Потеря трудовой книжки – ситуация, которая может вызвать тревогу у любого работника. К счастью, с 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранит всю информацию о трудовой деятельности в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). В этой статье мы подробно разберём, какие шаги необходимо предпринять, чтобы заменить утерёную бумажную книжку электронным документом, какие документы нужны и где их оформить.

Почему стоит перейти на электронную трудовую книжку?

• Удобство доступа. Записи о стаже можно посмотреть в личном кабинете ПФР или через портал «Госуслуги» в любой момент.
• Защита от потери. Электронный документ хранится в государственной базе, его невозможно «потерять» в обычном понимании.
• Скорость обновления. При приёме на работу, переводе или увольнении данные сразу попадают в базу ПФР через отчёты СЗВ‑ТД.
• Упрощённый контроль. Работодатель и контролирующие органы могут проверять стаж без обращения к бумажным документам.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – установлены сроки и порядок представления сведений о трудовой деятельности в ПФР.
2. Федеральный закон № 122‑ФЗ от 19 июля 1991 г. «О пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовом стаже).
3. Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 г. № 353н – порядок ведения и использования электронных трудовых книжек.

Что нужно сделать работнику, потерявшему бумажную трудовую книжку?

Шаг 1. Уведомить работодателя

Сначала необходимо написать заявление работодателю о потере трудовой книжки. В заявлении указываются:

• ФИО работника;
• Дата рождения, СНИЛС;
• Дата и причина потери (например, «потеря в результате кражи»);
• Подпись и дата.

Шаг 2. Получить справку о трудовой деятельности

Работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности (форма «Справка о трудовой деятельности»), в которой указаны все записи, которые ранее находились в бумажной книжке. Справка понадобится для подтверждения стажа.

Шаг 3. Подать запрос в ПФР

Для оформления ЭТК необходимо обратиться в Пенсионный фонд России. Запрос можно подать несколькими способами:

• Через личный кабинет на портале «Госуслуги» – раздел «Трудовая книжка в электронном виде».
• Через мобильное приложение ПФР (вкладка «Электронная трудовая книжка»).
• Лично в отделении ПФР, заполнив форму «Заявление о выдаче (восстановлении) электронной трудовой книжки».

При подаче запроса подготовьте следующие документы (сканы или оригиналы, в зависимости от способа подачи):

1. Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией).
2. СНИЛС.
3. Заявление о потере трудовой книжки (можно взять образец в отделе кадров).
4. Справка о трудовой деятельности от работодателя.
5. Если есть, копия заявления в полицию о пропаже (необязательно, но ускорит процесс).

Шаг 4. Ожидание подтверждения

После подачи всех документов ПФР проверит сведения, полученные от работодателя (отчёты СЗВ‑ТД). Обычно процесс занимает от 5 до 14 рабочих дней. По готовности вам придёт уведомление (смс, email или сообщение в личном кабинете).

Шаг 5. Получение доступа к ЭТК

ЭТК привязывается к вашему СНИЛС. После подтверждения вы сможете:

• Войти в личный кабинет ПФР и увидеть всю историю трудовой деятельности.
• Скачать выписку в формате PDF (для предъявления в органы, банки, учебные заведения).
• Передавать данные работодателю в электронном виде при приёме на новую работу.

Как работодателю оформить электронную трудовую книжку?

Работодатель играет ключевую роль в формировании ЭТК. При приёме нового сотрудника он обязан:

1. Собрать у работника копии паспорта и СНИЛС.
2. Заполнить в системе «Система учёта и контроля за формированием сведений о трудовой деятельности» (СЗВ‑ТД) сведения о приёме.
3. Отправить отчёт в ПФР – в течение 5 дней с момента приёма.
4. При необходимости, оформить справку о трудовой деятельности для работника, потерявшего бумажную книжку.

Где посмотреть и как пользоваться электронной трудовой книжкой?

После активации ЭТК у вас есть несколько удобных каналов доступа:

• Портал «Госуслуги». В разделе «Трудовая книжка в электронном виде» можно просмотреть записи, скачать выписку и отправить её работодателю.
• Личный кабинет ПФР. На сайте pfrf.ru в личном кабинете (вкладка «ЭТК») доступны все данные.
• Мобильные приложения. Приложения «ПФР», «Госуслуги», а также «Мой ПФР» позволяют просматривать ЭТК на смартфоне.

Преимущества электронного формата перед бумажным

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При первом трудоустройстве работодатель может оформить и бумажный, и электронный вариант. После перехода на ЭТК бумажный документ обычно считается «заменённым», но его могут сохранять в архиве.

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущем месте работы?

Обратитесь к бывшему работодателю с просьбой предоставить недостающие отчёты СЗВ‑ТД. Работодатель обязан в течение 5 дней после получения запроса отправить недостающие сведения в ПФР.

Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к интернету?

Да. В отделении ПФР можно оформить бумажную выписку, предъявив паспорт и СНИЛС.

Сколько стоит оформление электронной трудовой книжки?

Оформление ЭТК бесплатно – все услуги предоставляются государственными органами без оплаты.

Можно ли изменить ошибку в записи ЭТК самостоятельно?

Нет. Любые исправления вносятся только работодателем через корректировку отчётов СЗВ‑ТД.

Потеря бумажной трудовой книжки больше не является препятствием для подтверждения трудового стажа. Благодаря электронной трудовой книжке вы получаете:

• Гарантированный доступ к своим данным в любой момент;
• Защиту от физической потери;
• Упрощённый процесс трудоустройства и получения государственных услуг.

Следуйте простой последовательности: сообщите работодателю, получите справку, подайте запрос в ПФР и получите доступ к ЭТК**. После этого вы сможете пользоваться всеми преимуществами цифрового формата без лишних хлопот.

Дата актуализации статьи:  г.