Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат подтверждения трудового стажа и деятельности сотрудника. С 1 сентября 2021 года основные требования и порядок заполнения трудовых книжек регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными приказом Минфина от № 320н. Несмотря на то что данные хранятся в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР), работодатель обязан своевременно и корректно передавать туда информацию. От правильного заполнения ЭТК зависят размеры будущей пенсии сотрудника и других социальных выплат.
В данной статье мы подробно разберем: как заполнить электронную трудовую книжку при увольнении, когда это нужно сделать, а также приведем наглядный образец формируемой записи.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В электронном формате работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек, а также о причинах его увольнения. В остальном процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой вполне стандартна: нужно оформить приказ об увольнении работника, а также внести сведения в его личную карточку.
Когда необходимо вносить запись об увольнении?
Сроки передачи данных в электронном виде строго регламентированы законодательством. При увольнении сотрудника работодатель обязан направить сведения в СФР не позднее дня увольнения (или на следующий рабочий день после издания приказа).
Важно учитывать нюансы подачи заявлений:
- Отправка заявления работодателю, обязательный этап при увольнении. Для этого нужно подготовить документ в электронном виде или на бумаге, соблюдая требования трудового законодательства.
- В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка (или сведения о ней) выдается/направляется работнику не позднее дня увольнения.
Пошаговая инструкция заполнения ЭТК при увольнении
Увольнение сотрудника — это процесс, который требует внимания к деталям. Чтобы корректно оформить уход работника с электронной трудовой книжкой, следуйте данному алгоритму:
- Издание приказа об увольнении. На основании заявления работника или инициативы работодателя издается приказ о прекращении трудового договора.
- Внесение сведений в личную карточку. Данные об увольнении фиксируются в документах кадрового учета организации.
- Формирование отчета. Работодатель заполняет отчет по форме ЕФС-1 (единую форму сведений), которая пришла на смену СЗВ-ТД.
- Указание причины увольнения. В отчете необходимо выбрать код причины увольнения согласно классификатору (например, по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ или п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ при выходе основного работника).
- Отправка данных в СФР; Заполненный электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправляется в фонд через оператора электронного документооборота или личный кабинет страхователя.
Образец заполнения сведений при увольнении
Хотя электронная трудовая книжка не имеет физического бланка, работодатель формирует структурированные данные, которые визуально можно представить следующим образом:
Пример записи: Увольнение по собственному желанию
| № п/п | Дата (число, месяц, год) | Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение) | Должность, профессия, специальность, квалификация | Основание (приказ, дата, номер) | Причина увольнения |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | УВОЛЬНЕНИЕ | Менеджер по продажам | Приказ № 45-к от | Пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (по собственному желанию) |
Пример записи: Увольнение в связи с выходом на работу основного работника
Часто возникает вопрос о заполнении ЭТК при увольнении совместителя (временного работника). Запись в трудовой книжке об увольнении в связи с выходом на работу основного работника формируется со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
| № п/п | Дата (число, месяц, год) | Вид мероприятия | Должность | Основание | Причина увольнения |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 | УВОЛЬНЕНИЕ | Кассир | Приказ № 52-к от | Пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (в связи с выходом на работу основного работника) |
Важные особенности и ответы на частые вопросы
- Нужно ли ставить печать? В электронной трудовой книжке проставление печати не предусмотрено в принципе. Электронная подпись работодателя (УКЭП) под отправленным отчетом полностью заменяет печать и подпись руководителя. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении только в случае с бумажной трудовой книжкой.
- Что делать, если работник просит дубликат? Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в его бумажной трудовой книжке есть запись об увольнении, которую он считает недействительной, работодатель обязан выдать дубликат без этой записи. На ЭТК это правило распространяется так: работодатель подает в СФР корректирующий отчет с кодом «ОТМЕНЕ», отменяя ранее поданную неверную запись.
- Как настроить заполнение ЭТК в программе? Большинство кадровых программ (например, 1С:ЗУП) автоматически формируют отчет ЕФС-1 при проведении документа «Увольнение». Необходимо лишь проверить корректность выбранного кода причины увольнения и наличие УКЭП для отправки.
Оформление увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой требует строгого соблюдения сроков и точного указания формулировок Трудового кодекса РФ. Главное отличие от бумажного аналога — отсутствие необходимости вносить записи от руки, ставить печати и выдавать документ на руки в день увольнения. Достаточно корректно заполнить и отправить электронный отчет в СФР, после чего данные автоматически станут доступны работнику в его личном кабинете на портале Госуслуг.