Запись о награждении – это отдельный раздел трудовой книжки (раздел «Сведения о награждении»), в котором фиксируются почётные грамоты, медали, благодарности и другие поощрения, полученные работником. Иногда возникает необходимость «закрыть» такую запись: например, при увольнении, при ошибочном внесении данных или при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Ниже подробно описан порядок закрытия записи, нормативные ссылки и практические рекомендации.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 67, 68 (ведение трудовой книжки, порядок внесения записей).
• Приказ Минтруда России от № 239н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 406н «Об утверждении порядка ведения и оформления записей в трудовой книжке, в т.ч. о награждениях».
• КонсультантПлюс, Кадровик‑практик (2023, № 10) – разъяснение о необходимости заверения записей о награждении при увольнении.
• КоАП РФ, статья 5.27 – ответственность за незаконные исправления (зачёркивание, подделка) записей в трудовой книжке.

Когда требуется закрыть запись о награждении?

1. Увольнение работника. При прекращении трудового договора все записи в разделе «Сведения о награждении», сделанные текущим работодателем, должны быть заверены подписью и печатью организации.
2. Ошибка при внесении. Если запись сделана в неверный раздел (например, в «Сведения о работе») или содержит неточные данные, её необходимо признать недействительной и оформить корректировку.
3. Переход на электронную трудовую книжку. При отказе от бумажной книги сведения о награждениях больше не вносятся в СЗВ‑ТД и СТД‑Р; в этом случае запись в бумажной книге «закрывается» (аннулируется) и переносится в ЭТК.
4. Смена организации‑работодателя. При переводе в другую компанию запись о награждении, сделанная прежним работодателем, остаётся в книжке, но при её закрытии в новой организации требуется подтверждение (подпись, печать).

Порядок закрытия записи в бумажной трудовой книжке

Подготовка документов

• Справка о награждении (копия приказа, грамоты, медали и т.п.).
• Трудовая книжка работника.
• Шаблон закрывающей записи (см. пример ниже).
• Подпись ответственного за ведение трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров) и печать организации.

Шаги

1. Проверка корректности исходной записи. Убедитесь, что в разделе «Сведения о награждении» указаны: дата награждения, название награды, основание (приказ, решение), номер приказа.
2. Подготовка закрывающей записи. В свободной строке (обычно в конце раздела) делается запись «Запись закрыта» с указанием даты, подписи и печати.
3. Заверение записи. Подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, ставится в том же порядке, что и при обычных записях (подпись + печать).
4. Сохранение оригинала. Оригинальная запись остаётся в книжке, но помечена как закрытая; при необходимости работнику выдаётся копия закрывающей записи.

Пример закрывающей записи

Что делать, если запись сделана ошибочно?

• Сделайте зачёркивание ошибочной записи (черта через запись) и подпишите её: «Ошибка», подпись ответственного, печать.
• Сразу внесите корректную запись в том же разделе.
• Если ошибка относится к разделу «Сведения о награждении», а запись была сделана в раздел «Сведения о работе», необходимо признать её недействительной и перенести в правильный раздел.
• Помните, что за незаконные исправления (зачёркивание без подписи, подделка) предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Порядок закрытия записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Работник отказывается от бумажной книги – в этом случае сведения о награждении вносятся в ЭТК через портал «Кадровик‑практик» или через ЕИСОТ.
2. При увольнении работодатель в системе «Электронный личный кабинет работодателя» вносит запись о закрытии награждения: указывается дата закрытия, причина (например, увольнение) и ссылка на приказ об увольнении.
3. Запись автоматически «запирается» и становится недоступной для дальнейшего изменения без цифровой подписи работодателя.
4. Если награждение было внесено ошибочно, в системе создаётся «корректирующая запись» с пометкой «Отменено» и указанием причины.

Образцы записей о награждении (для справки)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять запись о награждении при увольнении?

Да. По разъяснению Кадровика‑практик (2023, № 10) все записи, внесённые работодателем в раздел «Сведения о награждении», обязаны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации при увольнении работника.

Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?

Сведения о награждении более не вносятся в СЗВ‑ТД и СТД‑Р. Информация переносится в электронную трудовую книжку через официальные порталы (Кадровик‑практик, ЕИСОТ). При этом в бумажной книжке запись о награждении закрывается (аннулируется) подписью и печатью работодателя.

Можно ли просто вычеркнуть запись без подписи?

Нет. Вычёркивание без подписи и печати считается нарушением (ст. 5.27 КоАП РФ) и может привести к административной ответственности.

Как оформить закрытие записи, если награждение было внесено в раздел «Сведения о работе»?

Сделайте зачеркивание записи в разделе «Сведения о работе», подпишите её «Ошибка – запись о награждении», укажите дату, подпись и печать. Затем внесите правильную запись в раздел «Сведения о награждении» и закройте её по общим правилам.

Закрытие записи о награждении в трудовой книжке – обязательный процесс, который гарантирует достоверность кадрового учета и защищает интересы как работника, так и работодателя. При соблюдении следующих простых правил вы избежите ошибок и возможных штрафов:

• Всегда заверяйте записи подписью ответственного лица и печатью организации.
• При ошибке используйте зачеркивание с пометкой «Ошибка», подпись и печать.
• При увольнении оформляйте закрывающую запись с указанием даты, причины и заверениями.
• При переходе на электронную трудовую книжку переносите сведения через официальные порталы и закрывайте бумажные записи.

Соблюдая нормативные требования и используя приведённые образцы, вы сможете быстро и корректно закрыть любую запись о награждении в трудовой книжке.

Дата публикации:   |  Автор: юридический консультант