Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ вести сведения о трудовой деятельности работника в единой базе ПФР. Заполнение отчёта по ЭТК требует соблюдения определённых правил и использования официальных форм. Ниже представлена максимальная информация, которая поможет вам правильно оформить и отправить отчёт.

Когда необходимо заполнять отчёт по ЭТК

• При приёме на работу – с 2021 г. работодатель обязан вести электронную трудовую книжку для всех новых сотрудников;
• При изменении данных – при изменении места работы, должности, даты увольнения или иных сведений, требующих обновления.
• При увольнении – в течение 30 календарных дней с даты увольнения необходимо подать окончательный отчёт в ПФР.
• Регулярное обновление – ежегодно (или по требованию ПФР) вносятся сведения оcontinuing employment, отпусках, больничных и др.

Сроки подачи

Отчёт по ЭТК подаётся в ПФР в электронном виде через личный кабинет работодателя. Основные сроки:

1. В течение 30 дней после начала работы – первичная запись.
2. В течение 30 дней после увольнения – окончательный отчёт.
3. Ежегодно – обновление сведений (обычно в начале года).

Как правильно заполнить отчёт

Для заполнения отчёта используйте официальную форму СЗВ‑ТД (отчёт о страховых взносах). В ней указываются сведения, содержащиеся в ЭТК.

Основные разделы формы

• Раздел А – сведения о работодателе: ИНН, КПП, адрес, контактные данные.
• Раздел Б – сведения о работнике: ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, паспортные данные.
• Раздел В – сведения о трудовой деятельности:
  • Дата начала работы.
  • Должность/оклад.
  • Трудовой стаж (включая предыдущие места работы).
  • Сведения о местах работы (наименования, адреса).
  • Дата увольнения (если применимо).
• Раздел Г – сведения о взносах: Сумма начисленных взносов, их уплата.

Пошаговая инструкция

1. Войдите в личный кабинет ПФР (https://pfrcard.ru).
2. Перейдите в раздел «Электронные документы» → «Отчёт СЗВ‑ТД».
3. Выберите тип отчёта: «Первичная запись», «Обновление» или «Окончательный отчёт».
4. Заполните автоматически генерируемый шаблон, введя данные из ЭТК.
5. Проверьте корректность введённых сведений (особенно даты и номера СНИЛС).
6. Прикрепите сканы (если требуется) подтверждающих документов – паспорт, договор труда.
7. Подпишите электронно и отправьте заявку.
8. Получите подтверждение о приёме отчёта (номер протокола).

Советы по заполнению

• Проверяйте соответствие дат: дата начала работы не может предшествовать дате рождения.
• Убедитесь, что все предыдущие места работы указаны полностью (наименование, адрес, период).
• При оформлении увольнения укажите точную дату увольнения и причину (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.п;).
• Сохраняйте копию заполненного отчёта в личном архиве – он пригодится при проверках.

Как оформить отчёт при увольнении

Отделённый работник получает окончательный отчёт, в котором фиксируются все сведения о его трудовой деятельности за период работы.

Что включает окончательный отчёт

• Полный список всех мест работы и соответствующие даты.
• Сведения оcontinuous employment (непрерывный стаж).
• Сведения о среднем заработке (для расчёта пособий, если они предусмотрены).
• Подтверждение об уплате всех начисленных страховых взносов;

Порядок подачи

1. В течение 30 дней с даты увольнения сформируйте окончательный отчёт в ПФР.
2. Отправьте его в ПФР через личный кабинет.
3. Работодатель обязан уведомить работника о завершении оформления (письмо‑уведомление).
4. Работник получает копию отчёта и подтверждение о его приёме.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата начала работы – часто указывают дату приёма, а не дату начала фактической работы. Проверяйте трудовой договор.
• Омиссивные сведения о предыдущих местах работы – все предыдущие места должны быть указаны полностью.
• Ошибки в СНИЛС и паспортных данных – проверяйте соответствие официальным документам.
• Отсрочка подачи отчёта – своевременная отправка избавит от штрафов и проблем с ПФР.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал ПФР – личный кабинет, формы СЗВ‑ТД, инструкции.
• Министерство труда и социальной защиты – раздел «Трудовая книжка», нормативные акты.
• Методические указания ПФР по заполнению СЗВ‑ТД (PDF).
• Консультационный телефон ПФР: 8‑800‑333‑33‑33.

Краткое резюме

Электронная трудовая книжка требует регулярного обновления и своевременной подачи отчётов в ПФР. Главное – соблюдать установленные сроки, использовать официальную форму СЗВ‑ТД и проверять корректность вводимых данных. При правильном оформлении вы избежите ошибок, штрафов и проблем при будущих проверках.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому делу или в службу поддержки ПФР.