не нужно — она остаётся у работника на руках.

Однако, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей должна храниться у работодателя в течение:

• 50 лет — если организация ликвидирована;
• 75 лет, если организация продолжает деятельность;
• До передачи в государственный архив по истечении установленных сроков.

Как правильно оформить запись об увольнении?

Запись об увольнении вносится в соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ и должна содержать:

1. Номер записи;
2. Дата увольнения;
3. Основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ);
4. Должность и подпись ответственного лица;
5. Печать организации (при наличии).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работник может обратиться к последнему работодателю с просьбой выдать дубликат. Для этого необходимо:

• Написать заявление с просьбой выдать дубликат;
• Предъявить документы, подтверждающие трудовой стаж (например, копии приказов, справки с предыдущих мест работы);
• Работодатель на основании имеющихся документов оформляет дубликат трудовой книжки;
• В дубликате делается пометка «Дубликат» и указывается причина выдачи.

Что делать с книгой учёта после закрытия последней трудовой книжки?

Если в книге учёта движения трудовых книжек больше нет активных записей, её можно:

• Хранить в архиве организации до истечения установленных сроков;
• Передать в государственный архив (если организация ликвидирована);
• Уничтожить по истечении 75 лет (если организация продолжает деятельность).

Не допускается уничтожение книги учёта до истечения установленных сроков — это может привести к административной ответственности.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Неправильное ведение или несвоевременное закрытие трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемы с подтверждением трудового стажа при назначении пенсии;
• Возможные судебные разбирательства с работниками.

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. Теперь:

• Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд;
• Работники могут выбрать, вести ли им бумажную или электронную трудовую книжку;
• Если работник отказывается от бумажной книжки, работодатель обязан выдать её на руки и продолжать вести только электронные сведения.

Однако, бумажные трудовые книжки продолжают действовать до тех пор, пока работник не подаст заявление об отказе от них.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли закрыть трудовую книжку без согласия работника?

Нет, закрытие трудовой книжки возможно только после увольнения работника и передачи ему документа под роспись.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Работодатель обязан:

• Направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки;
• Если работник не явился в течение 3 дней, отправить трудовую книжку по почте;
• Сделать соответствующую запись в книге учёта.

Можно ли сделать запись об увольнении задним числом?

Нет, записи в трудовой книжке должны вноситься только на основании приказов и в хронологическом порядке.

Закрытие трудовой книжки — это ответственная процедура, требующая соблюдения всех норм трудового законодательства. Помните:

• Запись об увольнении должна быть правильно оформлена и заверена;
• Трудовая книжка выдаётся работнику лично под роспись;
• Книга учёта движения трудовых книжек должна храниться в архиве;
• Не допускается уничтожение или изъятие трудовой книжки без согласия работника.

Следуя этим правилам, вы избежите проблем с проверяющими органами и обеспечите работникам корректное подтверждение их трудового стажа.