Дата актуализации:  г. 23:16:34

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, опыт работы и право на социальные выплаты. При утере, порче или необходимости заменить оригинал
выдаётся дубликат. Оформление дубликата регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66‑68) и приказами Минтруда. Ниже – полное пошаговое руководство, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в 2026 году.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат – это новый экземпляр трудовой книжки, оформленный в том же виде, что и оригинал, но с пометкой «Дубликат» в правом верхнем углу ьного листа. В него переносятся все записи из оригинала, а также добавляются новые сведения о работе, если оригинал был утерян до завершения текущего трудового периода.

Когда требуется дубликат?

• Утеря оригинала (потеря, кража, уничтожение).
• Повреждение оригинала (запачкана, залита, сильно изношена).
• Выдача дубликата вместо оригинала по желанию работника (например, при переходе в электронный формат).
• Необходимость оформить дубликат в случае, если оригинал находится у работодателя и работнику нужен документ для оформления соц‑выплат.

Какие документы нужны для получения дубликата?

1. Заявление работника (по образцу, см. ниже).
2. Документ, подтверждающий личность (паспорт, СНИЛС).
3. Документы, подтверждающие трудовой стаж до поступления в текущего работодателя (трудовые книжки, справки, приказы).
4. Если дубликат выдаётся вместо оригинала, оригинал должен быть сдан работодателю (приёмный акт).
5. При утере – справка из полиции (необязательно, но рекомендуется).

Порядок подачи заявления

Работник подаёт заявление в отдел кадров своего текущего работодателя. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней со дня получения всех необходимых документов (ст. 66 ТК). Если сроки усложняются, работодатель обязан уведомить работника о новых датах.

Как заполняется дубликат трудовой книжки

Заполнение дубликата полностью повторяет порядок заполнения оригинала. Ниже – разбор всех разделов.

5.1 ьный лист

• В правом верхнем углу печатается слово «Дубликат» (чёрными прописными буквами).
• Указываются: ФИО работника, дата рождения, серия и номер дубликата (присваиваются новым).
• Подпись работника и печать работодателя.

5.2 Сведения о работе (раздел «Сведения о работе»)

Заполняются в три графы:

Если работник уже имеет стаж до текущего места работы, в графу 3 вносится запись вида:

«Общий трудовой стаж – 7 лет 3 мес., подтвержден справкой № 12 от ».

5.3 Записи о приёме, переводе, увольнении

Для каждой записи указываются:

1. Дата приёма/перевода/увольнения.
2. Основание (приказ №, дата).
3. Должность, подразделение.
4. Ставка, оклад (если менялся).

Пример записи:

5.4 Награждения и поощрения

Вносятся в раздел «Сведения о работе» в графу 4 (поощрения) и в отдельный раздел «Награждения». Указываются:

• Дата награждения.
• Наименование награды (грамота, медаль, премия).
• Основание (приказ, указание руководства).

5.5 Подписи и печати

После внесения всех записей:

• Работодатель ставит подпись и печать в графе «Подпись работодателя».
• Работник ставит подпись в графе «Подпись работника» (подтверждая правильность записей).
• В книге учёта трудовых книжек фиксируется выдача дубликата: указывается серия, номер, дата выдачи, подпись ответственного лица.

Пример заполнения дубликата (полный)

Ниже – условный пример дубликата для сотрудника Иванова И.И., у которого была утеряна оригинальная книжка.

Сведения о работе

Записи о приёме и переводах

После всех записей ставятся подписи и печать, как описано в пункте 5.5.

Типичные ошибки и как их исправлять

Сроки и выдача

• Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней после получения полного пакета документов.
• В случае осложнённого процесса (например, требуется проверка стажа в нескольких организациях) срок может быть продлён, но работнику должно быть направлено письменное уведомление.
• При выдаче дубликата в правой части ьного листа ставится отметка «Взамен выдан дубликат № …», а в журнале учёта трудовых книжек фиксируется запись о выдаче.

Что делать после получения дубликата

1. Проверьте все записи – они должны полностью соответствовать вашим справкам и приказам.
2. Подпишите дубликат в графе «Подпись работника».
3. Сохраните оригинал (если он был возвращён) в надёжном месте.
4. При необходимости передайте копию дубликата в Пенсионный фонд, ФСС и другие организации, где требуется подтверждение стажа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

10.1 Можно ли получить дубликат, если оригинальная книжка находится у меня?

Да. Работник может потребовать дубликат вместо оригинала. В этом случае оригинал сдается работодателю, а в ьном листе дубликата делается пометка «Взамен выдан оригинал № …».

10.2 Нужно ли платить за дубликат?

По закону выдача дубликата бесплатна. Платеж может взиматься только за оформление дополнительных копий (например, в виде вкладыша) в случае, если это предусмотрено внутренними нормативами предприятия.

10.3 Как оформить дубликат, если я уже уволен?

Обратитесь в отдел кадров последнего места работы. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней после получения заявления и подтверждающих документов.

10.4 Что делать, если в дубликате ошибочно указали дату увольнения?

Оформляется дополнительный лист‑вкладыш с пометкой «Исправление», в котором указывается правильная дата, подпись работодателя и печать. В журнале учёта фиксируется запись об исправлении.